試談方志館地方文獻的征集工作

孫景

（廣東省方志館，廣東廣州510031）

試談方志館地方文獻的征集工作

孫景

（廣東省方志館，廣東廣州510031）

地方文獻是方志館業務活動的重要物質基礎，志書編纂和地情研究與服務都離不開地方文獻。征集地方文獻是方志館必不可少的基礎性工作。要做好地方文獻的征集工作，須結合方志館的發展需要，把握地方文獻的特征，突出文獻征集的重點，創新文獻征集的方法。

方志館；地方文獻；征集

地方文獻是反映一個地區自然現象和社會現象的一切有價值的文獻資料，是地方文化的載體，對推動地方經濟建設和社會發展具有不可替代的作用。方志館是為修志服務、為社會提供地情服務的公共文化服務機構，具有收藏、研究、開發和利用地方文化資源等功能。征集地方文獻是方志館必不可少的基礎性工作，只有收藏一定數量和質量的地方文獻，方志館才能更好地為修志服務，更好地發揮地情服務功能，才能實現可持續發展。

由于方志館建設相比于其他文化機構起步較晚，人們對方志館的研究主要集中在方志館的功能、作用與規劃等宏觀方面，對地方文獻征集工作的探討涉及較少。本文結合方志館發展的需要，就如何做好地方文獻征集工作談一些粗淺的看法，以期拋磚引玉。

一、把握地方文獻的特征

只有結合方志館的發展需要，把握地方文獻的特征，征集工作才能規范有序地進行。具體而言，地方文獻具有區域性、史料性和多樣性三個顯著特征。

地方文獻最本質的特征就是它的區域性。“區域性是指地方文獻在內容上以某一區域作為記述范圍，并反映其特色。”［1］劉子明.論地方文獻的概念［J］.圖書館理論與實踐，1991，（3）.地方文獻翔實地記錄了一個地方的自然、政治、經濟、文化等方面的歷史與現狀，具有鮮明的區域特色。由于受人力、財力和規模的制約，方志館應該立足本區域，征集在內容上具有地方特性的資料。根據區域性特點，地方文獻可分為本地文獻和外地文獻。毫無疑問，方志館要大力征集本地文獻，但是不是要嚴守疆界，將所有外地文獻都拒之門外呢？筆者認為，方志館必須超越疆界，征集一定數量的外地文獻。一是因為自古以來，人口遷移現象普遍存在，行政區劃也在不斷調整，人們要了解本地人口遷移的歷史和行政區劃的演變，需要查閱外地文獻，這樣才能追本溯源。二是因為方志館要履行為修志提供文獻服務的職能，而外地文獻，尤其是外地志書可以為修志提供參考。所以，方志館越境征集文獻是很有必要的，這和修志“不越境而書”的要求是不同的。不過，我們也要把握尺度，畢竟本地文獻是主，外地文獻是賓，不能喧賓奪主。因此，總體而言，地方文獻的區域性特征要求我們在征集文獻時，須以本地文獻為主，外地文獻為輔。

地方文獻的另一顯著特征是它的史料性。所謂史料性是指“地方文獻要起到存史、資政、勵志的作用，必須有歷史價值，悖離文獻老化規律，能夠提供重復使用”。［1］鄒華享.地方文獻工作若干問題的再認識［J］.圖書館論壇，2004，24（6）.地方文獻的這一特征要求我們在征集文獻時，須進行質量選擇，征集有史料價值的資料。

質量選擇的原則主要有兩條：一是只有地方屬性而無史料價值的文獻不收；二是實質內容重復的文獻不收。質量選擇對方志館節約資源，優化館藏結構都有重要意義。

地方文獻的第三個特征是它的多樣性。地方文獻內容廣泛，文體和版式各異，載體材料多樣。就內容而言，地方文獻涉及的學科幾乎包括社會科學和自然科學的各個領域。這就要求方志館盡可能地征集各種類型的地方文獻，實現館藏資源的多樣性。

方志館要實現館藏資源的多樣性，很重要的一個方面就是要克服館藏資源的不平衡現象。當前，一些方志館文獻征集人員的專業背景多是文史類，所以他們一般比較重視有關歷史、文化、風俗等社會科學方面的資料，而忽視有關氣候、土壤、地質、山川與河流等自然科學方面的資料，導致方志館有關自然環境方面的文獻偏少，甚至沒有相關的專著，館藏資源不平衡。事實上，自然環境是地情的重要組成部分，也是修志必須涉及的內容。缺乏這方面的資料，方志館就不能更好地宣傳地情，也不能更好地為修志服務，所以方志館要加強對這方面資料的征集，實現館藏資源的平衡。

二、突出文獻征集的重點

隨著社會的發展，地方文獻種類和數量越來越多，而方志館文獻征集的經費和藏書空間都是有限的，不可能將所有的地方文獻都收集齊全，這就要求方志館必須根據自身特點確定若干類地方文獻為征集的重點，保證其系統性和完整性，從而形成自己的特色。

首先要重點征集地方志文獻。方志館是傳承和弘揚方志文化的載體。不管方志館從形態上如何更新變化，即便是作為綜合地情館的當代新型方志館，地方志文獻仍然是其不可或缺的一個重要組成部分。所以，建設方志館首先要大力征集地方志書、年鑒、方志理論、方志提要和方志目錄等地方志文獻。

對于地方志文獻的征集，圖書館、檔案館等文化機構也會涉及，但是這些機構只是把地方志文獻作為其眾多館藏中的一個門類，其地位并不突出，完整性和延續性也不夠。方志館是地方志工作機構的組成部分，可依靠這一天然優勢重點征集地方志文獻，保持其完整性、延續性，把其作為核心館藏文獻，籍此彰顯方志館的獨特價值。以江西省方志館為例，該館有重點地征集地方志書，“現在江西省方志館已經收藏到全國的三級志書13000余本，還收藏到了本省及全國的部分重新翻印的舊志。還采購了中國地方志數據庫，此庫擁有全國各地的舊志近7000余種，其中許多舊志是很難看到的”“現在江西省方志館與江西省的圖書館比，收藏的種類、數量比圖書館多得多，形成了自己的特色”。［2］張滿滿.方志館館藏建設探索——以江西省方志館建設為例［J］.中國地方志，2012，（12）.

除了全面系統地征集地方志文獻以外，方志館還需要有重點地征集若干類文獻作為自己的特色文獻。如果說方志館區別于圖書館、檔案館的重要標志是方志館保持了地方志文獻的完整性與延續性，那么不同方志館之間的重要區別在于它們具有各自的特色文獻。當前，一些規模較大的方志館都提出建設全國地方志文獻收藏中心的目標，這勢必造成館藏內容的大面積重復。而文獻征集工作的目標之一就是克服文獻收藏雷同的問題，倘若藏書內容千篇一律，缺乏特色，方志館將失去對讀者的吸引力，并最終失去存在價值。所以，各地方志館都需要有自己的特色文獻，合力打造百花齊放的格局，從而吸引讀者。

方志館應選擇什么類型的文獻作為特色文獻？筆者認為，關鍵是要立足于地情，也就是要結合本地的特色和優勢進行選擇。一方水土養一方人，不同的地方有不同的文化風俗、歷史名人、自然或人文景觀、特色或優勢產業等，由此產生相應的文獻資源，當地方志館可選擇其中一些比較突出的專題進行系統化征集。以歷史名人為例，方志館可以將有關人物的傳記、生平事跡、回憶錄、訪問記、年譜、日記、書信、論著、紀念文集、墓志銘、祭文、哀挽錄、照片等悉數征集，形成規模，也就形成了特色。當然，建設特色文獻，還要調查本區域其他文化機構的館藏情況，避免重復建設。

總之，方志館要重點征集地方志文獻和基于地情的特色文獻，逐步形成專業化、特色化、系列化的館藏結構。

三、創新文獻征集的方法

購買、交換、征求、復制、接收、寄存和代借等是文獻征集的常規方法，也是方志館征集地方文獻的重要途徑。但由于地方文獻出版、發行和傳播的途徑具有特殊性和多樣性，僅靠常規征集方法難以構建完善、系統的館藏體系，因此我們要拓寬地方文獻的征集渠道，創新征集方法。

展示是方志館的一項重要功能。除了展示地情外，方志館還可以圍繞一定的主題，舉辦以文獻陳列、宣傳為形式的展覽活動，從特定文獻持有者手中獲得相關文獻，達到宣傳文獻和征集文獻的目的。如2015年12月，廣東省方志館承辦了以“家譜家訓家風”為主題的大型展覽。展覽以文獻、圖片、實物、書法作品等形式，展出萬冊家譜、百家家訓、十家家風，展期一個半月。從展覽籌備到結束，廣東省方志館收到了省內各市縣修志單位捐贈的家譜460種1344冊，其他單位和個人捐贈的家譜344種546冊，共804種1890冊。①數據為筆者參與統計所得。

展覽還可以擴大方志館的影響力。當前，人們對方志文化認知度不高，知道方志館的人不多，有些人熱心捐贈，但首先想到的是圖書館，這是方志館開展地方文獻征集工作要面臨的現實問題。因此，為擴大影響力，方志館在籌備展覽時就要主動聯系媒體單位，借力造勢。比如，在“廣東省家譜家訓家風展”開幕前，廣東省方志館的主管單位省地方志辦就聯系了多家媒體單位，開幕當天及次日，廣東電視臺、南方衛視、廣州日報、新快報等廣東影響力較大的媒體都報道了此次展覽，引起了社會的強烈反響，有的熱心人士就是在媒體報道的影響下，前往方志館捐贈家譜。

對基層編纂的志書、年鑒進行評選，同時要求參選者報送一定數量的復本，不僅可以調動基層志鑒編纂工作的積極性，還可以促進方志館的征集工作。如2014年，江蘇省方志館承辦了首屆江蘇省優秀鄉鎮（街道）、村志評選活動，由江蘇省地方志辦發文，要求各縣級地方志辦向省方志館匯總報送所轄鄉鎮（街道）、村所有參評志書，組織專家對志書進行評選，對優秀者給予獎勵。通過這次評選活動，江蘇省方志館共收到參評志書255種，800冊左右。其中，鄉鎮（街道）志193種，村志（含社區居委會志）62種，還有10種其他地情書。②數據為筆者通過電話采訪江蘇省方志館工作人員所得。評選活動既有利于推廣基層志書編纂工作中的先進經驗，提高鄉鎮（街道）、村志的編纂質量，又有利于豐富方志館的館藏，對其他地區具有借鑒意義。

呈繳是一些公共圖書館較為穩定的文獻收集渠道，這主要得益于呈繳本制度。呈繳本制度，是用法律或法令形式規定所有出版機構或負有出版責任的單位，凡出版一種出版物，必須向指定的圖書館或出版主管機關免費繳送一定數量樣本的制度，樣本為呈繳本。方志館可借鑒公共圖書館的做法，建立地方志系統的呈繳制度。如山東省方志館實行了山東省地方志系統成果、資料報送制度，要求全省各級史志機構將出版的各級各類志書、年鑒及相關地情文獻、重新整理的舊方志以及電子文本，每半年集中向省方志館報送一次。［1］劉秋增.關于山東省地方史志系統地方文獻中心建設的思考［J］.中國地方志，2010，（2）.這一制度的實行，使該館有了比較穩定的文獻來源。

有許多地方文獻資料分散在大型叢書、總集、文集和報刊等文獻中，比如：正史中存在大量有關地方的人物傳記、經濟史料、政治事件、自然災害等信息。方志館可通過復印、掃描、摘抄、剪輯等方法析出這些零散資源。隨著技術的發展，方志館也可以利用計算機軟件對網絡信息進行搜索，然后將搜索到的零散資料整理成一些專題網絡信息資源。零散地方文獻資源分布廣泛，而且具有無序性和隱蔽性，所以需要持之以恒，不斷積累。

總之，地方文獻征集工作是一項系統工程，具有長期性、復雜性和艱巨性。但是，只要從方志館的發展需要出發，在實踐中不斷總結其發展規律，努力建立一個結構優化、特色鮮明的館藏體系，就一定能夠將方志館打造成為令人流連忘返的書香勝地。

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