新形勢下辦公室行政管理工作

◎張慶武

新形勢下辦公室行政管理工作

◎張慶武

辦公室是國企單位中的綜合性輔助辦事部門，其主要職責為事務管理及政務實施，在組織中發揮了重要的上傳下達作用。辦公室工作能否有效開展將直接關系到單位核心業務及其他部門工作的成效，這使得辦公室工作愈來愈受到關注。隨著國企改革的不斷深入，辦公室工作事務量大幅度上升，其職能內涵也發生了一定轉變，對相關人員提出了更高的要求。基于此，本文對新形勢下辦公室行政管理工作進行了綜合性分析，并提出了相關完善策略，以供參考。

新形勢下辦公室行政管理工作所面臨的挑戰

作為單位內部的信息樞紐，辦公室部門也愈來愈受到重視，這種形勢下，辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰：（1）政務工作信息化。從當前社會背景來看，信息資源已經成為經濟及社會發展的重要戰略資源，信息化水平也從一定程度上反映了組織的現代化水準。在此背景下，行政工作也朝著信息化方向發展，并對辦公室工作產生了影響。通過信息化手段，大大地提升了政務工作效率，并讓相關工作變得更加合理、規范。但在政務工作信息化實施過程中，還是表現出了一定問題，例如過于強調硬件設施建設，而忽視了其使用，未使其充分發揮作用；信息資源共享意識還有待加強；部門缺乏信息資源綜合開發利用人才；安全風險評估、預警及處理工作不夠到位。（2）法治進程加快。十八大以來，我國依法治國進入了一個新的階段，各行各業對法律保障也愈來愈重視。這也使得辦公室工作與法律法規貼合的更加緊密，對相關人員的法治素養提出了較高要求。（3）政務工作變得愈來愈精細化。政務工作管理理念與以往相比，發生了巨大的變化，開始倡導精細化管理。通過精細化管理能夠讓管理者明確管理目標，清楚自身職責，可及時根據管理工作開展過程中存在的問題進行及時調整，促使相關工作規范化、合理化、科學化進行。精細化管理還可實現復雜問題簡單化、簡單事件流程化、流程事件定量化、定量事件信息化，大大地提升了工作效率。

當前辦公室行政管理存在的問題

新形勢下，辦公室行政管理必然會發生較大變化，相關人員對這種變化需要一個適應期，在適應過程中，還是會表現出一定問題，具體如下：傳統思維模式限制。很多辦公室工作人員在實際工作當中，依然會被傳統思維模式所限制，主動性不強，缺乏前瞻性及預見性，甚至部分辦公室人員并未認識到辦公室工作的重要性，認為辦公室工作只是一些日常性的簡單工作，其技術含量不高。在這種思想驅使下，使其工作態度散漫，隨意性較大，缺乏明確的工作目標；人員配置合理性不足。辦公室行政工作的主體是人，工作人員的整體素質決定了工作質量。很多辦公室工作人員將大部分精力置于日常事務處理中，而忽視了自我素質培養，使其業務能力止步不前。在人員篩選方面，辦公室多會選用文科類或管理類畢業生，這種單一學科或從業背景的人員在處理問題時不夠靈活，思維較為固定，創造力不足，制約了整體工作質量；考核機制存在缺陷。從單位整體結構來看，辦公室部門屬于輔助部門，并不屬于核心部門。大多數情況下，單位內部考核會偏向于核心部門，對輔助部門存在一定忽視，導致無法充分發揮激勵作用，這從一定程度上制約了辦公室工作人員的主觀能動性與工作積極性。

加強辦公室行政管理工作相關策略

實現政務辦理模塊化。辦公室內部可通過集成模塊化管理來實現政務辦理模塊化，以降低內部消耗，提升辦事效率。在集成模塊化管理實施過程中，相關人員應擺脫傳統思維定勢，善于主動思考，以便對政務流程進行優化。與此同時，要求辦公室人員加強團隊協作，形成管理“團隊”，要樹立以人為本的管理思想，推行人性化管理。當然集成模塊化管理并不見得適用于所有工作，由于辦公室所涉及的工作較為繁雜，涉及面較廣，這就要求相關人員對工作進行整合性歸類，確定哪些事件或工作可采取集成模塊化管理。通過合理的集成模塊化管理讓辦事流程固定下來，降低辦事人員的詢問頻率，以此來提升工作效率。集成模塊管理的核心目標是為了讓管理工作進行得更加順暢進行，所以在流程設計時應充分考慮流暢性因素，真正意義上實現組織效率優化。

促進管理工作規范化。辦公室政務工作開展過程中，要重視單位制度規定的約束力，結合制度條文對各個環節進行調節，保證相關工作得以規范化實施。首先，要加強流程審批管理，要堅持推進簡政放權，保證權力清單、責任清單清晰準確；其次，要進一步完善程序化管理，對工作流程進行科學、合理的設計，在降低工作成本、提升工作效率的同時，不斷提升辦公室的公信力；另外，要堅持公開原則，在進行重大決策時，要求全員參與，并通過集體討論的方式確定最優決策。

保證應急處理專業化。辦公室政務工作實施期間，難免會遇到應急事件或危機事件。解決危機不但是一種管理理念，也是推動組織生存下去的有效方式。新形勢下，單位內部結構變得愈來愈緊湊，各部門之間的聯系也愈加緊密，即便是一個細小的差錯也可能對整個部門乃至單位產生影響，帶來巨大的危害。辦公室在整個單位當中扮演了一個協調者、溝通者及平衡者的角色，在應急事件或危機事件處理過程中又充當了先鋒角色。這就要求辦公室加強自身應急處理能力，能夠對應急事件冷靜判斷、正確觀察、充分認識，從而制定出科學、合理的解決方案。

新形勢下，辦公室行政管理工作變得更為系統化、全面化、復雜化。這就要求相關管理工作做到“有的放矢”，通過更新理念、完善制度、加強執行力，保證管理工作發揮成效，為單位穩定運營創造出一個良好的環境。

（作者單位：中鐵第四勘察設計院集團有限公司）