對新時期人事檔案管理優化的思考

朱金虎/新疆維吾爾自治區黨委辦公廳干部教育中心

對新時期人事檔案管理優化的思考

朱金虎/新疆維吾爾自治區黨委辦公廳干部教育中心

隨著市場經濟改革的深入，我國的人事勞動關系逐漸從政治關系轉變為經濟關系，從行政隸屬關系轉變為平等的契約關系，現有的人事檔案工作已遠遠不能適應社會的變化和需求，因此，對新時期人事檔案管理優化的思考就顯得尤為重要。

人事檔案管理信息化歸檔處理；人事檔案數據庫系統

我國的人事檔案工作經過幾十年的發展，取得了較大的成就，建立了初具規模的干部檔案、企業職工檔案及學生檔案的全國人事檔案工作管理體系。隨著市場經濟改革的深入，我國的人事勞動關系逐漸從政治關系轉變為經濟關系，從行政隸屬關系轉變為平等的契約關系，現有的人事檔案工作已遠遠不能適應社會的變化和需求。

一、人事檔案管理概述

1.人亊檔案管理體制。進行有效的人事檔案管理活動，必須建立完整的檔案管理體制。目前，國家規定的人事檔案管理體制必須包含以下9點內容：（1）管理人事檔案的目的；（2）使用范圍，適用于公司和全國各辦亊處及機構；（3）人事檔案分類；（4）人事檔案的歸檔；（5）對人事檔案進行考察核對；（6）轉移人事檔案；（7）利用人事檔案；（8）利用人事檔案辦理相關手續；（9）人事檔案保密相關規定和保存期限規定。

2.人事檔案管理辦法。管理部門為了加強對人事檔案的管理工作，提髙檔案管理水平，在管理體制的規定下，做出了許多的管理辦法，加強了對人事檔案的安全管理。具體的管理辦法有：第一，對人事檔案實行集中管理，使用專業管理員進行管理；第二，首先保護人事檔案，其次對人事檔案進行歸檔和注冊，便于有關部門進行人員査閱等；第三，整理人事檔案；第四，根據人員的相關變動，對人事檔案及時地做出補充；第五，人亊檔案的保管。

二、人事檔案管理優化配置的機遇

1.事業單位人事制度改革逐漸提速。我國目前有100余萬家不同類型的事業單位，其改革牽動了數千萬“事業人”的切身利益，如何合理有序、公平公正地分類改革，是一件具有挑戰性的工作。“甩掉兩頭、留下中堅”為三類事業單位改革的主要思路。

2.國家公務員考核規定的發布。國家公務員也開始實行考核和公開辭退制度，中國國家公務員局2008年12月2日發布《公務員考核規定（試行）第三章第十七條規定：“對于連續兩年年度考核被確定為不稱職等次的，予以辭退”。與此同時，各級政府也相應地出臺了公務員考核的地方規定。隨著人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措不斷出現，人才的競爭擇優和正常流動機制正在形成。

3.人事派遣的出現。人事派遣最顯著的特點是“人”與“才”的分離，即人屬于人才派遣機構，而才為用人單位所用。人才派遣也具有法制性、專業化等特點，人事派遣的出現使得個人進一步脫離單位，成為真正的“社會人”。

4.人才市場異常活躍。隨著人才流動的日益頻繁，全國各地，特別是大中城市的人才市場相當活躍。人才服務機構、人才市場中介服務機構從業人員數量迅速增長，人才信息數據庫、人事代理、人才派遣、人事外包等現代服務方式發展迅猛。

三、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案歸檔內容有待統一、完善。一是歸檔材料內容更新不及時。二是歸檔材料內容不完整、不真實、不清楚，上交歸檔材料不全面，對隨時產生的檔案材料不能做到及時歸檔，甚至出現前后矛盾。三是歸檔材料規格不統一。四是歸檔材料內容書寫不規范、字跡潦草模糊不清，或用質量低劣的純藍墨水或圓珠筆書寫，甚至還有用鉛筆書寫的。

2.檔案部門管理缺位。在實際工作中，人事檔案的管理部門都是組織和人事部門，即使是在流動人員檔案實行社會化管理中，其負責部門仍是隸屬與組織和人事部門的人才流動中心，檔案部門一直被關在門外，而這也是在所有的專門檔案管理中，檔案部門唯一“缺席”的一類。而在新興的個人信用檔案和個人健康檔案的管理中，無論是政策的制定，管理的實施和監督各個環節中，這種現象也沒有得到有效改善，由此造成的后果是很嚴重的。

3.缺乏完善的法律體系支撐。我國目前仍沒有制定專門的《個人信息法》，個人信用在收集和利用的過程中容易發生各種糾紛；更重要的是缺少個人信息權利、隱私權方面的法律法規，這使得我們在探討人事檔案開放式管理模式時，缺少有效的法律依據，同時也為權限的設置形成了難題。

4.檔案管理隊伍專業水平參差不齊?，F階段，人事檔案管理隊伍中仍存在著人員編制不足、隊伍不穩定、管理人員素質不高等問題。究其原因，主要在以下兩個方面：一是社會對檔案管理專業的認知不足，導致各個大學中關于檔案的專業較少；二是高素質的檔案管理人才供不應求，導致人事檔案管理隊伍中缺乏相應的人才。

5.信息化水平較低。當前是信息技術高速發展的時代，但很多單位人事檔案管理基本方法仍然是查閱原始檔案資料、翻閱紙質檔案，大量的檔案資料沒有進行信息化歸檔處理。在未來的人事檔案管理發展中，電子檔案是其發展方向。利用電子檔案對人事檔案進行管理可以使管理工作簡單化，檔案的管理質量也將大大提高。

四、人事檔案管理優化方案與建議

1.完善人事檔案歸檔制度，健全人事檔案歸檔內容。應根據實際情況，建立健全人事檔案材料歸檔制度，明確歸檔材料內容、范圍、要求及歸檔程序，及時捕捉人事檔案歸檔材料的信息資源。

完善和規范人事檔案材料是提高人事檔案質量的保證，只有歸檔材料完整、齊全、符合規定，才能如實反映職工的全貌，才能更好地發揮人事檔案的憑證和參考作用，才能使人事檔案在人事管理工作中的重要作用得到充分發揮。

2.建立專門的人事檔案管理機構。應該進一步強調檔案部門在人力資源管理中的地位，建立專門的人事檔案管理機構。建立健全專門的人事檔案管理機構，并盡快地對其進行定位，特別是在大力實施人才興國發展戰略，對人事檔案管理進行改革的過程中，建立專門的人事檔案管理機構是當務之急。

3.加快相關法律制度建設的進程。專門的人事檔案管理機構除了強調對文件的保管，更要強調對人事檔案信息的開發和利用，保管工作只是其基本職能之一。如何對信息進行合理和有效的開發，才是管理機構的最重要的職能。因此，要注重對利用權限的設置，使得在利用過程中，既保護個人的政治權利，又能發揮其服務性。

4.提升檔案管理隊伍的綜合素質。檔案管理隊伍不但要具備過硬的專業知識體系，同時還必須要掌握應用信息化檔案管理的相關方法。這就需要加大培訓教育力度，切實提升檔案管理隊伍的專業水平與綜合素質。要嚴格按照有關規定配置充足的專職檔案管理人員，通過專業培訓以及委派學習等方法，不斷更新檔案管理人員的知識體系。與此同時，建立健全檔案管理人員的職稱待遇與晉升體系，推動人事檔案管理工作的常態化發展，真正打造一支精干穩定、具有現代化技術知識、敬業愛崗、綜合素質過硬、責任心強以及思想政治可靠的復合型檔案管理隊伍。

5.提升人事檔案管理信息化水平。信息化技術對檔案實施編目、管理、儲存以及檢索是未來人事檔案管理工作的發展方向。這就需要提升人事檔案管理干部的信息化水平。一是要加大專業培訓教育力度，切實提升檔案管理人員的自動化操作能力。二是要改革創新檔案管理技術手段，切實提升利用效率。人事檔案管理部門應當積極摸索新的檔案管理方法，充分利用掃描儀、電腦等信息化設施，將圖片、文字等檔案資料轉變成數據資料，構建一套健全的人事檔案數據庫系統，真正實現人事檔案管理更為準確、及時、便捷。

五、結束語

綜上所述，人事檔案管理工作必須要正視當前存在的不足，通過深層次的分析，在觀念、體系以及人才等各個方面進行不斷地更新，制定對應的優化方案，努力探索現代化的檔案管理模式，人事檔案才能真正實現為科學挖掘、客觀評價以及公正使用人才提供檔案資料的目標。