檔案開放利用過程中的信息安全保障體系研究

在檔案開放利用過程中不可避免的會出現(xiàn)檔案受損的情況。通過對檔案開放利用的特性和形式進(jìn)行討論，分析了檔案開放利用過程中信息安全面臨的問題，進(jìn)而針對存在的信息安全問題提出對應(yīng)的防范解決措施。

前言 檔案，是人力資源工作中記錄單位和個人的信息、履歷和事件的文字或電子信息。隨著電子信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的在檔案管理中的推廣，電子檔案以其占地面積小、查閱方便、攜帶便捷的優(yōu)勢逐漸在檔案管理工作中被廣泛使用。但需要指出的是，檔案開放過程中，電子檔案在保存、調(diào)閱、遷移過程中也面臨著諸多不安全因素。對檔案開放利用過程中信息安全保障體系進(jìn)行討論，有助于了解信息安全保障體系建設(shè)的必要性以及現(xiàn)階段檔案開放過程中潛在的風(fēng)險，并針對問題尋求防范措施。

一、檔案開放利用的特性和形式

檔案自文字誕生之初就應(yīng)運而生。通過檔案不但可以記錄發(fā)生的人和事，還能在需要的時候進(jìn)行查找。也正是如此，記錄整理并保存檔案的最終目的是檔案的開放和利用。其次，檔案開放利用也有自身的局限性。隨著人類歷史進(jìn)程的不斷推進(jìn)，檔案內(nèi)容愈加豐富，導(dǎo)致檔案的數(shù)量持續(xù)增加，為檔案的保存和調(diào)閱帶來一定的難度。電子檔案雖然在保存、調(diào)閱中具有一定的優(yōu)勢，但信息泄露潛在風(fēng)險高。

檔案開放利用的具體實施過程主要包括檔案機(jī)構(gòu)形式、非機(jī)構(gòu)形式以及合作形式。其中，檔案機(jī)構(gòu)形式是指利用檔案管或機(jī)關(guān)事業(yè)單位下屬的檔案室進(jìn)行檔案開放和利用的過程。由于機(jī)構(gòu)工作具有持續(xù)性和嚴(yán)謹(jǐn)性的特點使其成為檔案開放和利用過程中的主要形式。非機(jī)構(gòu)形式是指社會中的人或組織自發(fā)進(jìn)行的對檔案的收集和利用過程。例如《老照片》這一刊物就是由社會上的組織自發(fā)的收集各地的照片并匯總后進(jìn)行公開發(fā)行供社會使用。而《老照片》一刊物的成功發(fā)行也說明了非機(jī)構(gòu)形式整理并開放的檔案，其內(nèi)容是社會公眾所需求的，其真實性也取得了社會公眾的認(rèn)可。合作形式則是機(jī)構(gòu)和非機(jī)構(gòu)形式充分合作。通過利用檔案館所掌握豐富詳實的歷史資料的優(yōu)勢以及社會上自發(fā)組織資料整理手段和形式豐富的優(yōu)勢，一起對檔案進(jìn)行開放利用的過程。

二、檔案開放利用過程中信息安全面臨的問題

在檔案開放利用過程中，首先面臨的是環(huán)境問題。由于檔案工作的特殊性，使得社會公眾對檔案工作了解較少，對保存檔案完好性的重要意義認(rèn)識不足，造成了檔案開放利用過程中部分檔案受到了或多或少的破壞的現(xiàn)象，嚴(yán)重威脅了檔案的安全。而且，由于檔案工作是一項公益性工作，自身并不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，使得各級政府對檔案工作的重視程度不夠，遲滯了檔案行業(yè)的發(fā)展。尤其在科技水平不斷發(fā)展的今天，檔案管理工作電子化無形中加大了檔案保存和開放利用過程中面臨的風(fēng)險。在檔案開放利用過程中還面臨著相關(guān)法律法規(guī)缺陷的問題。新時期下，我國社會主義建設(shè)強(qiáng)調(diào)依法治國。但由于我國檔案相關(guān)法規(guī)起步晚，至今仍舊在信息安全保障的法規(guī)建設(shè)中存在一定的缺陷。雖然國家針對檔案管理出臺了指導(dǎo)性的法規(guī)，但由于各地情況各不相同，指導(dǎo)性法規(guī)不能在各個地區(qū)均適用。這就使得在各個地區(qū)的檔案管理中法律法規(guī)存在一定的真空地帶，使得在檔案開放利用過程中，檔案的安全存在風(fēng)險。另外，在檔案開放利用過程中，技術(shù)落后也是影響信息安全的重要因素。技術(shù)落后不但表現(xiàn)在對紙質(zhì)檔案裝訂、保存、遷移的技術(shù)落后，還表現(xiàn)在電子檔案中系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全以及網(wǎng)絡(luò)安全存在風(fēng)險。

三、檔案開放利用中信息安全保障手段

提高檔案開放利用中的信息安全，首先要著力推進(jìn)環(huán)境建設(shè)。通過樹立科學(xué)、系統(tǒng)的保護(hù)檔案的理念，可以提高對檔案信息安全重要程度的認(rèn)知水平。當(dāng)社會公眾對檔案的信息安全有了充足的認(rèn)識之后，才可以從源頭上減少檔案在開放利用過程中存在的信息安全風(fēng)險。強(qiáng)化信息安全思想理念建設(shè)則可以通過檔案管理組織和個人召開專題講座以及電視和報刊等宣傳單位加強(qiáng)開展科普宣傳等方式逐步推進(jìn)。提高檔案開放利用中的信息安全，還要逐步完善健全相關(guān)法律法規(guī)。現(xiàn)階段，我國只有在國家層面上出臺了對檔案的信息安全保障的指導(dǎo)性法規(guī)，但是各省市自治區(qū)和直轄市對地方的法規(guī)建設(shè)尚不完善。健全法律法規(guī)要求各地區(qū)盡快建立完善適應(yīng)當(dāng)?shù)氐男畔踩ㄒ?guī)。進(jìn)而從上自下完成檔案信息安全保護(hù)國家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及地方性法規(guī)的層次性建設(shè)。通過國家法律法規(guī)在法律層面上對檔案信息安全保障進(jìn)行保護(hù)；行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范則通過檔案管理行業(yè)內(nèi)部對信息安全保障工作提出具體要求和工作流程；地方性法規(guī)則是本著因地制宜的原則對各地區(qū)的檔案信息安全進(jìn)行保護(hù)。針對檔案開放利用過程中因技術(shù)問題導(dǎo)致的信息安全風(fēng)險，可以通過加強(qiáng)實體紙質(zhì)檔案保存技術(shù)培訓(xùn)、積極總結(jié)適應(yīng)不同環(huán)境的檔案保存以及提高受損檔案修復(fù)技術(shù)等方法進(jìn)行信息安全的保障工作。而針對電子檔案開放和利用過程中存在的信息安全問題，可以分別從系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和人為使用安全兩方面進(jìn)行強(qiáng)化保障。

本文為：河南省教育廳2015年度人文社科研究項目，2015-GH-395.

（作者單位：開封大學(xué)）