高校檔案管理信息化建設(shè)

◎景通

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高校檔案管理信息化建設(shè)

◎景通

隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)也走上了一個(gè)新的臺(tái)階，開始需要大量的高素質(zhì)綜合性人才去進(jìn)行社會(huì)主義建設(shè)。教育部門作為為社會(huì)輸送大量人才的專業(yè)機(jī)構(gòu)，長(zhǎng)久以來我黨和人民政府對(duì)其進(jìn)行了大量的人力、物力和財(cái)力方面的扶持和幫助，取得了非常顯著的成效。本文將主要針對(duì)教育行業(yè)中高校檔案管理信息化方面的內(nèi)容進(jìn)行分析和討論，并提出相關(guān)意見，僅供大家參考。

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)在各行各業(yè)中不斷融入現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步推動(dòng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。對(duì)于高校檔案管理來說，其作為高校教學(xué)和管理中重要的組成部分，得到了相關(guān)部門的關(guān)注和重視，近些年來取得了非常顯著的進(jìn)步。

我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

本文通過對(duì)筆者所在城市幾所高校在檔案信息化建設(shè)中的情況進(jìn)行走訪調(diào)查，結(jié)合若干網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)資料的參考，將其發(fā)展現(xiàn)狀總結(jié)為以下幾個(gè)方面：

高校檔案管理人員思想觀念過于落后。本文通過一系列走訪調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校的檔案信息管理人員在思想觀念上沒有及時(shí)的與時(shí)俱進(jìn)，甚至很多高校的檔案信息從業(yè)人員都是非專業(yè)出身，他們僅僅依靠傳統(tǒng)的管理模式去進(jìn)行檔案的管理，不能熟練的操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，難以做到真正的檔案管理信息化。除此之外，現(xiàn)階段在很多高校中相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門并沒有對(duì)檔案管理工作給予充分的重視，進(jìn)而導(dǎo)致其檔案管理人員在工作中也嚴(yán)重的忽視了檔案管理的重要性，長(zhǎng)此以往，對(duì)于檔案管理工作發(fā)展將會(huì)起到嚴(yán)重的阻礙作用。

對(duì)檔案管理信息化軟件的使用效率整體不高。雖然現(xiàn)階段在我國(guó)各大高校的檔案管理中逐漸引進(jìn)了信息化的管理模式和管理手段，但是本文通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高校是為了應(yīng)付上級(jí)部門的檢查工作才引進(jìn)的管理軟件，實(shí)際上在日常的管理過程中并沒有切實(shí)的對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用，甚至在很多不得不使用軟件進(jìn)行管理的情況下由于從業(yè)人員操作的不熟練，還會(huì)嚴(yán)重影響工作效率，得不償失。

高校檔案管理信息化經(jīng)費(fèi)不足。本文通過調(diào)查走訪發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展遲緩的一個(gè)非常重要的原因就是很多高校中檔案信息化管理的從業(yè)人員待遇較低，員工缺乏工作的積極性和動(dòng)力，長(zhǎng)此以往也不利于其正常的開展工作。除此之外，由于經(jīng)費(fèi)不足，導(dǎo)致很多高校在信息化建設(shè)方面出現(xiàn)不同程度的設(shè)施不全現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。

針對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)建議

本文通過對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的情況進(jìn)行分析，結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息化管理的實(shí)例和若干參考文獻(xiàn)，將其改進(jìn)建議總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

提高高校檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員作為整個(gè)檔案管理活動(dòng)的主要參與者，其綜合素質(zhì)的高低將會(huì)直接影響到整個(gè)檔案管理活動(dòng)進(jìn)行的順利與否及其質(zhì)量的好壞，因此，想要從根本上提升高校檔案管理信息化的水平，就應(yīng)該首先從提高檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)入手。首先，相關(guān)高校應(yīng)該根據(jù)本校檔案管理的實(shí)際需求和情況，有針對(duì)性的對(duì)檔案管理的從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；其次，高校還應(yīng)該聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員，針對(duì)檔案管理軟件的使用方法對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)；最后，相關(guān)部門還應(yīng)該積極宣傳檔案管理的重要性，全面提高檔案管理從業(yè)人員對(duì)其工作的重視程度并定期對(duì)其進(jìn)行考核，成績(jī)不合格者不予參加工作。

不斷對(duì)搞笑檔案管理信息化模式進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。隨著各大高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，其管理手段和模式也應(yīng)該隨之進(jìn)行更新和完善，特別是對(duì)于檔案管理信息化來說，其需要相關(guān)高校的領(lǐng)導(dǎo)部門根據(jù)本校的實(shí)際情況制定管理模式，對(duì)其進(jìn)行有效管理。相關(guān)高校還應(yīng)該建立專業(yè)的檔案管理工作委員會(huì)去專門負(fù)責(zé)檔案管理工作，安排專業(yè)的人員去負(fù)責(zé)，快速的形成科學(xué)化的管理模式。除此之外，為了進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)，可以在各個(gè)檔案管理的部門都安排一個(gè)兼職的檔案管理人員，協(xié)助其開展業(yè)務(wù)和對(duì)日常檔案進(jìn)行保管收集工作，共同促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

不斷對(duì)檔案管理信息化制度進(jìn)行健全。檔案管理作為一項(xiàng)法律性較強(qiáng)的工作，相關(guān)從業(yè)人員在工作中必須嚴(yán)格遵守管理?xiàng)l例。高校的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)應(yīng)該結(jié)合本校的實(shí)際情況和法律法規(guī)的規(guī)定，為本校制定一套相對(duì)完善的檔案管理方面的規(guī)章制度，以便于在未來的管理中進(jìn)行參考。除此之外，為了確保檔案管理信息化的順利運(yùn)行，在進(jìn)行檔案移交的時(shí)候，需要進(jìn)行備份，紙質(zhì)材料和電子材料同時(shí)進(jìn)行，為今后的查找工作奠定一定的基礎(chǔ)。

切實(shí)加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。為了進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)，相關(guān)部門還必須對(duì)其安全保障體系進(jìn)行加強(qiáng)和完善。具體來說，首先，在進(jìn)行信息化管理的過程中要嚴(yán)格按照操作程序去進(jìn)行，防止網(wǎng)絡(luò)病毒等對(duì)整個(gè)管理系統(tǒng)的侵害；其次，相關(guān)人員在進(jìn)行資料查閱的時(shí)候，需要對(duì)其身份進(jìn)行確認(rèn)，切實(shí)保障檔案的嚴(yán)密性；最后，嚴(yán)格控制檔案的復(fù)制工作。

進(jìn)行高校檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。本文經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多高校在之前的檔案管理中都采用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，進(jìn)行現(xiàn)代化的信息管理模式之后，就需要對(duì)這些傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這項(xiàng)工作的任務(wù)和數(shù)量相對(duì)來說是比較龐大的，需要高校的管理部門指定專業(yè)的人員去進(jìn)行。

檔案管理作為高校建設(shè)中非常重要的內(nèi)容，現(xiàn)階段已經(jīng)得到了相關(guān)部門的重視，并對(duì)其進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，特別是在其信息化和數(shù)字化的建設(shè)方面，已經(jīng)取得了很大的成就。本文主要針對(duì)現(xiàn)階段在我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析，提出改進(jìn)建議，希望能在未來高校的建設(shè)和發(fā)展中起到一定的促進(jìn)作用，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)教育行業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：淄博市技師學(xué)院）