關于加強民辦高校人事檔案管理工作的思考

人事檔案管理工作是民辦高校管理工作中的重要內容，隨著經濟社會的不斷發展，我國民辦高校人事檔案管理也來越受到學校管理者的重視。本文通過分析我國民辦高校人事檔案管理現狀，提出了一些加強民辦高校人事檔案管理工作的建議措施，以期能夠不斷提升我國民辦高校人事檔案管理的質量，確保高校人事檔案事業的發展。

近些年來，我國民辦高校已經逐步形成了一定的規模，得到了飛速的發展，高校的相關工作也開始步入正軌。人事檔案管理是人事工作展開的基礎，是關于個人或者組織的人生隱私。本文通過分析我國民辦高校人事檔案管理現狀，提出了一些加強民辦高校人事檔案管理工作的建議措施，以期能夠不斷提升我國民辦高校人事檔案管理的質量，確保高校人事檔案事業的發展。

一、民辦高校人事檔案管理工作現狀分析

1.人事檔案的重要作用被忽視，缺乏檔案管理意識

在管理人事檔案中，人事檔案管理工作人員必須要以飽滿的工作熱情為人民服務，要以積極的服務意識和態度正確的對待這項工作，其是一種十分基礎的管理工作。當檔案管理中出現紕漏時，為了避免造成更大的錯誤，就要及時的進行糾正。但是目前，民辦高校的人事檔案成了無足輕重的部分，其作用“說起來重要，用起來需要，但是排起來卻是次要的，忙起來容易被忽視”。大多數民辦高校對人事檔案管理不夠重視、“短板”、管理不到位，沒有引起相關管理人員的重視，缺乏檔案管理意識。并且在具體的工作中，缺乏一定的監督機制，思想意識落后，甚至有的工作然預案以權謀私，濫用職權，從而對民辦高校的人事檔案管理工作造成了巨大的影響，檔案信息泄露問題嚴重。

2.缺乏完善的約束機制，檔案管理工作基礎薄弱

目前，在我國民辦高校的人事關系管理機構中，在對人事檔案進行管理的過程中，管理人員很容易留下制度漏洞，科技應用能力不到位，業務操作能力不精通，人手不齊、信息保存不善，不及時。長期下去，就會導致操作的效率不高，也會存在著很多信息安全隱患。因此為了提高我國民辦高校人事檔案管理水平，就要依法辦事，建立一套嚴格的規章制度，不能存在信息交易行為，要嚴格的約束相關管理人員，堅決嚴厲打擊。另外，本質上來說，檔案管理就是對檔案主體個人信息資料進行保存。因此，人事檔案管理不僅要求專業人員具有現代化的實際操作技能，專業性要求比較高，還要掌握各種計算機處理能力，積極對檔案信息資料勤于備份，不斷適應變化發展的社會實際狀況，避免工作人員鉆法律和制度的空子，對出現的問題及時找到問題發生的根源。因此，在對人事檔案管理部門上，相關部門要完善和補充檔案管理制度。

3.檔案管理方式存在弊端，管理手段落后

隨著互聯網技術的不斷發展，為了避免丟失時，可以找回相關的數據信息資料，檔案管理不但要留存紙質檔案，也應該智能化、數字化，用電腦備份電子檔，從而減少人為因素造成的損失。但是目前，檔案管理方式有待提高，管理手段落后，管理人員不能對現代化技術展開人事檔案信息的處理。大多數機構依然存在著傳統的手動辦公和存檔行為。所以我給的人事檔案管理部門要大力推行無紙化辦公，應該使用電子檔應該及時做好備份。

4.執行業務能力不足，工作人員總體素質不高

在很大程度上，人事檔案具有很強的政治屬性，涉及到個人隱私，有的工作人員私自蓋章，不經過相關部門審核，就私底下簽訂人事任免表，嚴重的阻礙了人事檔案管理的長效發展。如：在實際執行過程中，管理人員能力不足，信息資料入檔不全、缺少資料備份，檔案內容空洞、下料信息造假等。這是由于工作人員總體素質不高造成的，工作人員沒有樹立為高校服務的基本思想意識，不能從實際工作出發，辦事講套話、空話，甚至搞權錢交易，直接依托自身定的權利以權謀私，私自出賣信息，從而造成了人事檔案管理信息的泄露。

二、提升我國民辦高校人事檔案管理的有效措施

首先，人事檔案管理工作是一種需要耐心的工作，不但要從制度方面加強人事檔案管理工作，還要著眼于具體的人事管理實際情況，抓好管理流程的關鍵，要不定期的檢視對人事檔案管理人員的工作，對其行為實行監督，如：何時檢查、檢查到什么程度、結果等等，從而避免瀆職或越權行為的發生。其次，各個管理機構要注意提高管理人員的積極性，把人事檔案管理工作作為一項長期的發展任務，適量投入資金和引進新的管理技術，提高民辦高校人事檔案管理工作的專業性，通過管理人員定期或不定期的培訓，將信息資源通過互聯網共享，按照管理流程，充分合理調配相關資源，不斷完善相關的制度法規，在總結與反饋的基礎上，及時解決工作中的實際困難。另外，通過動態管理，不斷實現民辦高校人事檔案管理工作的信息化建設，做好存檔、資料核實、備份等工作，以防各種突發性事件。同時要完整的保存紙質檔和電子檔，避免造成信息資料的丟失。并且通過法律制度，對于核心機密文件要嚴加曝光，有效提升管理人員的管理意識，對違法亂紀的人員，要嚴格按照制度辦事。最后，為了解決人事檔案信息化建設中存在的人才和專業技能匱乏的狀況，要通過不斷的人才培養機制，樹立人才觀，通過改善工作環境來確保人才能夠發揮自己的所長，重視人才管理。對嚴重制約人事檔案信息化建設的人員要作出相應的懲罰，制定嚴格的責任倒查機制，對作出突出貢獻的人才要及時獎勵和表彰，通過不同的額途徑利用就傲宇資源與優勢培養一批信息化人才，以專題講座等形式，培訓管理人員的專業技能，及時掌握最新的信息資訊，從而實現民辦高校人事檔案管理的現代化和信息化目標。