會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

◎劉權

會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制

◎劉權

隨著時代的發(fā)展，科技技術日漸精湛，計算機也逐漸普及到大眾范圍內(nèi)，人們大多不再用繁瑣復雜的傳統(tǒng)手工會計信息系統(tǒng)，而是利用會計電算化系統(tǒng)來取代，由此可見計算機在企業(yè)內(nèi)部的地位日益提升。人們大多使用會計電算化系統(tǒng)不僅是一種時代的更新，也能將會計信息實現(xiàn)得更加準時、安全、精確、及時，讓會計人員的工作更加便捷、高效，更加有利于會計相關人員的信息處理。同時，這種電算化處理也可以對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生一定影響。為了使企業(yè)會計信息系統(tǒng)更加穩(wěn)定地發(fā)展，企業(yè)人員需加強企業(yè)內(nèi)部的控制，并且不斷地研究和探索出更多的適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制措施和方法。

內(nèi)部控制的目的是保證會計信息的真實和完整性，保護財務的正確性，確保經(jīng)濟物資的安全性，內(nèi)部控制制度是一種企業(yè)單位內(nèi)部的經(jīng)濟活動，為此需制定一系列具有控制職能的的措施方法，同時需不斷根據(jù)實際情況進行修正和規(guī)范，以使會計電算化系統(tǒng)更加嚴密、完整。

會計電算化系統(tǒng)存在的風險

雖然會計電算化系統(tǒng)已成為企業(yè)主要部分，但會計電算化實現(xiàn)后，會計電算化的本身也帶來了許多前所未有的風險。在傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)中，若想要更改會計信息和數(shù)據(jù)，需同時手頭更改許多數(shù)據(jù)，如會計報表、財經(jīng)報表、每日記賬、明細賬和總賬，其工作量大難以完全更改，同時其在紙上留下的合計一般無法直接摧毀和更改。然而，在會計電算化系統(tǒng)中，僅僅只需在計算機中錄入數(shù)據(jù)來進行記賬，系統(tǒng)便會自動根據(jù)設定要求來計算出其它賬單，最后再進行進一步不加工來生成會計表和賬簿。這種系統(tǒng)仍存在著許多的不足，并且內(nèi)部控制制度設計得也不太完善，因而建立這種電算化管理難以完全顯示其優(yōu)勢，且存在著些許風險。

計算機中無形信息難以控制的危險。當會計的控制主體改變?yōu)橛嬎銠C時，會計的控制客體也發(fā)生了變化，部分有形信息資產(chǎn)也逐漸變化為無形的信息資產(chǎn)。實物記錄信息時是一種有形資產(chǎn)，必須借助人工的力量才能進行轉移，它是一種靜態(tài)資產(chǎn)。而相反的，計算機狀態(tài)下的無形資產(chǎn)是一種動態(tài)資產(chǎn)，即使沒有外界的人工力量也能輕易轉移，因而這些信息十分有可能因為利益或競爭等關系而泄漏到網(wǎng)絡之中，被不法分子所利用。

組織與管理控制不嚴格造成的危險。 如今現(xiàn)代化的管理工具在企業(yè)中廣泛使用，取代了過去繁瑣復雜、陳舊落后的人工計算。但是，不可忽略的是，企業(yè)管理人員和員工的思想觀念也要及時調(diào)整，而不應因為有了電算化的方便而松懈自我，切勿因業(yè)務上的操作不規(guī)范和玩忽職守而造成嚴重后果。因為會計電信化需要較嚴格的操作和監(jiān)督，所以更需要加強組織和管理控制，即加強內(nèi)部控制。各部門應相互監(jiān)督、相互制約，以保證信息的真實、可靠性。若內(nèi)部防范制度不嚴，那么犯罪分子便會利用內(nèi)部系統(tǒng)薄弱環(huán)節(jié)以身試法，違法侵吞企業(yè)財產(chǎn)。

系統(tǒng)設計和開發(fā)過程中隱藏的危險。當企業(yè)專業(yè)人員研發(fā)應用系統(tǒng)時，需要全面考慮問題，將各個方面考慮周到，但是因為能力有限或是考慮問題不夠全面，使設計得系統(tǒng)會出現(xiàn)細小的差誤，實際狀況無法與理論完全吻合，正是因為這些差錯，使犯罪分子有機可乘，他們會利用這些缺陷，運用先進的高科技來進行犯罪活動，若無法及時察覺和發(fā)現(xiàn)，那么便會造成難以挽回的損失。

所需的內(nèi)部核實工作量大。企業(yè)需不斷對會計信息進行審核以免出現(xiàn)錯誤，而審核必須解決幾個問題，如企業(yè)會擔心有關的內(nèi)部資料遭到暴露或泄密，因而損害其競爭能力。核實電算化會計信息需要運用更復雜的審查技術，并且會計師們必須具備處理復雜電腦資料出色能力，能夠將會計信息系統(tǒng)中有必要的數(shù)據(jù)信息通過一定的形式表示出來，這樣將會使會計師們的審查工作量大大增加。

加強會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制的措施

因為如今控制方法對象的改變，許多企業(yè)原本的內(nèi)部控制方法和措施早已無法適應會計電算化系統(tǒng)的發(fā)展要求，為了保證企業(yè)新型會計系統(tǒng)的穩(wěn)定發(fā)展，因而需要企業(yè)根據(jù)自身研發(fā)的會計系統(tǒng)因進一步加強完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度。根據(jù)電算化會計系統(tǒng)來制定相關內(nèi)部控制制度，可以區(qū)分為對于系統(tǒng)開發(fā)和實行而進行的控制，對會計各部門的管理監(jiān)督控制，對計算及日常工作的過程控制。

加強電算化系統(tǒng)的安全控制。加強電算化系統(tǒng)控制主要的目的是為了防止系統(tǒng)安全信息被犯罪人員或未經(jīng)授權的外界人員擅自進入企業(yè)系統(tǒng)并違法盜取和改動會計信息，為此需從減少因外界因素而導致計算機故障這些部分入手，其主要的方法和措施有：

內(nèi)部人員的身份需用密碼控制，需及時簽到和核實身份；根據(jù)不同人員設置不同的訪問權限；設定內(nèi)部的相關控制制度，嚴禁委授予權限人員擅自動用財務專用電腦；嚴格做到數(shù)據(jù)儲存的處理，操作系統(tǒng)的審核和修改，當系統(tǒng)受到外來侵犯時，需有及時響應及時反應和解決。

提高組織和管理的嚴格控制。內(nèi)部控制包括人員和部門上組織和管理上的控制，不同職位和部門應相互監(jiān)督和審查，以保證企業(yè)內(nèi)部的真實性和高效性。為此需制定一系列嚴謹有效的應建立一系列有效的內(nèi)部控制制度，嚴格劃分職責。組織控制的要求就是將有關系統(tǒng)的不同職責進行分劃，將系統(tǒng)中不同的人員進行分工，同時配以合理、嚴苛的方案制度，其主要目的是通過一種相互審核、相互制約和的相互監(jiān)督和制度來保證信息的真實性和可靠性，從而減少會計信息上的差誤。管理控制的主要目的是建立起嚴格劃分的職位機構和分工制度，它們互相監(jiān)督制約，以減少差錯的發(fā)生。

會計電算化系統(tǒng)是企業(yè)眾多管理信息系統(tǒng)中的一個不可或缺的部分，信息管理是業(yè)務、人員、財務的各方結合統(tǒng)。會計電算化系統(tǒng)的實施，同時也是企業(yè)管理、業(yè)務等方面改造的過程。現(xiàn)階段企業(yè)會計電算化系統(tǒng)仍存在著許多問題，為此，加強會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制，探索適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制的方法成了當前企業(yè)會計所要解決的重要問題。

（作者單位：河南中材環(huán)保有限公司）