管理會計“控制現在”職能的企業實踐

■/尹麗敏 王興旺

管理會計“控制現在”職能的企業實踐

■/尹麗敏 王興旺

管理會計是在單位規劃、決策、控制和評價等方面發揮重要作用的管理活動，具有解析過去、控制現在和籌劃未來的職能。強化管理控制，從控制現在和籌劃未來的職能出發，促進管理會計業務協同的落地，以期實現管理會計的控制職能在企業實踐中得到具體運用，是單位戰略目標實現的內在要求。

企業 管理會計 控制

管理會計是會計的重要分支，主要服務于單位（包括企業和行政事業單位）內部管理需要，是通過利用相關信息，有機融合財務與業務活動，在單位規劃、決策、控制和評價等方面發揮重要作用的管理活動。管理會計的目標，是通過提供有用信息，運用管理會計工具方法，充分發揮管理會計解析過去、控制現在和籌劃未來的職能，執行相關政策，強化和完善管理控制，促進業務協同，以實現單位戰略。

一、現階段管理會計的不足

（一）會計人員知識不足，信息化水平不高

1.會計人員管理會計知識不足，企業控制活動提供給管理會計所需的會計基礎信息無法整合使用。會計方法的科學性與完整性是全面履行會計職能的關鍵。目前，一些企業從財務會計的角度出發進行會計核算、記賬、算賬和報賬，忽視管理會計中控制活動對會計信息的質量要求，表現為業務部門和財務部門的脫節：業務發生時，業務經辦部門不了解實際情況不知該向財務部門提交怎樣的經濟業務數據或要求，導致原始憑證不是在業務發生的最原始點產生，而是事后補充完善業務資料，管理會計在發揮“解析過去”的職能過程中，基礎信息的質量不高，從而影響“控制現在”職能的有效發揮。

2.現代化會計手段未能有效地利用，管理會計軟件開發和應用相對滯后，信息化水平不能滿足管理會計需求。在目前大多數企業財會部門實現了會計電算化，但對會計軟件的利用、開發及網絡技術的應用非常不足，財務軟件的很多管理功能并沒有與控制活動管理需求很好的對接，因而未能通過信息系統達到控制企業活動的作用。企業財務信息的傳遞速度緩慢，財務信息的使用效率低下，導致管理會計“控制現在”的職能在企業中不能得到普遍推廣。

（二）管理會計主體不明確，部門之間缺乏配合

1.管理會計方法在實際應用中的應用主體不明確，控制活動管理觀念陳舊。多數的企業管理者對管理會計控制活動的認識還停留在內部牽制、會計制度控制階段，對企業控制活動管理工作的方式方法缺乏最新理論方法和相關知識。

2.從職能管理角度出發，重核算、輕管理的情況依然存在。一直以來，企業內各部門根據本部門的管理需要不斷出臺管理制度，由于業務是相互關聯的，針對同一業務不同部門出臺不同的管理要求，人人只執行自己部門的文件，各自為政，扯皮推諉，企業管理會計實踐活動自發的處于被動狀態，運用范圍受限制，會計部門與其他職能部門不能實現部門間的有效溝通，企業資源不能有效地發揮整體功能。

3.控制活動與企業實際業務脫節，控制制度沒有發揮應有的效力，管理會計無法及時整合使用相關信息。雖然有許多單位已意識到了控制活動的重要性，并且在一定范圍建立和實施控制活動制度，但控制制度并沒有發揮出應有的效力，最終成了擺設，信息平臺之間功能上不能關聯互通、信息上不能共享互換，無法為企業營運的效率效果、財務報告的可靠性及相關法令的遵循性提供合理的保障。

二、建立和實施企業控制活動必須明確的理念

理念一：將控制活動嵌入到企業的業務流程中，以事情為崗位，打破職能管理，實行流程管理，以事情為主線去串部門。把流程融入到制度規定里，流程就是制度，制度就是流程，通過理順流程來提高效率。

理念二：要全面系統地分析、梳理業務流程中所涉及的不相容職務，實施相應的分離措施，形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制，內部牽制在管理會計工作中依然是控制活動的重要手段和措施。

理念三：建立一個鼓勵效率提倡活力的控制制度，樹立用制度去管理企業、控制風險的觀念。把企業原有的管理制度和控制活動加以書面表述，由于每一個企業的規模、業務和所處的環境以及所有制形式不同，因此只有在企業原有的管理制度上加以改進和完善，才是行之有效的。

理念四：做好財務部門內部管理及流程控制，結合電子信息化要求，財務管理人員職能前移，企業報價、合同簽訂、生產、庫存、銷售、收款、利潤分配等每個環節都需要財務人員的參與，公司的商流、物流、資金流、信息流都與財務息息相關，發揮財務部門在企業管理各環節中的重要作用。

三、在管理會計工作中落實企業控制活動的基本思路

流程是公司戰略、理念、策略和有效控制活動的載體，流程管理是企業最基礎的管理行為。企業控制活動應當堅持如下原則：控制制度化、制度流程化、流程崗位化。

（一）控制制度化

控制活動項目的基本邏輯是從現狀出發，對現有控制活動執行情況進行評價，對不適宜、存在漏洞和不必要的控制制度進行修改，進而將確定執行的內部管理要求固化并形成制度,實現用制度去控制，而不是人盯人。

（二）制度流程化

以流程管理替代職能管理，在起草制度的時候，應以流程管理的理念進行操作，要有流程的思維。起草管理程序,不但要說明哪些事情是不能做的，更重要的是要說明如何把事情做好，要經過哪些環節，每個環節應該由哪個部門哪個崗位負責?崗位控制時要堅持什么原則？按照什么方法控制？控制什么？交付下一個環節的內容什么？管理人員要做的事是監控自己負責的監控點，樹立標準化的管理理念。

（三）流程崗位化

控制流程的原則是：控制要以制度去做；制度要以流程來體現；流程要細化到崗位一級。控制活動的環境觀念就是以制度為基礎，以牽制為靈魂，以審批為手段。

四、管理會計下控制活動的運用——以某地災害治理企業為例

案例背景：近年來，由于泥石流、滑坡等地質災害頻發，礦山環境治理任務艱巨，某地質行業下屬的一家工程企業是地勘行業的中小企業，在原從事地質勘查、鉆探等業務工作的基礎上，依托其所在地質行業及專業優勢，專門針對不穩定地質因素誘發自然災害開展地質災害的勘查評估治理工作，擁有地質災害治理設計、評估、勘查、施工等各類甲級資質。

對大多數的中小企業來說，完善的控制活動體系尚未形成，財務部門在當前情況下的職能管理過程中，依然需要更多的部門間溝通與協調，逐步加強企業管理者以風險管理為導向的控制活動意識，改善控制活動體系中的內部環境，才能最終形成上下統一的風險管理理念，實現稅務管理的事前籌劃等事前管理。因此，該企業財務工作流程化控制活動的建立應首先在財務部門內部從梳理原管理制度中不適應現有業務的財務核算流程入手。

（一）財務工作流程化的原則設定

企業財務管理部門作為企業的一個職能部門，關注的焦點只能是與財務有關的控制活動，應當在本部門業務范圍內，根據業務流程化理念，梳理現有財務部門在執行控制活動管理中正在使用的核算管理流程，對原有的內部審批、內部牽制等業務工作流程中有效的關鍵控制點予以保留并強化，對從原管理制度中梳理出來過時的、相互矛盾、不明確以及難以落實等不適應現有業務的財務核算流程，進行重組或再造。在業務流程再造過程中，按照“運用信息技術加強控制活動”的要求，將信息技術作為業務流程再造與控制活動融合的工具，充分發揮“信息技術”在業務流程再造過程中使能器的作用，使控制活動在業務流程中發揮更大的效應。

（二）財務工作關鍵核算業務流程的梳理及再造

根據企業面臨的財務工作需求，財務管理部門深入挖掘并運用現有財務核算軟件的高級功能，按照“在流程中設計控制、在控制中識別風險、制定流程化的管理制度”的業務流程再造步驟，在滿足財務工作需求的情況下，實現“控制制度化、制度流程化、流程崗位化”，并與電子信息化相結合運用的流程再造。在流程再造過程中，堅持“將控制活動嵌入到企業的業務流程中”的理念，具體細化每個崗位在這個流程中要做的事，做到什么程度，將流程融入到制度規定里，制度就是流程，通過理順流程來提高效率。

1.企業收付款流程梳理過程中發現的問題及解決方案

問題一：收付款業務中，收款方的開戶行名稱、銀行賬號、標準全稱等基本信息未經雙方書面確認，從而出現因一字之差而導致銀行退票等無法支付的現象，或因企業名稱填寫不規范而造成電匯退回等現象，特別是在招投標過程中，對一些需緊急支付的投標保證金，由于保證金不能按時到位影響到投標工作的順序進行。

問題二：簽批意見不明確，會計拿到經過審批簽字的發票，不知道是應該據此付款還是進行往來掛賬核算，如果財務人員據此支付款項可能導致重復付款，然后出現相互指責推卸責任現象；如果僅將該業務進行財務掛賬，又會導致延遲付款引起合作方不滿。

關鍵控制點的流程再造：

A.明確在簽訂合同過程中，經辦人在辦理合同簽訂或款項支付手續的同時到財務部門辦理賬號信息確認，財務部門登記收款方的銀行賬號信息并形成統一格式和標準的“付款賬號信息確認表”，作為付款方信息審核備查的依據。

B.為避免多頭付款現象的發生，根據管控要求，明確對外合同款項的支付與發票報賬兩條線分開處理，發票僅作為合同款結算的憑據，不作為付款依據，所有對外合同款項的支付，均由業務辦理部門提出申請并填寫付款審批單，根據已經固化的原有內部牽制和授權審批程序，辦理付款業務的審批手續。即便是在發票、付款審批單同時傳遞到財務部門的情況下，也將該業務視同兩項業務來處理，由此來嚴格管控款項的對外支付。

C.重新設計付款審批單，補充相關信息。（1）在原有付款審批單的格式上，增加“開戶行”信息和“賬號”內容，出納在根據要素齊全的合同付款審批單填寫電匯單時，將該信息與“賬號信息確認表”相關信息核對，避免信息差錯；（2）增加“簽訂合同額”、“已支付合同額”內容，便于把握合同款支付進度。

XX公司合同付款審批單

2.在對財務信息化核算的梳理過程中發現的問題及解決方案

問題一：企業現有的管理模式是按照專業分工，成立對口部室來從事不同地質專業上的細化工作，要求財務部門在核算過程中細化到部門一級，以便于對單個項目進行管理和考核。為實現這一要求，需要安排專門崗位的人員使用辦公軟件予以輔助核算并登記相關數據，盡管已經普遍使用計算機形成統計資料，但是沒有與財務軟件的高級功能形成對接，電子自動化程度低，財務人員工作量大，崗位管理中的崗位替代制度難以發揮實際效應，考慮到成本效益原則，企業因無法安排更多的財務人員，內部牽制中的不相容崗位不可能做到完全分離。

問題二：企業的對外業務，針對同一客戶，具有項目多、名稱相近的特點。例如，地質災害治理項目通常在立項過程中，需要通過評估、勘查、設計、施工、監理等環節進行綜合治理。同時，從專業角度又將地質災害危險源分為不穩定斜坡、崩塌、泥石流等，在立項過程中需要針對同一地名但不同性質的地質危險源加以命名區分，因此名稱十分相近，甚至當在同一地區承擔多項地質災害治理任務時，同一項目名稱下只是一期工程、二期工程的區別，如“XX縣XX山泥石流防治項目一期工程”、“XX縣XX山泥石流防治項目二期工程”等，由于地域相鄰或相近，這些項目往往被納入到同一個項目管理部進行管理，因此會因項目名稱非常相似而混淆不清。原有電算化軟件在核算過程中，凡是同一客戶或供應商發生的各項業務均統一以該客戶或供應商的名稱進行往來核算，這樣的核算方式便于在總體上把握客戶或供應商的往來賬目，但是客戶或供應商名下不同的業務（項目）名稱、合同金額、結算情況、開票信息、款項往來金額及憑證號碼等等，核算部門只能使用EXCEL辦公軟件進行輔助登記及核算，在登記客戶或供應商名下不同的業務情況時，工作繁復，加之大多數施工項目周期長（建設期通常都會超過一年），導致會計核算過程中串戶現象嚴重，對賬工作壓力大。

關鍵控制點的流程再造：

A.充分利用財務軟件的項目核算功能，重新調整會計核算軟件的基礎設置并初始化。

將涉及業務往來的客戶，全部設置為“客戶名稱+項目名稱”的模式進行項目核算，實現合同、項目與客戶名稱的一一對應；同時，將收入、成本費用的核算采用“會計科目名稱+項目名稱+部門核算”的模式進行財務軟件的高級應用，客戶與成本費用所對應的項目，與往來客戶核算體系，均從會計核算軟件的同一數據庫調取后參與核算，即客戶核算使用的項目名稱數據庫與成本費用使用的項目名稱數據庫源于同一個數據庫。

經過以上對財務核算軟件基礎方案的重新設置，在會計核算過程中，只要完成會計憑證的錄入，通過財務軟件中的查詢條件功能，就可以實現所需財務信息的瞬間調取。例如，需要考核部門工作業績的時候，只需要在項目查詢條件中勾選收入、成本、費用科目和部門名稱，即可以查詢該部門下本期從事哪些項目、收入情況及費用發生情況，從而完成初步考核資料的歸集，這樣大大降低財務人員的工作量，并實現不相容會計崗位的自動分離。

同理，對供應商往來核算也按照客戶往來核算的原則進行初始設置，使同一供應商名稱下多個合同項目的分別核算，從憑證錄入開始就已經完成，以前困擾財務人員的核算難題在技術流程上得到解決。這樣，在現有財務工作人員數量不變的情況下，減輕了財務人員的手工業務處理量，財務部門能夠更好的安排相關人員進行崗位替代程序，執行崗位替代制度。

B.明確數據傳遞流程，使數據傳遞形成唯一通道，任何繞過該流程的業務，相關財務信息均無法向下一環節傳遞，以保證數據的確定性、準確性和唯一性。

經過對會計核算軟件基礎設置的重新初始化，利用財務軟件核算不可逆的特點，使財務數據的傳遞形成唯一通道，當經辦人員報銷一筆費用時，需要向財務核算人員明確是哪個部門發生的哪個項目的支出，如果不能確定，會計人員在填制憑證時，無法在財務軟件的必填項中選擇費用對應的部門或項目，將無法完成會計憑證的處理，這樣就迫使項目的業務經辦人員在業務發生伊始就落實管理責任，實現業務的管控前置。

財務部門收到銀行的收款通知單后，通過臨時科目“待確認收款”入賬，保證企業收到的款項及時入賬和銀行存款的數據準確。同時向該區域項目部門的管理人員傳遞“收款通知單”，要求其確認該筆銀行款項的客戶名稱和項目名稱，待業務部門的管理人員確認后向財務部門傳遞回執“收款確認單”，財務人員據此編制收款確認分錄。如果財務部門沒有收到區域業務部門的管理人員傳遞“收款確認單”，收款信息暫存于“待確認收款”科目，無法繞過“收款確認流程”將該筆收款信息匯入到系統的考核數據庫中，賬面信息依然顯示為未收到項目款。由于考核數據不能反映該部門的項目回款而不參與當期考核，從而能夠督促項目管理人員及時完成對賬工作。同理，付款審批單的付款信息、合同項目名稱等要素不全時，無法通過財務核算系統錄入項目名稱，下一環節的付款手續無法完成。

執行“發票開具登記制度”，項目管理過程中需要向對方開具發票時，應當通過“發票開具通知單”書面方式通知開票人員完成客戶名稱、項目名稱、結算金額等信息的開票工作，財務人員據此編制分錄確認項目結算收入，并納入到部門考核信息系統數據庫中，相關信息不完整的業務無法進入到下一環節，從而保證會計信息的質量。為明確發票傳遞的責任，該流程同時要求業務經辦人員簽署“發票簽收回執”存檔，明確發票送達責任。

經過財務部門的上述業務流程梳理及財務管理工作的制度化、制度流程化、流程崗位化的重組及再造，基本解決了原業務流程中困擾企業的諸多問題，在實務工作中進一步優化后，以固化形成企業財務管理工作控制活動的一部分，提高企業財務信息的傳遞速度，解決財務信息的使用效率低下問題。

［1］中國注冊會計師協會.2016年注冊會計師全國統一考試輔導教材—會計〔M〕.北京：中國財政經濟出版社，2016.

［2］烏婷,權凱.基于組織、技術和制度視角的管理會計應用研究〔J〕.會計之友，2015（14）.

◇作者信息：甘肅省地礦局

甘肅省地礦局三勘院

◇責任編輯：焦 巖

◇責任校對：焦 巖

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1004-6070（2016）12-0041-04