新形勢(shì)下辦公室行政管理工作

◎張慶武

新形勢(shì)下辦公室行政管理工作

◎張慶武

辦公室是國(guó)企單位中的綜合性輔助辦事部門(mén)，其主要職責(zé)為事務(wù)管理及政務(wù)實(shí)施，在組織中發(fā)揮了重要的上傳下達(dá)作用。辦公室工作能否有效開(kāi)展將直接關(guān)系到單位核心業(yè)務(wù)及其他部門(mén)工作的成效，這使得辦公室工作愈來(lái)愈受到關(guān)注。隨著國(guó)企改革的不斷深入，辦公室工作事務(wù)量大幅度上升，其職能內(nèi)涵也發(fā)生了一定轉(zhuǎn)變，對(duì)相關(guān)人員提出了更高的要求。基于此，本文對(duì)新形勢(shì)下辦公室行政管理工作進(jìn)行了綜合性分析，并提出了相關(guān)完善策略，以供參考。

新形勢(shì)下辦公室行政管理工作所面臨的挑戰(zhàn)

作為單位內(nèi)部的信息樞紐，辦公室部門(mén)也愈來(lái)愈受到重視，這種形勢(shì)下，辦公室行政管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)：（1）政務(wù)工作信息化。從當(dāng)前社會(huì)背景來(lái)看，信息資源已經(jīng)成為經(jīng)濟(jì)及社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，信息化水平也從一定程度上反映了組織的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。在此背景下，行政工作也朝著信息化方向發(fā)展，并對(duì)辦公室工作產(chǎn)生了影響。通過(guò)信息化手段，大大地提升了政務(wù)工作效率，并讓相關(guān)工作變得更加合理、規(guī)范。但在政務(wù)工作信息化實(shí)施過(guò)程中，還是表現(xiàn)出了一定問(wèn)題，例如過(guò)于強(qiáng)調(diào)硬件設(shè)施建設(shè)，而忽視了其使用，未使其充分發(fā)揮作用；信息資源共享意識(shí)還有待加強(qiáng)；部門(mén)缺乏信息資源綜合開(kāi)發(fā)利用人才；安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、預(yù)警及處理工作不夠到位。（2）法治進(jìn)程加快。十八大以來(lái)，我國(guó)依法治國(guó)進(jìn)入了一個(gè)新的階段，各行各業(yè)對(duì)法律保障也愈來(lái)愈重視。這也使得辦公室工作與法律法規(guī)貼合的更加緊密，對(duì)相關(guān)人員的法治素養(yǎng)提出了較高要求。（3）政務(wù)工作變得愈來(lái)愈精細(xì)化。政務(wù)工作管理理念與以往相比，發(fā)生了巨大的變化，開(kāi)始倡導(dǎo)精細(xì)化管理。通過(guò)精細(xì)化管理能夠讓管理者明確管理目標(biāo)，清楚自身職責(zé)，可及時(shí)根據(jù)管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，促使相關(guān)工作規(guī)范化、合理化、科學(xué)化進(jìn)行。精細(xì)化管理還可實(shí)現(xiàn)復(fù)雜問(wèn)題簡(jiǎn)單化、簡(jiǎn)單事件流程化、流程事件定量化、定量事件信息化，大大地提升了工作效率。

當(dāng)前辦公室行政管理存在的問(wèn)題

新形勢(shì)下，辦公室行政管理必然會(huì)發(fā)生較大變化，相關(guān)人員對(duì)這種變化需要一個(gè)適應(yīng)期，在適應(yīng)過(guò)程中，還是會(huì)表現(xiàn)出一定問(wèn)題，具體如下：傳統(tǒng)思維模式限制。很多辦公室工作人員在實(shí)際工作當(dāng)中，依然會(huì)被傳統(tǒng)思維模式所限制，主動(dòng)性不強(qiáng)，缺乏前瞻性及預(yù)見(jiàn)性，甚至部分辦公室人員并未認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性，認(rèn)為辦公室工作只是一些日常性的簡(jiǎn)單工作，其技術(shù)含量不高。在這種思想驅(qū)使下，使其工作態(tài)度散漫，隨意性較大，缺乏明確的工作目標(biāo)；人員配置合理性不足。辦公室行政工作的主體是人，工作人員的整體素質(zhì)決定了工作質(zhì)量。很多辦公室工作人員將大部分精力置于日常事務(wù)處理中，而忽視了自我素質(zhì)培養(yǎng)，使其業(yè)務(wù)能力止步不前。在人員篩選方面，辦公室多會(huì)選用文科類(lèi)或管理類(lèi)畢業(yè)生，這種單一學(xué)科或從業(yè)背景的人員在處理問(wèn)題時(shí)不夠靈活，思維較為固定，創(chuàng)造力不足，制約了整體工作質(zhì)量；考核機(jī)制存在缺陷。從單位整體結(jié)構(gòu)來(lái)看，辦公室部門(mén)屬于輔助部門(mén)，并不屬于核心部門(mén)。大多數(shù)情況下，單位內(nèi)部考核會(huì)偏向于核心部門(mén)，對(duì)輔助部門(mén)存在一定忽視，導(dǎo)致無(wú)法充分發(fā)揮激勵(lì)作用，這從一定程度上制約了辦公室工作人員的主觀能動(dòng)性與工作積極性。

加強(qiáng)辦公室行政管理工作相關(guān)策略

實(shí)現(xiàn)政務(wù)辦理模塊化。辦公室內(nèi)部可通過(guò)集成模塊化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)政務(wù)辦理模塊化，以降低內(nèi)部消耗，提升辦事效率。在集成模塊化管理實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)擺脫傳統(tǒng)思維定勢(shì)，善于主動(dòng)思考，以便對(duì)政務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化。與此同時(shí)，要求辦公室人員加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，形成管理“團(tuán)隊(duì)”，要樹(shù)立以人為本的管理思想，推行人性化管理。當(dāng)然集成模塊化管理并不見(jiàn)得適用于所有工作，由于辦公室所涉及的工作較為繁雜，涉及面較廣，這就要求相關(guān)人員對(duì)工作進(jìn)行整合性歸類(lèi)，確定哪些事件或工作可采取集成模塊化管理。通過(guò)合理的集成模塊化管理讓辦事流程固定下來(lái)，降低辦事人員的詢(xún)問(wèn)頻率，以此來(lái)提升工作效率。集成模塊管理的核心目標(biāo)是為了讓管理工作進(jìn)行得更加順暢進(jìn)行，所以在流程設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮流暢性因素，真正意義上實(shí)現(xiàn)組織效率優(yōu)化。

促進(jìn)管理工作規(guī)范化。辦公室政務(wù)工作開(kāi)展過(guò)程中，要重視單位制度規(guī)定的約束力，結(jié)合制度條文對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)節(jié)，保證相關(guān)工作得以規(guī)范化實(shí)施。首先，要加強(qiáng)流程審批管理，要堅(jiān)持推進(jìn)簡(jiǎn)政放權(quán)，保證權(quán)力清單、責(zé)任清單清晰準(zhǔn)確；其次，要進(jìn)一步完善程序化管理，對(duì)工作流程進(jìn)行科學(xué)、合理的設(shè)計(jì)，在降低工作成本、提升工作效率的同時(shí)，不斷提升辦公室的公信力；另外，要堅(jiān)持公開(kāi)原則，在進(jìn)行重大決策時(shí)，要求全員參與，并通過(guò)集體討論的方式確定最優(yōu)決策。

保證應(yīng)急處理專(zhuān)業(yè)化。辦公室政務(wù)工作實(shí)施期間，難免會(huì)遇到應(yīng)急事件或危機(jī)事件。解決危機(jī)不但是一種管理理念，也是推動(dòng)組織生存下去的有效方式。新形勢(shì)下，單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)變得愈來(lái)愈緊湊，各部門(mén)之間的聯(lián)系也愈加緊密，即便是一個(gè)細(xì)小的差錯(cuò)也可能對(duì)整個(gè)部門(mén)乃至單位產(chǎn)生影響，帶來(lái)巨大的危害。辦公室在整個(gè)單位當(dāng)中扮演了一個(gè)協(xié)調(diào)者、溝通者及平衡者的角色，在應(yīng)急事件或危機(jī)事件處理過(guò)程中又充當(dāng)了先鋒角色。這就要求辦公室加強(qiáng)自身應(yīng)急處理能力，能夠?qū)?yīng)急事件冷靜判斷、正確觀察、充分認(rèn)識(shí)，從而制定出科學(xué)、合理的解決方案。

新形勢(shì)下，辦公室行政管理工作變得更為系統(tǒng)化、全面化、復(fù)雜化。這就要求相關(guān)管理工作做到“有的放矢”，通過(guò)更新理念、完善制度、加強(qiáng)執(zhí)行力，保證管理工作發(fā)揮成效，為單位穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)創(chuàng)造出一個(gè)良好的環(huán)境。

（作者單位：中鐵第四勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司）