高校實驗室化學品管理信息化探索與實踐

李春鴿， 賀 強， 孫曉志

(天津大學 國有資產與設備管理處，天津 300072)

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高校實驗室化學品管理信息化探索與實踐

李春鴿， 賀 強， 孫曉志

(天津大學 國有資產與設備管理處，天津 300072)

隨著科學技術的發展，以及高校化學實驗室數目的增多，高校實驗室應用的化學品種類也有較大增加。高校實驗室化學品的管理工作直接影響到在校師生的身體健康和生命安全。而傳統化學品管理工作的方式已經滿足不了當前實驗室安全管理工作的需要。針對傳統化學品管理工作中的一些缺點和盲點，設計開發了化學品綜合管理平臺。系統詳細記錄了從化學品的申購、使用、存放到銷毀全過程的重要信息，實現了對高校實驗室化學品的信息化、規范化、精細化管理，對于完成各主管部門對高校化學品管理所提出的要求具有重要意義。

化學品管理； 信息化管理； 規范化管理； 系統建設

0 引 言

隨著近年來國家對高校實驗室建設支持力度的大幅度增加，高校實驗室的數量不斷增長。伴隨著專業設置的多樣化和研究領域的擴展，實驗室所涉及的化學品種類亦愈來愈多[1]。學校范圍內使用的化學品性質各異、存在地點分散、使用人員較多，稍有不慎就會發生安全事故，這也給高校化學品安全管理工作帶來巨大挑戰[2]。高校實驗室化學品的安全管理工作直接關系到在校師生的身體健康和生命安全[3-4]。

教育部2013年提出明確要求：各校應及時了解和掌握本校實驗室危險化學品的種類和使用、管理等具體情況。要建立購置管理的規范，對使用情況和存量情況進行檢查監督，使各類危險化學品在整個使用周期中處于受控狀態，建立從請購、領用、使用、回收、銷毀的全過程的記錄和控制制度。因此，設計出一套能詳細記錄化學品從申購、使用、存放、回收到銷毀全過程的信息來實現化學品的使用與實際存放賬賬相符、賬實相符等管理的信息化管理系統尤其重要[5]。天津大學化學品綜合管理平臺(以下簡稱“管理平臺”)在設計理念中借鑒了淘寶、京東等目前較成功的幾家電子商家模式，同時應用了加密二維碼技術，以B/S架構搭建的一個將商城、購物、管理、審批、評價融為一體的網上管理平臺。

1 傳統化學品管理存在的問題

化學品是高校實驗室尤其是化學實驗室正常進行實驗研究的必備條件，故高校實驗室的安全管理工作與化學品的購買、使用、儲存和銷毀等階段息息相關。對于化學品的管理工作，表面看似簡單，實質上卻對技術性、學科知識的涉獵面等都有非常高的要求[6]。由于實驗室里涉及的化學品種類繁多、用量多少不均、日常實驗使用頻繁等原因，給管理工作帶來了一定的困難，存在很多盲點和不足，比如實驗室化學品的管理粗放且不規范，購買來源不可控，師生員工安全意識淡薄且存在僥幸心理，對化學品的使用、存放、廢液回收的安全監管不到位，實驗室安全管理體系不健全等[7-11]。在化學品管理中管理人員經常需要記錄大量的信息如化學品供應商、化學品剩余量、化學品使用臺賬、化學品的廢液回收等信息[12]。而傳統管理工作大部分是通過將這些信息記錄在各種賬冊和統計表中保存的，工作量大且保存時間有限，而隨著科學技術水平的發展這種模式已遠遠不能滿足現代管理的需要[8]。

2 化學品信息化管理的必要性

在信息技術飛速發展的今天，信息資源的重要性日益凸顯。從高校管理角度出發，如何應用網絡技術、信息技術和計算機技術來提高高校管理工作的水平和能力，是我國各個學校面臨的重要問題之一[13-14]。化學品信息化管理克服了以往紙質化管理的缺點，能夠及時掌握和管理實驗室的物流和信息流，伴隨著每一步流程的操作，實現了對化學品重要信息的記錄與保存，既減少了管理人員的工作量提高了工作效率，又使工作快速準確完成[15-17]。國有資產與設備管理處作為學校主管部門，在綜合考慮天津大學實驗室的實際需求的基礎上，經過國內外充分調研，從學校具體情況出發，自主設計并研發出一套獨具特色的化學品綜合管理系統，經過近1年的開發和試運行，在實際應用中不斷完善，現已正式投入運行，不僅為實驗室老師日常購買、使用、管理提供了平臺，同時也較好地實現了主管部門對化學品的管理和監控，在使用過程中獲得學校老師和學生的好評，取得了很好效果。

3 化學品管理信息化流程

管理平臺根據實際應用情況，暫時設計了五個角色：教師(用戶)、廠商(供貨商)、學院管理員、保衛處管理員(學校審批者1)、資產處管理員(學校審批者2)。其中教師可通過管理平臺進行化學品的查詢與購買、訂單查看與管理、化學品使用與臺賬錄入以及廢棄試劑回收申請等；廠商可通過管理平臺進行銷售商品管理、產品的更新與系統的維護以及訂單的審批等；學院管理員可通過管理平臺查看本學院的化學品的使用與購買情況以及對本學院易制毒訂單進行審批等；保衛處管理員主要通過管理平臺完成學校實驗室易制毒訂單的審批；資產處管理員可通過管理平臺進行普通訂單和易制毒訂單的審批、管理平臺的維護與管理、查看學校化學品的使用與申請回收的整體情況以及各個廠商銷售業績的統計等。管理系統對各角色提供的功能如圖1所示。

圖1 天津大學化學品綜合管理平臺功能示意圖

3.1 化學品申購

在化學品申購階段，用戶可以通過瀏覽器進入管理平臺。用戶登錄后，可在眾多供貨商中選擇需要購買的化學品，購買教師將購買化學品的數量和廠商確定后加入購物車，最后去購物車一起結算，其中學院、實驗室名稱和實驗地點、收貨人姓名和電話等信息可提前在用戶信息中預留默認，最后點擊確認購買即可完成化學品的初步申購工作。在管理平臺的首頁，也可通過所需商品的CAS號、名稱、廠商的方式進行目標產品的搜索，平臺內可通過搜索，比較出不同廠商相同產品的價格，給購買老師提供多種備選商品。

3.2 化學品訂單的審批

目前，管理平臺內根據化學品的管理的相關規定，分為普通訂單和易制毒兩類訂單的審批。相關審批流程如圖2所示。

(1) 普通訂單。教師提供訂單，廠家確認訂單，資產處管理員審批訂單，廠家送貨，為了加快普通化學品的購買和審批進度，減少人工審批的工作量，對于購買一些常用普通化學品可在系統設置自動免審核通過。

(2) 易制毒訂單。教師提供訂單，廠家確認訂單，學院審批，保衛處審批，資產處審批，廠商送貨。

圖2 訂單審批流程圖

對于普通訂單，資產處管理員對化學品的種類和廠商的相應經營資質進行審核，如有違規銷售情況，資產處管理員將對該訂單予以返回。對于易制毒類訂單，使用教師只能在完成公安局備案的指定廠商購買，用戶持管理平臺上自動生成的“天津大學管制類化學品申購審批單”(一式四份)，到學院、保衛處、資產處完成三級審批后，由資產處到禁毒辦完成備案，方能完成易制毒化學品的購買審批工作。對于用戶所需化學品種類在管理平臺上沒有供貨商提供的特殊情況，經資產處審批后方可另外渠道購買。

考慮到廠商和管理員對訂單審批進度的把握，該系統在訂單審批流程中融合了短信提醒功能[18]。管理平臺內會按照廠商用戶在系統內預留的手機號碼，自動向廠商發送新訂單的審核提醒。短信提醒功能更有效地縮短了訂單審批所需的時間，使實驗室能及時收到所訂化學品。

3.3 化學品的使用、存放與回收

完成化學品的訂單審核后，廠商即可安排給用戶送貨到實驗室，用戶負責對化學品進行驗收。用戶在使用化學品過程中可隨時登錄管理平臺填寫電子使用臺帳，切實保障了化學品的使用與剩余存放的賬賬相符、賬實相符；普通化學品記錄一名使用人，國家管制的化學品登記2名使用人，有效實行了國家文件規范中嚴格要求的“五雙”管理制度。同時，還要求危險化學品的使用單位建立健全相關安全管理制度和事故應急救援預案，為化學品的安全使用提供更強有力的保障。實驗室化學品的使用與存放要符合“天津大學危險化學品安全管理辦法”的相關規定。使用人可通過登錄管理平臺對用完的化學品產生的廢物提出回收申請，經資產處管理員審核通過后便可回收處置。

3.4 化學品的報賬

在報賬環節中，系統應用了最新的加密二維碼技術。凡在管理平臺上購買的化學品，管理平臺上會自動生成與發票唯一對應的一份二維碼清單，用戶直接憑此二維碼和發票到財務處報賬，此項技術的應用不僅簡化流程、節省時間，同時也方便了用戶；未在管理平臺上購買的化學品，購買前須填寫天津大學化學品購買審批單經所在單位和資產處審核完成后，憑發票和購買審批單到財務處報賬。

3.5 廠商的準入與退出

管理平臺歡迎具有相應銷售資質的合格廠商加入平臺，對加入平臺的廠商數量不設定限制。不僅用戶可推薦與其長期合作的廠商，廠商自己也可以自薦加入平臺，只要資質審核通過后并簽訂天津大學實驗室化學品管理平臺網上商城加盟協議書(以下簡稱“協議”)即可進入管理平臺。廠商的資質會定期進行審核，資質審核不合格、信譽不好的廠商將會被強制退出管理平臺。

成功進入管理平臺的廠商會得到天津大學資產處提供的已注冊的賬號。廠商可通過此賬號登錄管理平臺廠商端，編輯廠商相關信息，更新銷售產品目錄等。考慮到更新產品目錄巨大的工作量，天津大學資產處自主研發了銷售產品批量導入功能，有效降低了廠商們的工作量，較大程度上提高了工作效率。

4 化學品管理制度的建設

對于實驗室化學品的管理，天津大學已形成從化學品申購、賬目到回收一整套完善的網絡信息化流程，在流程中對相應的信息有詳細的記錄，比如：化學品的廠商信息、實驗室信息、使用人信息等等，與此相對應的有關化學品管理制度建設也是此項工作順利進行的必備條件。目前，天津大學已頒布了有關化學品管理規章制度，包括天津大學關于劇毒、易制毒化學品管理辦法、天津大學危險化學品安全管理辦法等。同時，天津大學還與廠商之間簽訂了協議，并擬定了天津大學化學品管理平臺廠商行為規范，進一步有效保證了化學品管理工作的順利進行。

5 信息化管理達到的效果

5.1 化學品管理更加規范化

傳統的化學品管理方法已經適應不了當今高校實驗室的管理現狀的需求。管理平臺對化學品的種類、數量、使用存放地點、銷售公司等信息的詳細記載包括使用臺賬的記載，在有效保證了化學品來源的同時，也使化學品的整體使用情況處于一種可查、可控狀態。目前，綜合管理系統在實際應用中已初步實現了其整體的設計理念，使化學品購置管理工作得到規范化、精細化。通過系統自動記錄實驗室購買化學品的相關信息，達到了對化學品從購買到銷毀全過程可追溯的目的，使整個過程形成一整套嚴密的信息化流程。

5.2 嚴格管理，提高安全意識

管理系統的研發與實施，也體現學校對化學品管理的高度重視與關注，將化學品安全管理工作提到了一個重要高度。整個工作的進行，加大了對學校化學品的監管力度，明確實驗室負責人的安全責任，做到了實驗室安全責任層層到位。化學品管理工作的嚴格化，也使在校師生提高了自身安全意識和自我防范能力，有效地保證實驗的安全進行。

5.3 實行有效監督，杜絕違規行為

管理平臺的開發與應用有效地減少了類似未經備案購買劇毒和易制毒化學品等危害在校師生生命安全與身體健康行為的發生。管理平臺積極響應國家的相關規定，有效地避免了危險化學品違章等行為的發生。對于易制毒化學品實行了紙質臺賬與電子臺賬平行進行的管理制度，確保化學品管理工作安全有效地進行。一旦有安全事故發生，管理人員能及時查找出相關信息，提高解決問題的效率。

6 全過程的電子化

作為信息化管理工具，管理平臺具有一個有別于傳統功能的做法即對化學品申購以及后續處理全過程的信息資料電子化管理，可達到相關材料隨時查取、長期保存的目的。例如：實驗室負責人要定期對同學訂購化學試劑的情況進行查看，該項工作即可通過管理平臺實現。同時，管理平臺還增添相關統計功能，可對全校和各學院化學品的購買情況，普通訂單、易制毒訂單的成交情況，以及各廠商的營業情況進行詳細統計，使化學品安全管理工作更有條不紊的進行。

7 結 語

化學品安全管理是高校實驗室管理工作中的一個既復雜又至關重要的內容，直接關系到在校師生的安全。天津大學化學品綜合管理平臺通過記錄實驗室化學品從購買到銷毀全過程，詳細記載了化學品的種類、數量、供應商、以及使用情況等信息，使實驗室的化學品的實時情況處于規范有效地管理和監控，同時也實現了化學品重要信息的電子儲存。該系統的研發和應用有效地降低了工作強度，使化學品管理工作規范、快速、準確地完成，有效地降低了安全事故的發生。要想完全實現化學品的信息化管理，不僅需要不斷地更新和優化系統的各項功能，還需要將管理系統的應用推廣出去，使更多的老師和同學順利地應用該系統，在實踐中不斷地發現問題和解決問題。

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Exploration and Practice of Management Informatization in Chemicals Management of University

LIChun-ge,HEQiang,SUNXiao-zhi

(Office of State-owned Asset and Equipment Management, Tianjin University, Tianjin 300072, China)

With the development of science and technology, as well as an increase in the number of university chemistry labs and chemicals species, the traditional way of chemicals management cannot meet the current needs. In terms of some shortcomings and blind spots of the traditional chemicals management, the chemicals integrated management platform of Tianjin University was designed and developed. The information of whole process of purchase, utilization, storage and recovery chemicals were recorded in detail through this system. The information management，standardization management and delicacy management of chemicals in university were achieved by this method. The establishment of the platform has important implications for completing authorities requirements about chemicals management.

chemicals management; management informatization; standardization management; system construction

2015-05-25

李春鴿(1987-)，男，河北唐山人，碩士，研究實習員，技術安全科科員，主要研究方向：實驗室化學品審批及實驗室安全管理。

Tel.：022-27406283；E-mail：lichunge12345@126.com

X 931.0；G 642.0

A

1006-7167(2016)03-0290-04