事業單位會計檔案管理中存在的問題及有效措施

◎胡茲泉

事業單位會計檔案管理中存在的問題及有效措施

◎胡茲泉

本文對事業單位會計檔案管理中的不足和缺陷進行介紹，進一步提出會計檔案管理的健全方法和完善措施。

在不斷改革事業單位和更新信息技術的基礎上，逐漸健全其會計管理體系，在此期間獲得顯著地成就。然而，其中產生了大量的弊端，所以，事業單位必須大力改革會計檔案管理，處理好其中存在的問題，彌補其中的缺陷。

做好事業單位會計檔案管理的重要性

第一，在單位內部管理工作中，必須強化事業單位財務管理。當前，我國形成了巨大的事業單位體系，職工總數超過三千多萬，在該項目中我國需要較大的資金投入。然而。我國財力難以滿足事業單位的實際需求。進一步強化會計檔案管理工作，有利于將財政收支及時記錄和分檔好，提供科學的依據，以便正確編制事業單位的預算。第二，在法治管理中，必須強化事業單位會計檔案管理。我國出臺《會計檔案方法》有關條例，明確規定了會計檔案管理的相關要求。在國家機構中，事業單位是其中一個重要分支，必須發揮示范作用，遵守相關規定，順利開展和實施相關工作。

事業單位會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理意識薄弱。部分事業單位未能準確認識會計檔案管理工作的作用，相關工作人員在檔案管理知識方面較為缺乏，部分單位會計檔案管理工作只能由會計人員來處理，缺乏專門的負責人。針對部分業務少、規模不大的事業單位，管理人員只保存了相關的會計憑證和賬簿等核算材料，將單位賬目視為簡單的工作，進而造成部分單位丟失了預決算材料和合同協議等資料。

信息資源投入不足。第一，會計檔案和現代社會發展不相適應，這是由于缺乏合適的設備所致。由于各個地區和時代發展存在不均衡性，所以其采用的存儲設備型號和規格也各異；各個事業單位未能足夠重視電子檔案的重要性。所以，現代化管理設備中，存在不同比重的投入資金和不同的存儲設備，部分事業單位為降低投入資金，甚至采購較為落后的傳統設備管理電子檔案，嚴重阻礙了發展現代化會計檔案管理。雖然部分事業單位選擇較為先進的設備，然而因為未能熟練操作設備，所以也造成設備浪費的現象，難以有效利用設備。第二，未建立全套的電子檔案管理規范和制度，部分音頻、視頻、文書格式的會計電子檔案和規定不相適應；未能通過會計電子檔案的認證標準，對辦公系統中的文件資料進行任意篡改，難以形成真實有效的會計電子檔案信息；難以有效保護會計電子檔案光盤和U盤，嚴重損壞部分存儲文件，甚至造成相關信息資料丟失；部分檔案管理機構缺乏良好的設備條件，導致檔案資料發霉老化等，不利于有效使用檔案信息，發揮其作用。

會計檔案管理制度執行力較弱。只有通過人的實施才能實現健全的管理制度，發揮其應有的作用，當前，會計檔案不斷降低管理效率，主要是由于逐漸弱化了會計檔案制度執行力所致。首先，未能貫徹落實相關管理制度。例如，未能嚴格遵循預設案卷制度，有效實施立卷和歸檔，造成混亂地排放立卷，分類歸檔混亂；未能按照會計檔案定期歸檔和定期入庫驗收等相關制度實施會計檔案管理，造成會計檔案未能及時歸檔。其次，未能使管理制度貫徹落實到位。例如，盡管會計憑證進行了裝訂，然而未按照相關要求和規范進行，沒有查證和剔除部分沒有完整簽章的憑證，就進行裝訂；會計資料查閱盡管辦理了相關手續，然而缺乏完善的手續，或者只是從表面上辦理查閱手續，其限制和監督的作用未能得到有效發揮。

解決事業單位會計檔案管理問題的有效措施

加強會計檔案管理意識事業單位有關負責人必須高度重視會計檔案管理工作，正確指導管理人員合理開展工作，增強其對混亂的檔案管理工作的弊端的認識，了解到對財務管理工作造成的不利影響。例如，某事業單位在編制預算前期收集資料時，提高會計檔案管理人員的參與積極性，增強會計檔案管理人員對財務管理工作的作用的認知，以便順利開展理念財務報表和會計賬簿搜尋工作，將管理過程的問題及時找出來，并制定相應的對策。基于此，事業單位必須聘用專職會計檔案管理人員，保證人員穩定性和減少人員流動性，防止會計人員兼任檔案管理人員，隨意更改會計檔案管理人員的情況出現，另外，必須有效保證采用專業的會計檔案管理人員，提高其專業業務知識水平。從眾多會計人員中挑選其中一名優秀人員，對其進行檔案管理專業知識培訓，提高其會計知識水平，并且增強其檔案管理知識專業技能。

實現會計檔案管理的現代化。伴隨著廣泛應用計算機技術，為會計檔案現代化管理奠定了強有力的技術基礎。借助計算機技術的優勢，能自動分類、編輯和統計電子檔案。通過掃描儀，可以轉化文件、圖像等數據，存儲相應的電子數據，極大提高了計算機技術利用效率。通過互聯網構建的專業平臺，能有效實現電子檔案信息共享和網絡化。與此同時，通過這一平臺，在需要調取會計檔案中的相關資料時，只需檢索平臺中的信息，即可快速獲取所需的檔案信息。實現標準化和規范化的會計檔案現代化管理并非一蹴而就，而要經過相當長的發展時期，經過大量的努力才能完成這一目標。比如，在會計檔案管理中，可以以管理人員手工操作工作為基礎，在開展該項工作過程中，檔案工作人員必須嚴格遵循檔案部門出臺的相關規定，滿足法律法規的要求。采用現代化的方式管理檔案不僅僅要發揮檔案局的職責功能，還要引起其他相關部門的關注，進而保證快速有效實現標準化、規范化的檔案現代化管理。

強化會計檔案管理制度執行力度。事業單位常常缺乏足夠的會計檔案管理人員，部分小規模且業務單一的事業單位管理人員往往只有一個，所以，必須通過有效監督會計檔案管理人員來實現加大會計檔案管理制度的執行力度。部分事業單位為了有效制約會計檔案人員的工作行為，促進其貫徹落實檔案管理制度，必須將員工績效管理的功能體現出來，并獲得了顯著的成就。換言之，必須有效掌握會計檔案管理制度的核心，建立重要的指標，針對性地進行權重設計，集中財務部門其他工作人員反饋的具體工作情況和定期抽煙檢驗的工作結果，準確計算關鍵性指標的分數，以此對會計檔案管理人員的績效工資進行核算，制定相適應的獎懲措施，推動工作發展，為保證完成有效管理成果奠定基礎，進一步貫徹落實會計檔案管理制度。

綜上所述，針對事業單位會計管理工作的 不足和缺陷，本文提出了相關的完善對策，事業單位可以通過上述解決措施，增強相關管理意識，采用現代化的方式管理會計檔案，不斷加大制定會計檔案管理制度的力度，以此保證健康可持續發展事業單位會計檔案管理工作。

（工作單位：湖北省疾病預防控制中心）