檔案館危機(jī)管理初探

楊錦錦

21世紀(jì)，我們進(jìn)入了信息時(shí)代。信息技術(shù)的日新月異，使人們享受到了信息化帶來(lái)的巨大便利。而作為信息時(shí)代準(zhǔn)確信息的可靠來(lái)源，檔案館也無(wú)法避免各種危機(jī)的困擾。種種跡象表明，危機(jī)管理已經(jīng)開(kāi)始引起社會(huì)各界的重視。檔案館作為一個(gè)生長(zhǎng)著的有機(jī)體、社會(huì)構(gòu)成的重要組成部分、一個(gè)對(duì)外開(kāi)放的公共場(chǎng)所，面對(duì)外部環(huán)境的不確定性和危機(jī)爆發(fā)引起的不可測(cè)的后果，很可能給檔案館的形象、聲譽(yù)等帶來(lái)巨大損失，使檔案學(xué)的學(xué)科地位繼續(xù)邊緣化，不利于學(xué)科發(fā)展和檔案人職業(yè)地位的提升。因此，進(jìn)行檔案館危機(jī)管理研究勢(shì)在必行。

一、目前主要存在的檔案館危機(jī)

檔案館作為一個(gè)公共場(chǎng)所，它的服務(wù)范圍、服務(wù)對(duì)象都是廣泛的社會(huì)群體，一旦危機(jī)發(fā)生或者突發(fā)事件到來(lái)時(shí)不能及時(shí)采取應(yīng)急方案，造成的破壞和影響將十分巨大。目前主要存在的檔案館危機(jī)有：第一，服務(wù)危機(jī)。由于經(jīng)費(fèi)緊張，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式和服務(wù)手段不能適應(yīng)社會(huì)變革的需要，在很大程度上制約了檔案館服務(wù)職能的發(fā)揮。檔案館提供的服務(wù)和讀者利用之間存在信息不對(duì)稱的情況，很多讀者對(duì)檔案館的服務(wù)項(xiàng)目諸如查閱政府公開(kāi)信息等項(xiàng)目知之甚少。另外，由于財(cái)政支出不足造成的另一個(gè)后果就是檔案館服務(wù)職能的弱化。

第二，人才危機(jī)。在我國(guó)，由于種種原因，檔案館人才的專業(yè)化程度并不高，在很多人的印象中，檔案館是為領(lǐng)導(dǎo)或引進(jìn)人才安置家屬的地方，甚至是“老弱病殘的收容所”，雖然此言有失偏頗，卻也說(shuō)明了專業(yè)人才的缺乏。另外，由于社會(huì)大環(huán)境的影響，檔案從業(yè)人員的社會(huì)地位不高，經(jīng)濟(jì)收入和其他行業(yè)相比也存在差距，這些都造成了人員構(gòu)成中專業(yè)人才匱乏，而本專業(yè)的畢業(yè)生也很少有人愿意直接選擇到檔案館工作。

第三，自然危機(jī)。自然危機(jī)主要是指自然災(zāi)害對(duì)圖書館的影響，包括火災(zāi)、地震、大規(guī)模爆發(fā)的流行性疾病等突發(fā)事件。自然災(zāi)害雖然并非由人力可以控制，但通過(guò)制定嚴(yán)格的危機(jī)應(yīng)急預(yù)案和恢復(fù)預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)日常管理的重視，則可以盡量降低災(zāi)害對(duì)檔案館的影響。

第四，技術(shù)危機(jī)。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字圖書館的出現(xiàn)和發(fā)展，不僅拓寬了檔案館服務(wù)的范圍和渠道，也在一定程度上減輕了檔案員的工作量和負(fù)擔(dān)，甚至由于數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，降低了資金和管理壓力，也使利用更加方便。但是“福兮禍之所伏”，在我們享受技術(shù)進(jìn)步帶來(lái)的便利時(shí)，不得不面對(duì)的另一個(gè)問(wèn)題是，隨著新技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，尤其是網(wǎng)絡(luò)的普及，系統(tǒng)將面臨黑客攻擊、病毒感染等網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，館藏資源面對(duì)著被非法竊取盜用的危險(xiǎn)；同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步速度以指數(shù)計(jì)，快速更新的軟硬件設(shè)備又增加了日常管理的難度和資金壓力。

二、我國(guó)檔案館危機(jī)管理存在的問(wèn)題

第一，危機(jī)意識(shí)亟待加強(qiáng)。危機(jī)意識(shí)是防御危機(jī)的前提和保障，在危機(jī)管理過(guò)程中，比危機(jī)處理更重要的毫無(wú)疑問(wèn)應(yīng)該是危機(jī)的防范。在日常管理中加強(qiáng)對(duì)危機(jī)意識(shí)的培養(yǎng)，使館員和管理者都樹(shù)立危機(jī)意識(shí)，是應(yīng)對(duì)危機(jī)的第一道防線，也只有具備了危機(jī)意識(shí)，才能及時(shí)對(duì)潛在危機(jī)和危機(jī)征兆做出反應(yīng)，進(jìn)而做好預(yù)防危機(jī)的準(zhǔn)備。

第二，行業(yè)協(xié)會(huì)的管理協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不夠。

第三，缺乏危機(jī)總結(jié)評(píng)估制度。危機(jī)的防御是危機(jī)管理的重點(diǎn)，但危機(jī)的解除卻并不意味著危機(jī)管理過(guò)程的終結(jié)。如果只是滿足于對(duì)一次次危機(jī)的解決，而忽視了對(duì)危機(jī)處理的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和產(chǎn)生危機(jī)的原因分析，并從中吸取教訓(xùn)，就會(huì)造成頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，疲于奔命的情形，對(duì)檔案館管理理論和實(shí)踐也不能起到經(jīng)驗(yàn)借鑒和理論總結(jié)升華的作用。良好的危機(jī)總結(jié)評(píng)估不僅有助于避免類似危機(jī)事件的產(chǎn)生，也能夠?yàn)橛行У刂贫n案館危機(jī)管理計(jì)劃提供案例支持和實(shí)證成果。

三、應(yīng)對(duì)檔案館危機(jī)管理的舉措

對(duì)檔案館危機(jī)管理的探討，具體來(lái)說(shuō)應(yīng)該包括但不限于以下幾方面：

第一，“做而論道”代替“坐而論道”。重視實(shí)證研究，理論研究和實(shí)證研究并重。只有實(shí)證分析沒(méi)有理論探討的研究必然無(wú)法邁向新的高度，得出理性的結(jié)論進(jìn)而指導(dǎo)實(shí)踐；而在忽視實(shí)證分析的研究過(guò)程中，理論也終將成為無(wú)源之水、無(wú)本之木。

第二，博觀約取，化為己用。危機(jī)管理理論在企業(yè)管理、公共管理等領(lǐng)域中的研究起步早、發(fā)展快，已經(jīng)形成比較成熟的研究體系。因此，在檔案危機(jī)管理研究中，可以跳出學(xué)科的界限，博采各家之長(zhǎng)，融入到檔案館學(xué)危機(jī)管理研究之中。

第三，平衡發(fā)展，術(shù)亦有攻。今后的研究中還應(yīng)重視對(duì)危機(jī)管理系統(tǒng)軟件的建設(shè)開(kāi)發(fā)。在本領(lǐng)域的研究中，技術(shù)研究和人文精神缺一不可。偏廢其中任何一方面都不可取，這兩者本就是唇齒相依、互為支撐的關(guān)系。

第四，未雨綢繆，防微杜漸。危機(jī)管理中對(duì)危機(jī)預(yù)警的研究亦應(yīng)受到重視，包括危機(jī)預(yù)警體系的構(gòu)建和危機(jī)評(píng)價(jià)指標(biāo)的劃分、危機(jī)預(yù)警系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用等。

（作者單位：鄭州市檔案館）