檔案信息資源開發利用中的問題和對策

惠文瑛

（臨沂市食品藥品檢驗檢測中心，山東 臨沂 276002）

檔案信息資源開發利用中的問題和對策

惠文瑛

（臨沂市食品藥品檢驗檢測中心，山東 臨沂 276002）

檔案作為一種非常珍貴的信息資源，具有“今世賴以知古，后世賴以知今”的巨大參考價值，它的作用是其他信息資源無法替代的。如何開發和利用好檔案資源，實現其價值的最大化，使其更好地服務于社會發展的各個領域，是當今檔案信息管理中的一個重要課題。

檔案；信息資源；開發利用

0　前言

在檔案信息資源開發利用工作中，還存在著利用開發形式單一、利用信息統計及反饋內容簡單、利用實例匯編及宣傳不到位等諸多問題。針對以上問題，筆者談幾點粗淺的認識。

1　當前檔案信息資源開發利用工作中存在的主要問題

1.1檔案信息資源開發利用形式落后封閉，缺乏創新性舉措

部分檔案管理單位及人員觀念相對滯后、檔案知識更新較慢，缺乏主動服務意識和對檔案資源的深層次開發能力。同時，有的檔案館館藏檔案成分單一、結構失調，不注重對館藏信息資源的編研整合，全宗與全宗之間仍保持各自獨立，同類別信息仍然散存在不同全宗、不同案卷里面，不利于進行查閱和利用。而各地檔案館在進行檔案信息資源開發時，之間缺乏交流、各自為政，使用的檔案管理軟件、數據庫類型各不相同，無法實現聯網互通、數據共享，導致檔案資源開發利用范圍較小，服務能力較弱。

1.2利用信息統計及反饋內容過于簡單

各地各級檔案行政管理部門為了了解檔案利用情況，只要求各檔案館（室）統計幾個利用數據，如利用人數、利用檔案卷數、頁數及復印數據等，而不對檔案信息資源開發與利用所獲得的社會效益與經濟效益情況進行全面了解。收集統計檔案利用數據，雖然在一定程度上也能反映檔案的利用情況，但這種統計方式過于簡單籠統，不能顯示出檔案信息給社會和經濟建設帶來的價值和作用。

1.3檔案信息資源利用實例匯編、宣傳工作不到位

有些檔案館（室）雖也注重檔案利用信息的反饋工作，收集有價值的檔案利用實例，但只作為檔案目標管理認證和達標的材料，因此收集后就將實例束之高閣，不再進行系統總結歸納和匯編發表，不能對檔案的作用和價值進行有效的宣傳。同時，在對檔案信息資源的開發利用工作進行宣傳時，缺乏針對性和吸引力，宣傳效果不理想，致使很多單位和個人對檔案信息資源的開發利用缺乏全面認識，片面認為檔案只是用來保存的，不知道該用什么、如何用，從而制約檔案信息資源的進一步開發利用和價值的進一步發揮。

2　做好檔案信息資源開發利用工作的對策

2.1實現檔案管理及服務方式的創新

首先要將現代化信息技術運用到檔案信息資源的開發利用工作中。現在處于一個信息發達的時代，信息化已經成為檔案管理改革創新的方向，檔案部門要改變傳統的被動服務模式，通過建立信息網絡、檔案信息數據庫等方式，實現檔案信息網上檢索與查閱，充分運用現代化信息技術更好地向社會提供優質高效的服務。其次，要不斷豐富檔案信息資料內容。要通過擴大接收范圍，不斷豐富館藏，改善館藏結構，特別要注重接收集中反映當地經濟、歷史、文化真實情況的特色檔案材料，使館藏更有地方特色；要樹立檔案信息資源共享理念，走“聯合開發”之路，積極主動地建立交流協調機制，使不同部門的檔案信息資源能夠在一個統一的機制下實現跨時空、多領域、全視角的共享利用。最后，要改變人才培養策略，加強研究型、開發型人才隊伍建設，實施合理的人才成長激勵政策，多途徑培養檔案信息開發利用工作需要的人才，提高檔案信息開發利用人員的整體素質。

2.2要建立完善檔案信息資源開發和利用制度

首先要認真做好查（借）閱登記工作，要按項目一一填寫清楚，特別是要把查（借）閱檔案的利用目的填寫清楚，填明具體內容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。其次，要建立用戶聯系制度。為了及時取得利用信息，要向利用人發放檔案利用信息反饋表，明確利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益等各種數據。在反饋時，要求利用人將效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。其次，及時進行實地調查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶可能不會或沒有時間編寫利用實例，檔案工作人員應主動上門服務，詳細了解利用檔案后所產生的社會效益和經濟效益情況，為檔案利用實例的編寫及今后檔案工作的改進提高收集全面的資料。

2.3要加大檔案信息資源開發利用工作的宣傳力度

一方面要及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。將利用實例進行整理匯編并向社會予以公開發放，增強檔案的利用范圍和社會效果。另一方面，要采取靈活多樣的方式進行檔案信息資源開發利用工作的宣傳。檔案部門要改變過去檔案編研“閉門造車”的狀況，注重市場需求的調研，了解社會大眾的需求，發揮館藏優勢，編輯出版通俗易懂、老少皆宜的書籍刊物，充分利用檔案編研作品進行深入宣傳。要通過開展專題講座、檔案信息咨詢等方式，讓檔案真正走出庫房，走向基層、走向群眾，增強全社會的檔案意識。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.11.122

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1673-0194（2016）11-0202-01

2016-03-18