新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務

夏翠梅/平泉縣人民政府房屋征收辦公室

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新形勢下檔案管理的創(chuàng)新服務

夏翠梅/平泉縣人民政府房屋征收辦公室

【摘 要】在飛速發(fā)展的新型形勢下，檔案工作必須努力創(chuàng)新，只有這樣才能跟上社會發(fā)展的步伐，充分發(fā)揮檔案工作的作用，為社會發(fā)展做出應有的貢獻。檔案工作要既從服務手段上進行革新，又要從服務領(lǐng)域上加以擴展 ，而努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊伍是檔案服務創(chuàng)新的根本保障。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新服務；服務手段；服務領(lǐng)域；高素質(zhì)人才

在飛速發(fā)展的新型形勢下，檔案工作必須努力創(chuàng)新，不斷改進，不斷提高，只有這樣才能跟上社會發(fā)展的步伐，充分發(fā)揮檔案工作的作用，為社會發(fā)展做出應有的貢獻。

1.從服務手段上進行革新

1.1建立檔案室網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務。隨著檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務。國內(nèi)許多單位檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于利用。

1.2建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案室與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設在企事業(yè)單位檔案室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

1.3電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案室自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，而不需跑到檔案室，也不必交任何光盤或軟盤。

1.4開展在線服務。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

1.5開展現(xiàn)行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案室查閱黨政機關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入WTO后，公民出于維護自身合法權(quán)益、投資興業(yè)等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應新形勢要求，進一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護廣大人民群眾的根本利益。

2.從服務領(lǐng)域上加以擴展

2.1信息服務的多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務轉(zhuǎn)化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術(shù)的，人們從事的科學和生產(chǎn)建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2興辦服務實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識檔案室的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應當樹立服務意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設服務等。

2.3加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

2.4建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書室館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高室藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書室館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

要卓有成效的做好上述兩點，努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊伍是檔案服務創(chuàng)新的根本保障。能否做好檔案工作，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在于是否有所作為。我們在具有憂患意識的同時，還要加強學習，加強修養(yǎng)，更新理念，苦練內(nèi)功，努力探索檔案服務創(chuàng)新之路。不能得過且過，小成即安。只有高素質(zhì)人才的高水平工作，才能不斷發(fā)展，不斷提高實現(xiàn)檔案工作的跨越式發(fā)展。

參考文獻：

［1］周宏仁等.信息化助建和諧社會的14個著力點［J］.中國信息界，2008.4.

［2］王向明.檔案管理學原理［M］.上海：上海大學出版社，2009.9.