新形勢下檔案管理的創新服務

夏翠梅/平泉縣人民政府房屋征收辦公室

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新形勢下檔案管理的創新服務

夏翠梅/平泉縣人民政府房屋征收辦公室

【摘 要】在飛速發展的新型形勢下，檔案工作必須努力創新，只有這樣才能跟上社會發展的步伐，充分發揮檔案工作的作用，為社會發展做出應有的貢獻。檔案工作要既從服務手段上進行革新，又要從服務領域上加以擴展 ，而努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。

【關鍵詞】檔案管理；創新服務；服務手段；服務領域；高素質人才

在飛速發展的新型形勢下，檔案工作必須努力創新，不斷改進，不斷提高，只有這樣才能跟上社會發展的步伐，充分發揮檔案工作的作用，為社會發展做出應有的貢獻。

1.從服務手段上進行革新

1.1建立檔案室網頁，開展網上利用服務。隨著檔案室內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于利用。

1.2建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

1.3電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯網上用戶通過網站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發了“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。該軟件可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。

1.4開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

1.5開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

2.從服務領域上加以擴展

2.1信息服務的多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

2.3加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

2.4建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書室館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高室藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書室館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

要卓有成效的做好上述兩點，努力培養造就一支素質較高的人才隊伍是檔案服務創新的根本保障。能否做好檔案工作，關鍵在于人才，關鍵在于是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要加強學習，加強修養，更新理念，苦練內功，努力探索檔案服務創新之路。不能得過且過，小成即安。只有高素質人才的高水平工作，才能不斷發展，不斷提高實現檔案工作的跨越式發展。

參考文獻：

［1］周宏仁等.信息化助建和諧社會的14個著力點［J］.中國信息界，2008.4.

［2］王向明.檔案管理學原理［M］.上海：上海大學出版社，2009.9.