檔案管理開拓新藍海

文 | 本刊記者 石菲

檔案管理開拓新藍海

文 | 本刊記者 石菲

上海東方明珠廣播電視塔是上海的標志性文化景觀之一，塔高約468米。該建筑于1991年7月興建，1995年5月投入使用，承擔上海6套無線電視發射業務，地區覆蓋半徑80公里。這座上海第一幢超高層建筑在設計之初對于建設高度一致存在爭論，在調閱了大量氣象檔案，仔細判斷了風級等因素后，最終確定了468米的建設高度。

除了提供數據參考，檔案還能發揮其他作用。

2009年6月27日清晨5時30分左右，上海閔行區蓮花南路、羅陽路口西側“蓮花河畔景苑”小區內一棟在建的13層住宅樓全部倒塌。事故發生后，輿論普遍認為是施工方偷工減料造成了此次事故。在聯合調查組對建筑商進行的審計中，根據建筑商提供的檔案資料，證明了其進貨材料和渠道的合法，排除了責任。

檔案一直存在于人們生活之中，但是似乎檔案只存在于老舊的檔案室里，離人們的生活比較遙遠。近年來，隨著國家相關法律法規的相繼出臺，大數據的價值也讓人們對檔案的挖掘越來越重視，越來越多的人將目光投注到檔案管理市場。

用檔案創造價值

在國內綜合檔案管理系統領域，歷時25周年，投資3個億，東軟一直處于先行者及領導者地位。

東軟集團副總裁兼軟件產品事業部總經理祖凌宇博士非常看好檔案管理市場。他表示，隨著2011年國家檔案局發布《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（9號令），2013年發布《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》（10號令），標志著國家對檔案管理的要求進一步提高。不管是省級、市級、縣級的檔案館都要滿足檔案系統的合規性要求。另一方面，檔案變得越來越有價值，不少城市的限購政策需要在買房、買車前查閱檔案確保購買者符合資格，人們生活中對檔案的需求越來越大。而隨著大數據分析等技術的進一步加強，從檔案中發掘新價值也成為很多企業的新需求。

自上世紀80年代以來，我國的檔案信息化事業經歷了最初的計算機輔助檔案管理階段、雙套制下的檔案信息管理階段以及如今的電子文件管理階段，但無論是哪個階段的發展，檔案信息化事業都離不開管理軟件的開發與建設，數據庫的開發與進步。檔案信息資源管理軟件作為檔案信息化建設的鏈條，串聯起了檔案信息化建設生命周期的各個環節，成為檔案管理信息化的軸心。

據統計，我國“十一五”末館藏檔案已達到39264萬卷（件）。隨著社會活動快速加強、信息化日益普遍，移動互聯、社交網絡、電子商務大大拓展了網絡的疆界和應用領域。我國的檔案數據廣泛存在于政府、企業的各行各業。檔案大數據時代已經到來。

檔案管理分為三個階段，第一階段是在2005年前后的數據檔案時代，2015年的信息檔案時代，現在則迎來了知識檔案時代。

為此，東軟特地提出了檔案管理系統的“大檔案”概念，其內涵包括各種業務來源的數據和各種類型的電子文件，將這些檔案縱向進行數據集成，橫向進行應用集成。并將其與資產管理等其他信息系統相結合，形成多渠道知識利用，讓檔案大數據產生價值。

安全是重中之重

祖凌宇表示，在檔案管理中安全是重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴峻的狀態。

而安全也是東軟綜合檔案管理系統最重視的方面。每當檔案被瀏覽、打印、下載時，系統會根據不同時間、登錄的不同ID，為所查閱的圖片、文檔等添加動態水印，如果檔案發生泄密，可以很容易追溯到泄密的源頭。

此外，東軟綜合檔案管理系統還采用了OFD標準格式。OFD是由工業和信息化部軟件司牽頭中國電子技術標準化研究院成立的版式編寫組制定的版式文檔國家標準，屬于中國的一種自主格式。

祖凌宇表示，東軟在檔案領域多年來在安全、規范方面做了很多的工作，并且通過先進的信息技術促進檔案管理的優化和轉型，引領檔案管理信息化的發展。未來，還將通過不斷的融合和跨越，為用戶量身打造適合企業自身檔案業務特點及未來業務擴展需要的卓越檔案管理軟件產品，堅持用軟件為客戶創造價值。

東軟綜合檔案管理系統最新版本SEAS8.0是凝聚東軟二十多年檔案信息資源管理研究與實踐成果的新一代檔案管理平臺，集安全、規范、智能與可擴展性等優點于一身，擁有強大的跨平臺優勢，不僅對檔案業務環節全生命周期進行實時管理，而且全面支撐檔案監督指導評價等檔案管理工作；不僅支持所有主流的瀏覽器、中間件、數據庫,而且支持全面國產化的軟硬件；不僅可以實現企業數字檔案館的核心功能并建設檔案門戶，滿足檔案“收集、管理、保存、利用”的主線業務，而且保證檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，為日常檔案管理工作的質量效率提升提供數字檔案一體化平臺支撐。

二十多年來，東軟在檔案信息化領域專注耕耘，積極參與國家檔案局組織的“智慧檔案研討”、“數字檔案館（室）建設指南研討”、“電子檔案管理系統通用功能需求研討”等，研制了國家檔案局“國家電子文件支撐系統平臺”（一、二、三期），承擔了核高基課題“基于國產CPU/ OS的數字檔案信息系統應用研究及示范工程”，協助編制了多個國家檔案管理標準、規范、制度，為檔案管理的安全性、規范化作出了重大的貢獻。

東軟在檔案領域的客戶遍布政府（檔案局館、社保、財稅、公檢法等）、央企國企、大型企業、能源電力、金融、軍工等多個領域，已經累計為數千家客戶提供檔案信息化及咨詢類服務。東軟在國內首家推出完全BS架構的檔案管理產品，采用純JAVA技術開發，引領了檔案管理軟件的發展進步潮流。SEAS8.0作為主打產品，更是一經推出就快速在中國市場及廣大客戶群中取得積極的反饋和高度的行業認可，為北京檔案局、華潤集團、國藥集團、南方電網、民生銀行等提供覆蓋全國的集中式、強管控檔案數據管理平臺，管理數百萬冊、數千萬頁的檔案。

此外，東軟的全智能檔案管理系統還加入了智能化元素，如可根據監控自動調節庫房的溫濕度，以及根據領導、管理員、員工的不同興趣點和不同權限進行定制推送等。