對(duì)新時(shí)期人事檔案管理優(yōu)化的思考

朱金虎/新疆維吾爾自治區(qū)黨委辦公廳干部教育中心

對(duì)新時(shí)期人事檔案管理優(yōu)化的思考

朱金虎/新疆維吾爾自治區(qū)黨委辦公廳干部教育中心

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的深入，我國(guó)的人事勞動(dòng)關(guān)系逐漸從政治關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)關(guān)系，從行政隸屬關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系，現(xiàn)有的人事檔案工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)的變化和需求，因此，對(duì)新時(shí)期人事檔案管理優(yōu)化的思考就顯得尤為重要。

人事檔案管理信息化歸檔處理；人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

我國(guó)的人事檔案工作經(jīng)過幾十年的發(fā)展，取得了較大的成就，建立了初具規(guī)模的干部檔案、企業(yè)職工檔案及學(xué)生檔案的全國(guó)人事檔案工作管理體系。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的深入，我國(guó)的人事勞動(dòng)關(guān)系逐漸從政治關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)關(guān)系，從行政隸屬關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降鹊钠跫s關(guān)系，現(xiàn)有的人事檔案工作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)的變化和需求。

一、人事檔案管理概述

1.人亊檔案管理體制。進(jìn)行有效的人事檔案管理活動(dòng)，必須建立完整的檔案管理體制。目前，國(guó)家規(guī)定的人事檔案管理體制必須包含以下9點(diǎn)內(nèi)容：（1）管理人事檔案的目的；（2）使用范圍，適用于公司和全國(guó)各辦亊處及機(jī)構(gòu)；（3）人事檔案分類；（4）人事檔案的歸檔；（5）對(duì)人事檔案進(jìn)行考察核對(duì)；（6）轉(zhuǎn)移人事檔案；（7）利用人事檔案；（8）利用人事檔案辦理相關(guān)手續(xù)；（9）人事檔案保密相關(guān)規(guī)定和保存期限規(guī)定。

2.人事檔案管理辦法。管理部門為了加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理工作，提髙檔案管理水平，在管理體制的規(guī)定下，做出了許多的管理辦法，加強(qiáng)了對(duì)人事檔案的安全管理。具體的管理辦法有：第一，對(duì)人事檔案實(shí)行集中管理，使用專業(yè)管理員進(jìn)行管理；第二，首先保護(hù)人事檔案，其次對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔和注冊(cè)，便于有關(guān)部門進(jìn)行人員査閱等；第三，整理人事檔案；第四，根據(jù)人員的相關(guān)變動(dòng)，對(duì)人事檔案及時(shí)地做出補(bǔ)充；第五，人亊檔案的保管。

二、人事檔案管理優(yōu)化配置的機(jī)遇

1.事業(yè)單位人事制度改革逐漸提速。我國(guó)目前有100余萬(wàn)家不同類型的事業(yè)單位，其改革牽動(dòng)了數(shù)千萬(wàn)“事業(yè)人”的切身利益，如何合理有序、公平公正地分類改革，是一件具有挑戰(zhàn)性的工作。“甩掉兩頭、留下中堅(jiān)”為三類事業(yè)單位改革的主要思路。

2.國(guó)家公務(wù)員考核規(guī)定的發(fā)布。國(guó)家公務(wù)員也開始實(shí)行考核和公開辭退制度，中國(guó)國(guó)家公務(wù)員局2008年12月2日發(fā)布《公務(wù)員考核規(guī)定（試行）第三章第十七條規(guī)定：“對(duì)于連續(xù)兩年年度考核被確定為不稱職等次的，予以辭退”。與此同時(shí)，各級(jí)政府也相應(yīng)地出臺(tái)了公務(wù)員考核的地方規(guī)定。隨著人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實(shí)績(jī)考核、引咎辭職等新舉措不斷出現(xiàn)，人才的競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制正在形成。

3.人事派遣的出現(xiàn)。人事派遣最顯著的特點(diǎn)是“人”與“才”的分離，即人屬于人才派遣機(jī)構(gòu)，而才為用人單位所用。人才派遣也具有法制性、專業(yè)化等特點(diǎn)，人事派遣的出現(xiàn)使得個(gè)人進(jìn)一步脫離單位，成為真正的“社會(huì)人”。

4.人才市場(chǎng)異常活躍。隨著人才流動(dòng)的日益頻繁，全國(guó)各地，特別是大中城市的人才市場(chǎng)相當(dāng)活躍。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、人才市場(chǎng)中介服務(wù)機(jī)構(gòu)從業(yè)人員數(shù)量迅速增長(zhǎng)，人才信息數(shù)據(jù)庫(kù)、人事代理、人才派遣、人事外包等現(xiàn)代服務(wù)方式發(fā)展迅猛。

三、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案歸檔內(nèi)容有待統(tǒng)一、完善。一是歸檔材料內(nèi)容更新不及時(shí)。二是歸檔材料內(nèi)容不完整、不真實(shí)、不清楚，上交歸檔材料不全面，對(duì)隨時(shí)產(chǎn)生的檔案材料不能做到及時(shí)歸檔，甚至出現(xiàn)前后矛盾。三是歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一。四是歸檔材料內(nèi)容書寫不規(guī)范、字跡潦草模糊不清，或用質(zhì)量低劣的純藍(lán)墨水或圓珠筆書寫，甚至還有用鉛筆書寫的。

2.檔案部門管理缺位。在實(shí)際工作中，人事檔案的管理部門都是組織和人事部門，即使是在流動(dòng)人員檔案實(shí)行社會(huì)化管理中，其負(fù)責(zé)部門仍是隸屬與組織和人事部門的人才流動(dòng)中心，檔案部門一直被關(guān)在門外，而這也是在所有的專門檔案管理中，檔案部門唯一“缺席”的一類。而在新興的個(gè)人信用檔案和個(gè)人健康檔案的管理中，無(wú)論是政策的制定，管理的實(shí)施和監(jiān)督各個(gè)環(huán)節(jié)中，這種現(xiàn)象也沒有得到有效改善，由此造成的后果是很嚴(yán)重的。

3.缺乏完善的法律體系支撐。我國(guó)目前仍沒有制定專門的《個(gè)人信息法》，個(gè)人信用在收集和利用的過程中容易發(fā)生各種糾紛；更重要的是缺少個(gè)人信息權(quán)利、隱私權(quán)方面的法律法規(guī)，這使得我們?cè)谔接懭耸聶n案開放式管理模式時(shí)，缺少有效的法律依據(jù)，同時(shí)也為權(quán)限的設(shè)置形成了難題。

4.檔案管理隊(duì)伍專業(yè)水平參差不齊。現(xiàn)階段，人事檔案管理隊(duì)伍中仍存在著人員編制不足、隊(duì)伍不穩(wěn)定、管理人員素質(zhì)不高等問題。究其原因，主要在以下兩個(gè)方面：一是社會(huì)對(duì)檔案管理專業(yè)的認(rèn)知不足，導(dǎo)致各個(gè)大學(xué)中關(guān)于檔案的專業(yè)較少；二是高素質(zhì)的檔案管理人才供不應(yīng)求，導(dǎo)致人事檔案管理隊(duì)伍中缺乏相應(yīng)的人才。

5.信息化水平較低。當(dāng)前是信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，但很多單位人事檔案管理基本方法仍然是查閱原始檔案資料、翻閱紙質(zhì)檔案，大量的檔案資料沒有進(jìn)行信息化歸檔處理。在未來(lái)的人事檔案管理發(fā)展中，電子檔案是其發(fā)展方向。利用電子檔案對(duì)人事檔案進(jìn)行管理可以使管理工作簡(jiǎn)單化，檔案的管理質(zhì)量也將大大提高。

四、人事檔案管理優(yōu)化方案與建議

1.完善人事檔案歸檔制度，健全人事檔案歸檔內(nèi)容。應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立健全人事檔案材料歸檔制度，明確歸檔材料內(nèi)容、范圍、要求及歸檔程序，及時(shí)捕捉人事檔案歸檔材料的信息資源。

完善和規(guī)范人事檔案材料是提高人事檔案質(zhì)量的保證，只有歸檔材料完整、齊全、符合規(guī)定，才能如實(shí)反映職工的全貌，才能更好地發(fā)揮人事檔案的憑證和參考作用，才能使人事檔案在人事管理工作中的重要作用得到充分發(fā)揮。

2.建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)檔案部門在人力資源管理中的地位，建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。建立健全專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，并盡快地對(duì)其進(jìn)行定位，特別是在大力實(shí)施人才興國(guó)發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)人事檔案管理進(jìn)行改革的過程中，建立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)是當(dāng)務(wù)之急。

3.加快相關(guān)法律制度建設(shè)的進(jìn)程。專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)除了強(qiáng)調(diào)對(duì)文件的保管，更要強(qiáng)調(diào)對(duì)人事檔案信息的開發(fā)和利用，保管工作只是其基本職能之一。如何對(duì)信息進(jìn)行合理和有效的開發(fā)，才是管理機(jī)構(gòu)的最重要的職能。因此，要注重對(duì)利用權(quán)限的設(shè)置，使得在利用過程中，既保護(hù)個(gè)人的政治權(quán)利，又能發(fā)揮其服務(wù)性。

4.提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。檔案管理隊(duì)伍不但要具備過硬的專業(yè)知識(shí)體系，同時(shí)還必須要掌握應(yīng)用信息化檔案管理的相關(guān)方法。這就需要加大培訓(xùn)教育力度，切實(shí)提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)。要嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定配置充足的專職檔案管理人員，通過專業(yè)培訓(xùn)以及委派學(xué)習(xí)等方法，不斷更新檔案管理人員的知識(shí)體系。與此同時(shí)，建立健全檔案管理人員的職稱待遇與晉升體系，推動(dòng)人事檔案管理工作的常態(tài)化發(fā)展，真正打造一支精干穩(wěn)定、具有現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)、敬業(yè)愛崗、綜合素質(zhì)過硬、責(zé)任心強(qiáng)以及思想政治可靠的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。

5.提升人事檔案管理信息化水平。信息化技術(shù)對(duì)檔案實(shí)施編目、管理、儲(chǔ)存以及檢索是未來(lái)人事檔案管理工作的發(fā)展方向。這就需要提升人事檔案管理干部的信息化水平。一是要加大專業(yè)培訓(xùn)教育力度，切實(shí)提升檔案管理人員的自動(dòng)化操作能力。二是要改革創(chuàng)新檔案管理技術(shù)手段，切實(shí)提升利用效率。人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極摸索新的檔案管理方法，充分利用掃描儀、電腦等信息化設(shè)施，將圖片、文字等檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，構(gòu)建一套健全的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理更為準(zhǔn)確、及時(shí)、便捷。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理工作必須要正視當(dāng)前存在的不足，通過深層次的分析，在觀念、體系以及人才等各個(gè)方面進(jìn)行不斷地更新，制定對(duì)應(yīng)的優(yōu)化方案，努力探索現(xiàn)代化的檔案管理模式，人事檔案才能真正實(shí)現(xiàn)為科學(xué)挖掘、客觀評(píng)價(jià)以及公正使用人才提供檔案資料的目標(biāo)。