關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

曾昌波

（深圳市深潤(rùn)福檔案技術(shù)服務(wù)有限公司，廣州　深圳 518000）

關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

曾昌波

（深圳市深潤(rùn)福檔案技術(shù)服務(wù)有限公司，廣州深圳 518000）

在企業(yè)管理過程中，檔案管理是必不可少的組成元素，關(guān)乎企業(yè)經(jīng)營(yíng)者科學(xué)決策，合理制定發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化配置各項(xiàng)資源。而在時(shí)代發(fā)展浪潮中，企業(yè)檔案管理體制改革已成為一種必然趨勢(shì)，是企業(yè)得以生存發(fā)展的首要前提。為此，需要全方位分析主客觀影響因素，不斷規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作，加快企業(yè)檔案管理體制改革步伐，提高企業(yè)檔案信息資源利用率，充分展現(xiàn)自身價(jià)值，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不斷發(fā)展壯大。

企業(yè)；檔案管理；體制；改革；探討

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)數(shù)量、種類不斷增多，運(yùn)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大。隨之，在數(shù)量、種類方面，企業(yè)檔案已達(dá)到歷史新高。在信息化時(shí)代下，作為一種重要的資源，檔案信息在不同程度上影響著企業(yè)的生產(chǎn)、決策等活動(dòng)，在企業(yè)整個(gè)運(yùn)營(yíng)過程中發(fā)揮著特殊作用。但新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作存在各種問題，急需要改革對(duì)應(yīng)的管理體制，使檔案信息資源更好地服務(wù)于企業(yè)，不斷增加企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效益。

1　企業(yè)檔案管理體制現(xiàn)狀

在科技日益發(fā)展的浪潮中，社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)持續(xù)變化，不同行業(yè)、領(lǐng)域各類企業(yè)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈，面對(duì)著各方面挑戰(zhàn)。企業(yè)已有的檔案管理體制已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)市場(chǎng)發(fā)展的客觀要求，各方面存在的問題不斷顯現(xiàn)。一是：企業(yè)檔案管理思想落后。在傳統(tǒng)思想的作用下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、企業(yè)職工都忽視了企業(yè)檔案管理的重要性，誤認(rèn)為檔案管理一項(xiàng)服務(wù)保障性工作，不會(huì)直接影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效益。在此情況下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)者沒有結(jié)合自身實(shí)際情況，制定科學(xué)的硬性考核指標(biāo)，調(diào)動(dòng)內(nèi)部員工工作的積極性、主動(dòng)性，企業(yè)檔案的整理、歸檔、利用等工作存在各種問題，檔案數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確率低下，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。二是：企業(yè)檔案管理模式不規(guī)范化。當(dāng)下，企業(yè)檔案管理工作沒有健全而統(tǒng)一的檔案管理制度，不具有其規(guī)范性，導(dǎo)致相關(guān)工作無(wú)法順利開展。通常情況下，為了減少自身運(yùn)營(yíng)成本，企業(yè)采用分散化檔案管理方法，減少內(nèi)部檔案管理人員數(shù)量，重要的應(yīng)用型檔案文件被分散到不同部門中，檔案信息得不到應(yīng)有的保護(hù)，丟失現(xiàn)象十分嚴(yán)重，檔案信息資源利用率低下。三是：檔案管理技術(shù)手段滯后。在新時(shí)代下，部分企業(yè)對(duì)各種新技術(shù)的應(yīng)用程度不高，檔案存檔等設(shè)備不夠健全，導(dǎo)致檔案管理工作的正常運(yùn)行，檔案管理的“現(xiàn)代化、科學(xué)化”進(jìn)程較慢，無(wú)法滿足社會(huì)市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)變化。

2　企業(yè)檔案管理體制改革策略

2.1加強(qiáng)檔案管理，做好依法治檔工作

在新時(shí)代下，政府檔案管理部門需要從不同角度不斷健全企業(yè)檔案管理體制。在此過程中，政府檔案管理部門要使執(zhí)法和指導(dǎo)關(guān)系明確化，實(shí)現(xiàn)法律、管理、服務(wù)三元素的有效統(tǒng)一，為企業(yè)檔案管理工作有序進(jìn)行提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由于私營(yíng)企業(yè)檔案管理工作存在鮮明的私有性，政府要充分發(fā)揮執(zhí)法管理、監(jiān)督的重要作用，使其不再處于無(wú)人管理的狀態(tài)，確保檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理模式

在生存發(fā)展道路上，企業(yè)需要根據(jù)自身運(yùn)營(yíng)情況，構(gòu)建科學(xué)化的信息管理體系，采用一體化的檔案信息管理模式，有效篩選、整合等企業(yè)內(nèi)部各方面有用的檔案信息資源，構(gòu)建一體化化的檔案信息中心，集中接收、應(yīng)用等檔案信息內(nèi)容，使企業(yè)檔案管理工作更具合理性、規(guī)范性。以此，優(yōu)化配置企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)資源，提高內(nèi)部“無(wú)形資產(chǎn)”利用率，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升企業(yè)整體形象，在行業(yè)中更具影響力，能夠更好地應(yīng)對(duì)社會(huì)市場(chǎng)中來(lái)自各方面的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)最大化的經(jīng)濟(jì)效益。

2.3優(yōu)化利用各種新技術(shù)

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步，企業(yè)也需要以社會(huì)市場(chǎng)為導(dǎo)向，遵循時(shí)代發(fā)展的客觀規(guī)律，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，注重自身轉(zhuǎn)型，才能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更好地生存發(fā)展。為此，在企業(yè)檔案管理體制改革道路上，需要優(yōu)化利用各種新技術(shù)，巧妙地引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成光盤技術(shù)，充分利用各方面優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的一體化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息聯(lián)網(wǎng)，檔案信息資源共享，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策提供有利保障。同時(shí)，簡(jiǎn)化檔案管理程序，減少檔案管理人員工作量，提高檔案信息整理、存檔等工作效率與質(zhì)量，也能在一定程度上提高企業(yè)內(nèi)部人力資源利用率，有效防止企業(yè)檔案信息丟失、不全等問題頻繁出現(xiàn)，避免大量無(wú)形資產(chǎn)流失，確保企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，不斷促進(jìn)企業(yè)的飛速發(fā)展。

2.4注重企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用

從某種角度來(lái)說(shuō)，在檔案管理過程中，企業(yè)需要做好檔案信息資源的收集、歸類工作，還需要綜合利用檔案數(shù)據(jù)信息，而開發(fā)檔案信息是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要多角度分析當(dāng)下的運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，收集各種關(guān)乎自身運(yùn)營(yíng)管理的檔案信息，確保內(nèi)部各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的順利開展。還要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基點(diǎn)，構(gòu)建合理的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為規(guī)定范圍內(nèi)用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠不受時(shí)空限制，及時(shí)檢索到所需的檔案信息，提高檔案信息資源的利用價(jià)值。更為重要的是，在日常運(yùn)營(yíng)過程中，企業(yè)可以隨時(shí)獲取同行業(yè)重要運(yùn)營(yíng)信息資料，及時(shí)找到自身運(yùn)營(yíng)發(fā)展各方面重要的信息資料，不斷優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)，順利開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

3　結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善，企業(yè)想要緊隨社會(huì)市場(chǎng)前行的步伐，必須走上深化改革的道路。由于檔案管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，在日常運(yùn)營(yíng)過程中，企業(yè)必須意識(shí)到檔案管理體制改革的重要性，注重檔案管理的法制建設(shè)與信息一體化建設(shè)，通過不同途徑，巧妙地融入現(xiàn)代化技術(shù)元素，優(yōu)化利用企業(yè)檔案信息資源。以此，改變新時(shí)期企業(yè)運(yùn)營(yíng)現(xiàn)狀，使企業(yè)檔案管理體制更加規(guī)范化、科學(xué)化，提高內(nèi)部檔案管理工作整體質(zhì)量，促進(jìn)我國(guó)新時(shí)期不同行業(yè)、領(lǐng)域各類企業(yè)走上長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展道路。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.117

G271

A

1673-0194（2016）11-0195-02

2016-02-29