淺談高校人事檔案管理方式創新

劉曉麗

【摘要】創新是人事檔案管理與時代接軌的必然要求，深入認識到只有迎接挑戰、抓住機遇，并運用先進技術才能促進檔案管理技術的創新。創新人事檔案管理，必須從細節開始創新;發揮主觀能動性，運用擁有專業知識的人才推動人事檔案管理的發展;確立正確意識、工作目標和工作機制等。

【關鍵詞】高校;人事檔案;創新

一、高校人事檔案管理的現狀

隨著我國政治體制改革和高等人事制度改革的不斷深入，高校人事檔案管理顯得日益重要，改革的需求也迫在眉睫。然而，目前高校人事檔案管理存在著各種各樣的問題，如，從事高校人事檔案管理的工作人員缺乏檔案意識、缺乏專業素養，高校檔案管理缺乏資金設備，管理缺乏規范性、秩序性，管理方式和模式傳統而落后，缺乏靈活性等。高校人事檔案管理的現有模式已經很難滿足當前的需求了，因此，本文擬從以下幾個方面提出一些高校人事檔案管理的創新路徑，希望對目前高校人事檔案管理存在問題的改進有借鑒意義。

二、高校人事檔案管理的創新路徑

1、人才培養體系科學合理化

高校人事檔案管理人員素質的高低是高效管理的保證。要從根本上解決目前高校人事檔案管理的各項問題，必須培養出素質高、能力強、專業知識過硬的人才和儲備人才。首先，要嚴格規范高校人事檔案管理人員的檔案意識、法律意識。從事高校人事檔案管理人員要嚴格遵守人事檔案相關的法規、政策，健全民主法制觀念，不得以非法方式、方法利用高校人事檔案信息，還要注意保護好個人隱私，不得利用職務之便隨便透漏個人隱私信息。這是從事高校人事檔案管理的基本素質。其次，注意培養高校人事檔案管理人員的信息整理和搜集能力。搜集人事檔案時要注意搜集范圍的廣泛性，檔案材料的連續性，檔案材料之間的聯系性;整理檔案材料時要注意材料信息的準確性、真實性。最后，定期對高校人事檔案管理人員進行培訓，提供最新的信息管理知識和技術、最新的檔案整理方法、最成熟的檔案管理體系供工作人員學習、借鑒，從而保證工作人員業務素質的不斷提高，高從而促進高校人事檔案管理方法的日益成熟，高校綜合管理的日益完善。

2、檔案收集管理規范有序化

目前，高校人事檔案管理存在著檔案收集管理不規范的問題，如，紙質檔案大小不一，信息不全，“人檔不一”情況嚴重，檔案順序混亂，查詢困難，容易遺失等等。針對以上情況，高校人事檔案管理部門可以通過使檔案收集管理規范有序化來改善這類問題。首先，科學分類，編排有序。改革開放以來，我國大部分高校人事檔案管理由干部檔案、工人檔案、學生檔案逐步轉變為管理人員、專業技術人員和工勤人員等三類形式。因此，檔案管理人員應以這三類為依據對人事檔案進行編排、整理，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，達到完整、真實、精煉、實用的要求。其次，規范檔案收集管理要求，做到統一規范，科學管理。具體做到：明確人事檔案紙張大小，明確人事檔案各項順序，明確人事檔案編排規則，明確人事檔案的更新、修正原則，給定人事檔案規范樣本等供工作人員學習、借鑒。通過這兩個方法，可以有效地將人事檔案的管理引向更加規范化、有序化的道路，方便高校人事檔案的存儲、檢索和備案。

3、人事檔案管理電子信息化

隨著信息化時代的來臨，大數據成為了時代的潮流和要求，舊有的高校人事檔案管理模式已經難以滿足大數據時代的要求了。大數據時代背景下，信息總量變大，信息更新速度變快，信息傳播速度也快，這就要求高校人事檔案管理部門建立起一套完善的人事檔案信息數據庫。這種電子信息數據庫的操作要領在于更好地利用計算機網絡技術和信息技術，通過數據網絡實現對人事檔案信息管理與數據共享。該類電子信息數據庫對信息管理者、信息被管理者、信息使用者都非常方便。對于信息管理者來說，不用反復整理紙質資料，信息錄入以后隨時可以更改、隨時可以更新、隨時可以檢索，信息儲存在電子信息庫中更減少了紙質檔案的磨損、消耗，還可以減少信息傳播的速度，方便了不同部門之間信息的交接，大大提高了工作效率，減少了工作成本。對于被管理者和信息利用者來說，可以通過網上數據平臺申請信息更新，檢查信息完整性，查詢相關信息等，減少了更新信息、檢索信息的時間成本。人事檔案管理電子信息化既是大數據時代的客觀要求，也是提高人事檔案管理效率的必經之路，更是高校綜合管理模式改革的題中之義。

三、總結

創新必須是為提高高校人事檔案管理效率而創新，不是為了創新而創新。此外，要注意正確對待借鑒其他高校人事檔案管理模式和改善本校人事檔案管理模式之間的問題。借鑒不是照搬，借鑒不是抄襲，而是要結合自身的優勢，用外校管理模式的優勢彌補本校管理模式的劣勢，找到適合本校發展的檔案管理路徑，創造出多元的管理模式。因此，高校人事檔案管理要突破舊有模式、取得重大改革成效，必須具備多元管理模式理念，發揮創造性思維，尋找到適合本校的人事檔案管理方式。

【參考文獻】

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