市級煙草企業實物資產信息化管理的構建

陳賢冰

（福建省煙草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

市級煙草企業實物資產信息化管理的構建

陳賢冰

（福建省煙草公司 漳州市公司，福建 漳州 363000）

近年來，隨著煙草商業企業的快速發展，市級煙草企業作為轄區的法人主體，實物資產存量也隨之急劇增加，傳統管理模式已無法滿足現代實物資產管理的要求。本文旨在從實物資產管理現狀分析出發，通過細化資產管理層級、深入運用信息系統、引入RFID條碼管理、建立監督考評體系等方式，實現實物資產數據標準化、流程規范化、管理痕跡化的生命周期管理。

煙草；實物資產；信息化

實物資產管理，是指對一些使用年限較長、有具體形態的資產進行管理，具體是指對固定資產、包裝物以及易耗品等資產的購置、使用、維護、報廢、處置。加強對煙草企業中實物資產的管理，不僅是提升企業整理管理水平的重要措施，還能夠挖掘現有資金潛力，盤活資產存量，防止國有資產的流失。近年來，信息化技術已經被廣泛應用到企業管理中。我單位結合實物資產管理的現狀，通過細化資產管理層級、深入運用信息系統、引入RFID條碼管理、建立監督考評體系等方式，不斷完善實物資產信息化管理體系，取得了良好的現實成效。

一、實物資產信息化管理概述和意義

實物資產信息化管理是將先進的信息化技術應用到實物資產的管理中，其意義在于通過合理配置實物資產，保障資產的安全完整，以達到降低運營費用，促進企業管理，為領導決策提供有效地依據。

二、市級煙草企業實物資產管理存在的問題及原因分析

近年來，行業的資產清查和審計檢查都反映出實物資產管理中的一些問題，前清后亂的現象時常存在，主要體現在：部門臺賬尚未健全，業務流程存在脫節，盤點清查效率低下，系統模塊缺乏融合，資產更新較為隨意等方面。主要原因分析如下：

1、責任主體不夠明確

現行的資產管理制度側重規定了各部門的主要職責，對具體某件事情由誰來做，什么時候做，怎么做的界定不夠詳細，容易造成部門之間互相推諉，資產信息傳遞不及時、不完整。

2、信息系統不夠完善

（1）流程設計不夠順暢，節點銜接也不夠清晰；（2）各使用人對資產的日常運營記錄（如：維修、出租等數據）不夠自覺，無法及時完整反映資產運營情況；（3）資產系統與財務其他子系統之間的數據銜接比較薄弱，信息系統的管控作用沒有完全發揮。

3、資產標識不夠先進

目前資產的識別主要還是采用手工逐個核對的方式，所使用的傳統紙質標簽容易脫落、褪色，不易長期使用，容易造成資產無法識別和統計誤差。

4、監督管理不夠到位

目前實物資產的監管側重資產的實物是否存在，而缺乏對資產日常管理的過程管控及責任追究，容易造成一些使用者對資產的使用比較隨意，存在浪費和閑置的現象。

三、市級煙草企業實物資產信息化管理體系的構建

筆者認為要構建以制度建設為基礎、信息系統為平臺、RFID標簽為工具、監督考評為手段的四位一體的實物資產信息化管理模式，以此來實現實物資產全生命周期管理，達到“歸屬清晰、配置均衡、使用高效、處置規范、監管有力”的管理目標：

1、加強管理制度建設

要建立實物資產內部控制規范，明確管理過程中的不相容崗位的類型以及各個環節的風險防控要點；要建立由市公司統一領導，資產管理部門統一管理，各資產使用部門主體管理的三級管理的實物資產管理模式，突出使用部門的主體地位，強化管理部門的管理職責，明確縣市兩級資產管理員、各部門資產管理員的具體職責，解決權責不清的問題。

2、深度應用信息系統

由于資產管理信息系統上線時間較短，系統尚未完善。要充分優化和應用系統的功能，發揮信息化管理的作用，要做到以下幾方面

（1）流程內容要全面覆蓋。要根據全生命周期管理的理念，設計涵蓋預算、購置、運營、變動、盤點、處置各個環節具體的業務的流程，并編制詳細的流程圖及流程說明。

（2）流程節點要銜接清晰。系統流程的設計，要注重各節點之間的銜接，特別是數據、表單之間的傳遞，使得上個環節任務完成后，下個環節能夠及時的了解情況。

（3）資產影像要直觀可視。所有資產在建立卡片的同時要上傳資產的實物圖像和權屬圖像，使管理者能清楚地識別資產，特別是生僻資產及成套資產，還可以運用百度地圖來對房產進行方位確認，并將地圖影像上傳到資產卡片。

（4）過程記錄要及時完整。對涉及資產全生命周期的購置、維修、變動、評估、處置以及審批文件等數據均要求在系統進行及時記錄，特別是車輛管理方面的油耗、維修、保險、行駛里程、事故等日常使用信息，實行全方位管理。

（5）系統之間要融合管控。第一，要實現與核算系統的融合。在資產系統中錄入數據時，通過節點的設計，將數據及時的傳遞到財務核算系統，解決資產的價值管理和實物管理數據不同步的問題。第二，要實現與預算系統的融合。在編制年度預算時，預算員先在資產系統錄入次年預購資產的具體內容，再將計劃數據匯總導入預算系統，解決資產購置計劃與資產購置預算經常脫節的問題。第三，要實現與報銷系統的融合。在支付涉及資產的資金前，先在資產系統記錄數據，再傳報銷系統，增強日常記錄的時效性和自覺性。

（6）系統操作要簡易便捷。要將流程圖嵌入資產管理系統中，并作相應的鏈接，使用人只需通過流程圖選擇相應節點就可進入相應的界面進行業務操作，提高使用效率和準確性。

3、引入RFID標簽工具

RFID標簽管理是以資產卡片為基礎，將卡片信息集成在金屬芯片上，然后通過射頻信號自動識別目標資產，獲取相關數據并傳輸到信息系統進行匯總、分析、處理，實現實物資產從驗收入庫到處置完成的全過程跟蹤管理。

運用RFID數字標簽進行實物資產管理，首先要在建立資產卡片后及時根據資產編碼發行RFID標簽，通過標簽打印機、桌面發行器將資產相關信息集成在RFID標簽上，并將其粘貼在實物資產身上，使其成為實物資產一生的身份證。在此基礎上，可以運用這項技術在幾個方面：

（1）資產識別：通過RFID標簽，管理人員只要一臺手持機即可實現對該資產的識別，資產的信息將實時的顯示在手持機上，改變了以往通過核編碼、翻賬簿、靠回憶的這種傳統方法，信息更全面，更直觀。

（2）資產巡檢:巡檢人員使用手持機掃描RFID標簽，可隨時查看資產基礎信息，運行記錄等，在發現破損、老舊等資產狀態不良的現象時，可通過手持機進行攝像取證，以便開展預防性維修，保證資產安全穩定運行。

（3）資產盤點：盤點人員只需先將盤點數據下載到手持機上，然后在盤點范圍內自動搜索實物資產的RFID信號，就可將信息自動采集到手持機進行盤點，而后數據信息通過現已覆蓋全面的無線網絡傳回資產管理系統進行數據比對，自動生成盤點表，并提供資產盤盈、盤虧、信息不相符的業務處理，有效提高資產盤點效率。

4、完善監督考評機制

（1）健全監督檢查機制。要根據內部控制規范提出的風險點，建立實物資產內部控制主要環節的檢查表，要求監督部門要組織對實物資產管理的各個環節進行日常監督檢查，以此促進實物資產管理執行力的提高。

（2）制定績效考評細則。要從崗位職責、日常管理、信息檔案三個維度入手，將實物資產的安全性、完整性和高效使用作為考核要點，制定各單位和各部門的實物資產考評細則，并將考評結果納入年度績效。

（3）建立責任追究規定。要對實物資產損失的各類情況做出詳細責任追究規定，要求相關人員要認真履行實物資產的保管和使用責任，對因工作失職或未正確使用資產而造成損失要依規進行經濟賠償和行政處理。

四、實物資產信息化管理的目標

通過建立集制度、系統、設備、監管“四位一體”的信息化管理模式，有效地解決實物資產管理中的頑疾，實現以下“三個轉變”:

1、實現由粗放型管理向精細化管理轉變，使崗位職責更加清晰，業務流程更加順暢，監督管理更加到位，提高資產管理工作的執行力。

2、實現由繁雜型管理向信息化管理轉變，促進實物資產的管控水平，更方便迅速的獲取信息，提高數據分析的全面性和及時性。

3、實現由傳統型管理向現代化管理轉變，通過RFID標簽的運用，提升資產識別能力，提高盤點效率，減少統計誤差。

五、結語

相信隨著行業信息化建設的逐步推進以及思想觀念的逐漸轉變，信息化管理將不斷推動行業實物資產管理上水平，為行業的轉型升級、持續健康發展做出新的貢獻。我們必須與時俱進，學習國內外先進管理經驗，不斷提升管理水平，才能在當前市場中脫穎而出，促進企業的不斷進步。

[1] 井艷霞．對縣級煙草公司實物資產管理體系的監督與管控[J]．管理觀察,2015(21):160-162．

[2] 徐躍明,張習發,王琳,等．煙草工業企業實物資產管理系統總體架構研究與應用[J]．通信世界, 2015(24):36-37．

[3] 鄭偉茜．地市級煙草公司ISO信息化綜合平臺研究與設計[J]．信息系統工程,2014(2):123-124．

（責任編輯：劉 康）