關于企業檔案管理體制改革的探討

曾昌波

（深圳市深潤福檔案技術服務有限公司，廣州　深圳 518000）

關于企業檔案管理體制改革的探討

曾昌波

（深圳市深潤福檔案技術服務有限公司，廣州深圳 518000）

在企業管理過程中，檔案管理是必不可少的組成元素，關乎企業經營者科學決策，合理制定發展戰略，優化配置各項資源。而在時代發展浪潮中，企業檔案管理體制改革已成為一種必然趨勢，是企業得以生存發展的首要前提。為此，需要全方位分析主客觀影響因素，不斷規范企業內部各項工作，加快企業檔案管理體制改革步伐，提高企業檔案信息資源利用率，充分展現自身價值，不斷增強企業的核心競爭力，不斷發展壯大。

企業；檔案管理；體制；改革；探討

隨著社會市場經濟不斷發展，企業數量、種類不斷增多，運營規模不斷擴大。隨之，在數量、種類方面，企業檔案已達到歷史新高。在信息化時代下，作為一種重要的資源，檔案信息在不同程度上影響著企業的生產、決策等活動，在企業整個運營過程中發揮著特殊作用。但新時期企業檔案管理工作存在各種問題，急需要改革對應的管理體制，使檔案信息資源更好地服務于企業，不斷增加企業的運營效益。

1　企業檔案管理體制現狀

在科技日益發展的浪潮中，社會市場經濟持續變化，不同行業、領域各類企業如雨后春筍般不斷涌現，企業之間的競爭日漸激烈，面對著各方面挑戰。企業已有的檔案管理體制已經無法滿足社會市場發展的客觀要求，各方面存在的問題不斷顯現。一是：企業檔案管理思想落后。在傳統思想的作用下，企業領導者、企業職工都忽視了企業檔案管理的重要性，誤認為檔案管理一項服務保障性工作，不會直接影響企業的運營效益。在此情況下，企業經營者沒有結合自身實際情況，制定科學的硬性考核指標，調動內部員工工作的積極性、主動性，企業檔案的整理、歸檔、利用等工作存在各種問題，檔案數據信息準確率低下，嚴重阻礙企業的持續發展。二是：企業檔案管理模式不規范化。當下，企業檔案管理工作沒有健全而統一的檔案管理制度，不具有其規范性，導致相關工作無法順利開展。通常情況下，為了減少自身運營成本，企業采用分散化檔案管理方法，減少內部檔案管理人員數量，重要的應用型檔案文件被分散到不同部門中，檔案信息得不到應有的保護，丟失現象十分嚴重，檔案信息資源利用率低下。三是：檔案管理技術手段滯后。在新時代下，部分企業對各種新技術的應用程度不高，檔案存檔等設備不夠健全，導致檔案管理工作的正常運行，檔案管理的“現代化、科學化”進程較慢，無法滿足社會市場的動態變化。

2　企業檔案管理體制改革策略

2.1加強檔案管理，做好依法治檔工作

在新時代下，政府檔案管理部門需要從不同角度不斷健全企業檔案管理體制。在此過程中，政府檔案管理部門要使執法和指導關系明確化，實現法律、管理、服務三元素的有效統一，為企業檔案管理工作有序進行提供更加優質的服務。由于私營企業檔案管理工作存在鮮明的私有性，政府要充分發揮執法管理、監督的重要作用，使其不再處于無人管理的狀態，確保檔案管理工作更加規范化、科學化。

2.2實現檔案信息一體化管理模式

在生存發展道路上，企業需要根據自身運營情況，構建科學化的信息管理體系，采用一體化的檔案信息管理模式，有效篩選、整合等企業內部各方面有用的檔案信息資源，構建一體化化的檔案信息中心，集中接收、應用等檔案信息內容，使企業檔案管理工作更具合理性、規范性。以此，優化配置企業內部各項資源，提高內部“無形資產”利用率，不斷增強企業的核心競爭力，提升企業整體形象，在行業中更具影響力，能夠更好地應對社會市場中來自各方面的挑戰，實現最大化的經濟效益。

2.3優化利用各種新技術

隨著社會不斷進步，企業也需要以社會市場為導向，遵循時代發展的客觀規律，緊跟時代發展的步伐，注重自身轉型，才能在激烈的市場競爭更好地生存發展。為此，在企業檔案管理體制改革道路上，需要優化利用各種新技術，巧妙地引入計算機網絡技術、集成光盤技術，充分利用各方面優勢，實現檔案信息的一體化管理，實現企業檔案信息聯網，檔案信息資源共享，為企業領導者科學決策提供有利保障。同時，簡化檔案管理程序，減少檔案管理人員工作量，提高檔案信息整理、存檔等工作效率與質量，也能在一定程度上提高企業內部人力資源利用率，有效防止企業檔案信息丟失、不全等問題頻繁出現，避免大量無形資產流失，確保企業內部各項工作順利進行，不斷促進企業的飛速發展。

2.4注重企業檔案信息的開發利用

從某種角度來說，在檔案管理過程中，企業需要做好檔案信息資源的收集、歸類工作，還需要綜合利用檔案數據信息，而開發檔案信息是不可缺少的重要環節。具體來說，企業需要多角度分析當下的運營現狀，收集各種關乎自身運營管理的檔案信息，確保內部各項運營活動的順利開展。還要以網絡技術為基點，構建合理的電子檔案數據庫，為規定范圍內用戶提供更加優質的服務，能夠不受時空限制，及時檢索到所需的檔案信息，提高檔案信息資源的利用價值。更為重要的是，在日常運營過程中，企業可以隨時獲取同行業重要運營信息資料，及時找到自身運營發展各方面重要的信息資料，不斷優化內部結構，順利開展各項業務活動。

3　結語

總而言之，隨著社會市場經濟體制不斷完善，企業想要緊隨社會市場前行的步伐，必須走上深化改革的道路。由于檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分，在日常運營過程中，企業必須意識到檔案管理體制改革的重要性，注重檔案管理的法制建設與信息一體化建設，通過不同途徑，巧妙地融入現代化技術元素，優化利用企業檔案信息資源。以此，改變新時期企業運營現狀，使企業檔案管理體制更加規范化、科學化，提高內部檔案管理工作整體質量，促進我國新時期不同行業、領域各類企業走上長遠發展道路。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.117

G271

A

1673-0194（2016）11-0195-02

2016-02-29