基于JCI標準的醫院人力資源信息化管理實踐

張柱，張京，史曉倩，任星，聶溶，豐石明，胡霄陽，徐冉

(濟寧醫學院附屬醫院，山東省濟寧市272029)

基于JCI標準的醫院人力資源信息化管理實踐

張柱，張京，史曉倩，任星，聶溶，豐石明，胡霄陽，徐冉

(濟寧醫學院附屬醫院，山東省濟寧市272029)

為持續提高醫院管理水平，濟寧醫學院附屬醫院在JCI相關標準的指導下形成了人力資源信息系統的功能需求分析，并據此建立了較為高效、完整的信息管理系統，涵蓋崗位管理、招聘管理、人員配置等多環節內容，該系統在實際運用中有效推動了管理工作的高效化與科學化，極大提升了醫院人力資源管理水平。

JCI；人力資源管理；信息化；管理信息系統

JCI標準即美國醫療機構評審聯合委員會國際部(Joint Comm ission International，JCI)編制的醫療服務標準，代表了醫院服務和管理的國際水平。2015年7月濟寧醫學院附屬醫院順利通過了JCI的評審，是山東省首家通過JCI認證的大型綜合醫院，醫院擁有3 000余張床位、近6 000名員工。在傳統的“紙質技術檔案+人力資源信息系統”的人員信息管理方式中，紙質技術檔案信息不易共享、檢索、更新、存儲，而傳統的人力資源信息系統也缺少記錄員工資質和成長的信息，遠不能滿足當前的員工管理要求，更無法滿足JCI的評審要求。人力資源的信息化管理是必經之路。醫院以JCI評審為抓手，建立了員工管理信息系統，實現了員工信息的可及性、資料的電子化、人員的動態監控，優化了管理流程，提高了管理效率。

1 JCI指導下的功能需求分析

JCI評審標準中的人員資質及教育(SQE)章節是專門針對人力資源管理的評審章節，2014年委員會發布了第五版JCI評審標準，第五版SQE章節共包括16條標準，其重點為四方面:(1)員工資質。要求資質證明收集統一、規范、透明、標準、客觀、持續；要求已授予資質的定期再復核；要求醫療人員資質全院互知；要求資質即時可查詢等[1]。(2)員工教育。要求培訓內容全面、覆蓋全員、針對需求；要求具備高效的崗前培訓與持續的在職培訓；要求具備心肺復蘇培訓、危急情形預演、職業防護培訓等安全培訓。(3)員工安全。要求具備員工健康與安全計劃。(4)員工配置。要求具備準確的工作需求分析、充足的人力配置、完善的任前考核等。

以JCI評審為契機，以上述四項內容為發力點，我院建立起了切合本院實際的人力資源信息化管理體系，其意義不僅僅在于滿足JCI評審要求，更是為了實現人力資源管理的高效化、動態化、精確化，從而推動我院管理達到國際水準。

員工管理的信息化以管理信息系統為依托，2014年，我院主導開發的員工技術檔案及分級授權管理系統正式投入使用，該系統的需求開發路線如圖1所示。

2 SQE標準的信息化實踐

2.1 員工資質

員工資質是“人員資質及教育”章節(SQE)的重點內容，范圍覆蓋全部醫療專業人員及非醫療人員，其中，醫療專業人員的服務資質是重中之重，第9至16條標準均針對于此，內容涵蓋資質信息收集、評估、監督、到期再評估。本段將著重介紹醫療專業人員資質授權。

圖1 管理信息系統需求開發路線

根據SQE標準要求和國家相關衛生管理規定，我院制定《醫師授權管理制度》《手術醫師資格分級授權管理制度》《醫師崗位資質準入制度》對醫療人員權限進行標準化管理。授權類型包括診療權限、醫囑及處方權、手術及有創操作、麻醉權限、報告權、會診權限；針對不同的授權類型分別設計有差異化的授權信息表格。授權信息均可在系統查詢到。授權審核流程實現網絡化，個人提交科室審核，科室通過后提交醫務處，醫務處給予最終審核意見，簽名均為電子簽名，表格可根據需要導出(WORD格式)。

員工資質初審信息收集由醫務處主導，人力資源處檔案組予以協助。基本信息為學歷證書、學位證書、醫師資格證書、職業證書、專業資質培訓證書、職稱證書等，此部分由人力資源處負責收集、驗真、掃描，并上傳至個人技術檔案證書模塊；醫師工作量、治療效果、并發癥發生率、病人和家屬對醫療服務的滿意度、同事/上級評價、繼續教育情況、科研技術水平情況由醫務處負責收集。其中，證書、相關培訓、工作量均在授權頁面直接體現，在進行授權查詢時可直接驗證。此外，授權考核記錄在技術檔案的考核模塊予以呈現。

醫務處負責授權到期再審核。系統具有授權到期提醒功能，在查詢操作時自動彈出，提醒內容包括姓名、工號、科室、授權名稱、到期日期、恢復日期，保證了醫師授權的及時續期、調整或取消，實現了員工資質的動態化管理。除了正常到期再審核，JCI要求有持續績效評估，在授權期間出現任何值得懷疑的跡象或不良績效時，均應再次審核醫師權限[2]，審核結果呈現在技術檔案界面。

授權信息模塊提供快捷查詢端口，可通過員工編號、員工姓名、授權類型3種方式進行，具有單項和組合查詢功能。結果界面包括姓名、工號、授權大類、授權名稱、審批部門、手術級別、有效期起止時間、異常狀態8項內容。同時，授權查詢面向全院開放，接受全院人員監督。任何員工均可登錄個人檔案系統查詢所有人員的授權情況，實現了授權的透明化監督；同時醫院制度強制要求術前授權確認，完善授權管理“最后一公里”。

2.2 員工教育

培訓是組織員工素質的決定因素，更是員工授權、績效評價、職務晉級的重要參考。醫院傳統人才理念偏重外部人才引進，忽視內部員工培養，因此，人才梯隊建設缺乏內在動力，難以形成醫院自身的核心競爭力。SQE標準要求所有人員均應接受崗前培訓、持續的在職教育和培訓、心肺復蘇培訓及員工健康安全培訓；同時，醫院應為員工提供在職教育和其他學習的機會[3]?；贘CI要求，我院架構了崗前培訓、在職培訓和繼續教育組成的“三位一體”培訓體系。

全部員工入職前均需參加崗前培訓，培訓內容包括醫院基本情況、核心制度、醫院文化等，幫助其盡快適應醫院環境，明確崗位要求。在職培訓分為院級培訓與科級培訓，院級培訓包括院感培訓、心肺復蘇培訓、消防培訓、停水停電斷網培訓、職業防護培訓等；科級培訓內容根據不同工作需求由各科室自主設置，培訓頻率為每月4次。繼續教育方式分為統一培訓與自主選擇，采用學分制管理，即醫療專業人員需每年完成規定學分，學分完成情況與當年績效掛鉤。

培訓信息管理既有方便個人查看的記錄展示端口，也有便于培訓負責人管理的維護端口。記錄由組織部門統一上傳，避免了人員遺漏，信息由系統后臺匹配至個人，節省了錄入時間。同時，培訓項目提供關鍵字查詢窗口，專家特別關注的培訓項目可通過關鍵字查詢，即時呈現。此外，培訓記錄信息化極大降低了監管成本，彌補了過往人力資源處對業務科室培訓管理的監管空白；全院培訓記錄可統一導出，培訓專員通過匹配實現精確化監督。憑借信息系統的便捷高效，我院達成了重點培訓100%全覆蓋，普通培訓參與率達90%以上的員工教育目標。

員工培訓是JCI評審專家關注的重點，對人員培訓教育效果評價主要采取追溯記錄法的檢查方式[4]。員工技術檔案可全面展示入職后的個人學習軌跡，包括培訓名稱、類型、時間、講師、方式、考核方式與結果、組織部門等。電子培訓記錄存在事后改動的道德風險，因此，我院另外要求培訓現場必須進行紙質簽到。評審專家對培訓電子記錄與紙質簽到表進行了審查，對我院培訓工作的細致贊不絕口。

2.3 員工安全

SQE.8.2明確要求，醫院應制定員工健康和安全計劃；其對于維護員工生理和心理健康、滿意度、工作效率和安全的工作環境至關重要，是醫院安全文化的重要組成部分，需要高層領導、核心職能部門全方位地指導與參與。

員工自我保護能力的提升需要系統的知識培訓和管理制度培訓。職業防護知識培訓由醫院統一組織定期學習，要求工作相關人員全員參與，如血源性職業暴露培訓、針刺傷處理流程培訓；院區內安全培訓每年舉行一次，如消防安全演練、工作場所暴力事件預演，要求包括實習醫生、規培學員、管理人員在內的全部人員參加。我院構建了較為全面的員工健康與安全制度體系，員工通過制度學習，了解醫院對職業安全事件的管理規范與流程，可以更好地維護自身權益。所有相應培訓均記錄在員工個人技術檔案系統中，職能部門進行實時監管和定期考核，保證每位員工自我防護能力的提升。

員工工作中的情緒體驗和認知是影響其心理健康的重要因素，過往了解員工心理和思想狀態只有院長信箱這一被動接收的途徑，信息系統的使用使大規模的心理狀態調查成為可能，如每年度員工滿意度問卷調查，使管理者及時掌握員工心理隱患，探究管理不足，進而改進管理方式，保障員工心理健康。

對于發生的工傷事件，技術檔案系統的休假管理模塊提供網上申假功能，簡化申假手續，減輕工傷職工的身心負擔。休假管理模塊提供全院休假數據分析口徑，信息系統分析結果為我院下一步員工保健措施提供指導，包括增設職業安全培訓、配置職業防護用具等。

員工健康與安全不僅事關人力資源管理，更事關整體醫療質量安全管理。一方面，職業感染防護是醫院感染控制的重要組成，員工個人防護的規范操作不僅保護職工本身，更是實現患者安全的保障；其關鍵指標如手衛生達成率由醫院感染辦公室負責督察，并按月將督察結果上傳至院內醫院感染監控平臺，可全院查看，鼓勵相互指導與監督。另一方面，我院《異常事件管理制度》規定，工作中危及職工安全的隱患及缺陷是異常事件的一類，鼓勵全院人員及時報告異常事件，統一上傳至異常事件上報系統，定期統計分析，避免可能的工傷侵害，共同構建和諧安全的工作環境。

2.4 員工配置

SQE強調醫院領導根據各科室或部門負責人的建議，共同確定所需員工的數量、類別與員工應具備的知識、技能及其他要求。通過平等、高效、統一的程序進行員工招聘、評價和聘任，確保其知識和技能持續地滿足患者的需求[3]。

合理的人才結構為醫院持續發展提供動力，強調人員年齡、職稱、學歷、專業、能力等的均衡，呈現和諧的金字塔分布[5]，以期充分發揮群體效能、人才群體共同發展、適應組織發展戰略需要。人才結構由技術檔案系統直接生成，呈現學歷、性別、當月入職、當月離職、聘用職稱、職稱等項目的人員結構分布，只向具有管理權限用戶開放查看，為高層人才戰略規劃提供直接參考。

員工配置的基礎為崗位分析，詳盡的崗位描述為職工履行工作職責提供指導，同時也是人力資源管理決策的重要依據。我院崗位情況復雜，一人簽多崗和多人簽一崗并存，若采用紙質文檔管理，工作繁瑣、難于更新且易失誤。當前，我院全部人員的崗位簽訂均在個人技術檔案的崗位職責模塊完成，崗位職責的信息化有效提高了崗位管理和維護效率，節約了人力、財力、物力，同時高效工作推動了管理的細致化，改變了初始籠統劃一的職責描述難以修正的狀況，使其真正體現崗位的具體要求與個性化特點。

醫院規定，員工配置到相應崗位之前需參加任前考核，確保其知識和技能與醫院需求和職位要求保持一致，考核記錄與結果呈現在員工考核模塊。考核內容根據崗位要求設定，保證“凡任命必考核”，任職后考核每年至少進行一次(年度考核)并均記錄于個人技術檔案。

現有員工的合理配置主要依靠系統中的排班模塊與休假模塊，與個人基本信息模塊結合分析，可準確、實時把握科室人才數量與質量，為院內人力流動和彈性排班提供依據；同時，對現有員工配置的精準掌握保證了緊急情況下人力的及時到位，提高了響應速度，提升了我院應對突發公共事件的能力。

3 SQE標準中信息化的初步成效和意義

3.1 提供信息自助與共享平臺

傳統人事信息查詢均需聯系人力資源處進行，信息流動是被動的、點對點的，查詢工作內容重復低效，極大地占用了部門人員時間與精力。信息系統開放使用后，無論是基層員工還是管理層，均可通過信息系統自助獲得其系統權限范圍內的資料信息，并可實時參與信息的共享與被共享。

3.2 為充分發揮數據效用提供可能

信息系統為醫院管理層提供了大數據的分析平臺，根據業務需求設計，由后臺直接生成數據統計結果，且標準、規范、統一；同時，其強大的數據儲存功能避免了日常數據的丟失，如此，即使是初始需求設計未考慮的指標計算，也可導出原始數據人工完成后續分析。整體性、系統性的人事數據分析可及時凸顯當前管理缺失，為管理層工作改進與人事決策提供依據，形成戰略性的人力資源管理。

3.3 促進部門間理順分工、加強協作

人力資源信息系統的維護與使用涉及多個職能科室，需要所涉科室的分工與協作。過往的職能科室之間缺乏溝通，職責劃分不清，信息系統的建設成為了理順部門職責、優化業務流程、促進部門真誠合作的一次契機。通過信息系統將各部門的業務環節整合，進行統一管理，使各業務環節之間形成聯動，有效保證了信息的時效性與統一性[6]。

3.4 實現人力資源傳統部門職責的變革

傳統人事管理部門職責內容局限于事務性工作，占用醫院大量資源，但管理效益極低。當前的信息系統形成了一個流暢的人力信息整合平臺，避免了信息孤島，其高效處理背景信息采集、資質、培訓、考核、考勤、職業生涯等多環節管理工作，深度挖掘數據，提供人事決策依據，同時為人力資源部門節省行政事務上的消耗，專注服務性與戰略性人力資源管理工作，著重培訓開發、能力評價、職業生涯指導和員工激勵，培養醫院核心人才隊伍，實現組織戰略目標，發揮人力資源管理部門真正的管理效用[7]。

3.5 實現人力資源管理的動態化追蹤與精確化管理

信息系統為員工流動、個人考勤、升級降級、懲罰獎勵、考核評定等都提供了信息存儲和流動平臺，便于管理者進行動態的、實時的追蹤與監控。以轉科人員定位為例，過往的人事管理難以應對龐大的人員流轉記錄信息量，人員定位困難，無法實時了解其當前所處科室，但通過技術檔案的排班系統，可迅速查詢到該員工所在科室及當日排班，為人力資源決策提供依據。

過往的人事管理面對4 000多員工，很難考慮到每個員工的個體能力差異，薪酬獎勵往往平均化、個人發展只能論資排輩，模糊管理、人情管理挫敗了員工的工作積極性，而在信息化的系統平臺上，每位員工的個人資質、培訓記錄、考核結果、個人貢獻與過錯均直觀、可及，促進薪酬分配的合理化，保證職業發展機會的分配公平，從而提升了組織的公平感和員工滿意度。

JCI是國際醫療衛生機構認證聯合委員會(Joint Commission on Accreditation of Healthcare Organizations，JCAHO)用于對美國以外的醫療機構進行認證的附屬機構，其評審的核心內容是服務、質量、安全。與國內對文件、硬件建設重點評審有所區別，JCI強調醫院的制度建設、醫療流程改善、質量的持續改進、醫療安全，通過在院內創建安全和質量文化，帶來醫院核心競爭力的全面提升。

人力資源管理的信息化過程是一個人力資源管理水平與效益提升的動態發展過程，員工技術檔案系統是我院JCI參審過程中的有力工具。當前的員工技術檔案系統不是終點，仍存在拓展空間，比如未包含招聘模塊，未與其他信息系統(如醫療質量安全系統、電子病歷系統)銜接等。未來，技術的進步、組織的演化和管理要求的更新將帶來信息系統量與質的提升，而信息化的發展也將為醫院管理帶來新的飛躍。

[1] 馬戈，李偉.JCI標準下醫療人員資質管理[J].現代醫院管理，2014，12(1):2-5.

[2] 馬戈，李偉，潘勝東.JCI標準下建立精細化手術資質管理模式[J].現代醫院管理，2014，12(1):8-10.

[3] 姜稚心，陸艷.基于JCI標準的醫院人力資源管理實踐[J].中國醫院，2014，18(6):46-48.

[4] 張紹蓉，繆春玉，曾琴，等.基于JCI標準的全員護士標準化崗位培訓教育模式的構建與實踐[J].中國實用護理雜志，2012，28(34):89-91.

[5] 楊坤，肖華鋒.關于研究型醫院人才建設的幾點思考[J].中國醫院，2015，19(4):63-65.

[6] 陳妍妍，方鵬騫，王華，等.大型綜合性醫院協同管理模式研究[J].中國醫院管理，2014，34(2):27-28.

[7] 蔡昊.人力資源信息系統的演進及其展望[J].西北工業大學學報(社會科學版)，2006，26(2):49-53.

修回日期:2016-08-12

(編輯 徐佳)

Practice of Hospital Human Resources Informatization M anagement under JCI

ZHANG Zhu，ZHANG Jing，SHIXiao-qian，REN Xing，NIE Rong，FENG Shi-ming，HU Xiao-yang，XU Ran
(Affiliated Hospital of Jining Medical College，Jining，Shandong 272029，China)

To increasingly improve hospitalmanagement，Affiliated Hospital of Jining Medical College practices functional analysis on human resources information w ith JCIstandard，and further establishes all-round informationmanagement system of high efficiency，covering postmanagement，recruitmentmanagement，and personnel allocation.The system effectively promotes highly efficient and scientific management，and greatly improves human resourcesmanagement.

JCI；human resourcesmanagement；informatization；information management system

R197

A

1672-4232(2016)06-0056-04

10.3969/j.issn.1672-4232.2016.06.020

張柱(1983-)，男，中級經濟師，人力資源處處長；研究方向:人力資源管理。

2016-08-08