淺議企業(yè)應(yīng)收賬款對賬

文/盧克勝

淺議企業(yè)應(yīng)收賬款對賬

文/盧克勝

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)規(guī)模的擴大和市場經(jīng)濟(jì)的深入，賒銷成為企業(yè)銷售的主要方式，應(yīng)收賬款的規(guī)模會日益擴大，企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險會逐步增大，而要管理好應(yīng)收賬款，對賬是應(yīng)收賬款確認(rèn)的重要工作。本文將結(jié)合企業(yè)實際情況，從應(yīng)收賬款對賬中存在的問題出發(fā)，根據(jù)企業(yè)實際解決方案進(jìn)行探討，為各個企業(yè)做好應(yīng)收賬款對賬給予參考。

應(yīng)收賬款管理；對賬；策略

本企業(yè)是一家從事電子清洗和焊接材料的供應(yīng)商，客戶群覆蓋全國及國內(nèi)知名企業(yè)在東南亞的加工基地，銷售采用信用賒銷方式，欠款客戶達(dá)五千多家，應(yīng)收賬款規(guī)模比較大；應(yīng)收賬款確認(rèn)采用先對賬函確認(rèn)，再安排開具發(fā)票的方式，對賬是企業(yè)發(fā)貨后，應(yīng)收賬款管理的承上啟下工作，所以只有做好對賬工作，才能開具發(fā)票確認(rèn)和客戶的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，也才能為后續(xù)的應(yīng)收賬款催收做好基礎(chǔ)工作。

一、企業(yè)應(yīng)收賬款對賬管理的現(xiàn)狀

由于該企業(yè)業(yè)務(wù)員較多，客戶群龐大和地域分布廣泛，財務(wù)人員有限，業(yè)務(wù)人員精力有限的現(xiàn)狀，企業(yè)在財務(wù)部設(shè)置了對賬科，安排了足夠的專業(yè)對賬人員，專門負(fù)責(zé)對賬和開具發(fā)票工作；又針對中小客戶較多，有些客戶有專門的對賬人員，由財務(wù)或采購負(fù)責(zé)；有些客戶要求在他們開放的ERP平臺上對賬，有些客戶要求用他們自己的特殊格式對賬，有些客戶沒有要求甚至不用對賬只要開具發(fā)票即可；有些客戶對賬要求附銷售合同或協(xié)議、訂單、送貨單或入庫單等資料；客戶對賬的截止日期也不盡相同。根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀，結(jié)合內(nèi)部控制的制衡性要求的原則，企業(yè)采用“財務(wù)主導(dǎo)、業(yè)務(wù)配合、財務(wù)業(yè)務(wù)管理人員監(jiān)督”相結(jié)合的分工模式，取得了很好的效果。

二、對賬過程中遇到的問題及解決措施

(一)對賬的前提準(zhǔn)備

在引進(jìn)新客戶時，要求業(yè)務(wù)員簽寫新客戶信息調(diào)查表，其中就有客戶對賬時間要求，對賬人員聯(lián)系方式，對賬單的傳遞方式及是否有格式、時間特殊要求，這些客戶信息會在企業(yè)ERP系統(tǒng)中備注，以便于對賬員開展日常工作，然后根據(jù)業(yè)務(wù)員所屬部門，給相應(yīng)的對賬員對賬權(quán)限，保證不同的對賬員僅知曉自己所管理的客戶信息，以保證客戶信息的保密性。同時，也要求客戶提供企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織代碼證、稅務(wù)登記證、開戶銀行許可證、一般納稅人資格證書復(fù)印件，以便于評估企業(yè)的信用情況和開具發(fā)票時使用。

(二)客戶要求在他們的ERP平臺上對賬

此類客戶都是企業(yè)的VIP客戶，占公司相當(dāng)一部分經(jīng)營業(yè)績，也是管理比較規(guī)范，規(guī)模較大的公司，企業(yè)會配備業(yè)務(wù)能力強、有豐富經(jīng)驗的對賬員，按照客戶的要求培訓(xùn)熟悉客戶的ERP平臺，對賬要求，建立客戶聯(lián)系檔案，錄入客戶的采購人員、倉庫人員、物控人員、對賬人員及財務(wù)人員的相關(guān)資料，按照要求在指定的時間段內(nèi)在客戶的平臺上完成對賬工作，并根據(jù)不同情況核對庫存，核對是否存在在途物資、是否有破損損耗，并根據(jù)回款及發(fā)票開具情況核對和客戶往來明細(xì)賬，確認(rèn)欠款總額。對存在的在途物資由業(yè)務(wù)員和物流確認(rèn)，及時核實破損損耗，并按照公司規(guī)定流程處理。

針對客戶對賬單截止時間不同及回函不及時的現(xiàn)狀，企業(yè)在建立新客戶時就已經(jīng)要求做了備注，以便于對賬員知道客戶截止在15號、20號、25號、30號或滿月對賬，在相應(yīng)的對賬日期，對賬員按照客戶的對賬格式或按照公司統(tǒng)一的格式發(fā)給了客戶，一般給客戶一周回應(yīng)時間，之后如果客戶確認(rèn)可以開發(fā)票，對賬即為完成，對賬員及時安排開票開具發(fā)票并及時傳遞給客戶，完成對賬的對賬流程；對于客戶沒有及時回復(fù)的，首先由對賬員打電話、發(fā)郵件、發(fā)信息回訪客戶，詢問客戶對賬完成情況；其次，每周統(tǒng)計沒有回函的客戶名單及對賬信息，提交給對賬主管，按照不同部門列出清單給業(yè)務(wù)經(jīng)理，由業(yè)務(wù)部門在早會上宣導(dǎo)，要求業(yè)務(wù)員再催客戶。

(三)對賬單格式

絕大部分客戶沒有特殊要求，企業(yè)從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出月度對賬單，核對訂單后，由審核人員審核后簽字蓋章，對賬員傳遞給客戶確認(rèn)；對于客戶有特殊格式要求的，對賬員按照客戶的特殊格式，手工作好對賬單后，由審核人員審核后簽字蓋章，對賬員再傳遞給客戶確認(rèn)；對于客戶發(fā)明細(xì)對賬的，對賬員把客戶明細(xì)和企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)比照核對，無差異即交審核人員審核后簽字蓋章確認(rèn)；對于在客戶ERP平臺上對賬客戶，要按照客戶要求的期間及時核對收發(fā)貨明細(xì)及往來賬目，按時確認(rèn)。

(四)對賬方式

由于在建立新客戶時，就已經(jīng)規(guī)范和備注了客戶的對賬方式，對于重點的、有條件的VIP客戶，客戶開放了ERP的對賬客戶端，對賬員可以在其上面自主對賬；絕大部分客戶，都有專用的企業(yè)郵箱用于對賬聯(lián)系，有個別客戶使用qq郵箱、經(jīng)辦人員個人郵箱、傳真等遠(yuǎn)程對賬方式確認(rèn)對賬；對于個別較近的重點客戶、業(yè)務(wù)量較大、容易存在爭議的而客戶，如果條件許可，可以由財務(wù)、業(yè)務(wù)或財務(wù)和業(yè)務(wù)一起現(xiàn)場確認(rèn)對賬；對于交易頻繁，比較近的，經(jīng)辦人員比較熟悉的客戶，也可以要求送貨員或業(yè)務(wù)員在方便的時候帶去審核無誤的對賬單，到客戶那里確認(rèn)，比較方便和直接，減少中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。這種多渠道的對賬方式，極大地方便和客戶的對賬，提高了工作效率，滿足不同客戶的對賬要求。

(五)對賬內(nèi)容的確定

這是對賬員最重要的工作，主要是根據(jù)客戶的訂單(訂單號)、銷售合同或協(xié)議，企業(yè)的銷售出庫單(簽字蓋章)或客戶的入庫單核對產(chǎn)品名稱、數(shù)量、單價、金額；核對是否存在在途產(chǎn)品、退換貨產(chǎn)品、贊助、品質(zhì)扣款、標(biāo)簽費用、費用、破損或合理損耗等，同時也可以核對是否存在品質(zhì)保證金及返利情況。對于寄售客戶，要核對上期結(jié)存量、本期發(fā)貨量、本期使用量、期末庫存量等情況，還要分期核對欠款往來賬。

(六)對賬確認(rèn)方式

針對客戶較多，客戶規(guī)范程度不同，原則上要求客戶在對賬單上簽字蓋章(公章、財務(wù)專用章、對賬專用章)確認(rèn)，但對客戶付款情況比較好，信用程度比較高的客戶，客戶經(jīng)辦人員簽字確認(rèn)、企業(yè)對賬專用郵箱回復(fù)確認(rèn)，亦可以視同已經(jīng)確認(rèn)，安排開具發(fā)票；對于個別交易金額比較少，信用額度較低，賒銷期限比較短或付款比較及時的客戶，客戶相關(guān)人員口頭確認(rèn)后可以安排開票。現(xiàn)實情況是客戶對賬單的額確認(rèn)是比較麻煩的事情，確認(rèn)情況不容樂觀，且發(fā)生貨款爭議時，對賬單的確認(rèn)是一個非常重要的證據(jù)，所以我們再給客戶對賬單是注明要求簽字蓋章回傳，并要求對賬員在收到不規(guī)范的對賬單時再三溝通，如果仍不能解決的，列出客戶名錄，提交給業(yè)務(wù)部門溝通評估，爭取最大限度地區(qū)的客戶的諒解并配合做好對賬確認(rèn)工作，為后續(xù)貨款回收提供證據(jù)支持。

(七)對賬差異的處理

對客戶在對賬過程傳遞來差異，對賬員要第一時間根據(jù)授權(quán)情況通知業(yè)務(wù)員進(jìn)行處理，并和客戶溝通好開具發(fā)票時如何體現(xiàn)，確認(rèn)后及時安排開票員開具發(fā)票確認(rèn)應(yīng)收賬款；對于經(jīng)常性且合理的差異，由業(yè)務(wù)員提出申請，相關(guān)授權(quán)人員簽字后，按照正常業(yè)務(wù)每月處理；對于偶發(fā)性的差異，客戶應(yīng)該出具相應(yīng)的業(yè)務(wù)差異函件，由企業(yè)授權(quán)人員審批后，對賬員簽寫對賬差異調(diào)整申請單處理，以保證企業(yè)往來賬款的準(zhǔn)確性。嚴(yán)禁對賬對出現(xiàn)的差異久拖不匯報、不處理或擅自處理，嚴(yán)肅對賬紀(jì)律。

三、對賬的重要性

由于企業(yè)業(yè)務(wù)員較多，難免出現(xiàn)渾水摸魚的情況，個別業(yè)務(wù)員使用虛假的客戶信息建立新客戶，并說服信用審批人員一定的信用額度，利用大部分客戶訂單不簽字蓋章的漏洞，采取偽造的訂單或申請無訂單送貨，業(yè)務(wù)員申請自己送貨，又百般阻撓對賬或要求自行去和客戶對賬，利用信用期套取現(xiàn)金進(jìn)行舞弊交易，如果在對賬環(huán)節(jié)能夠規(guī)范管理，查漏補缺，由對賬員對交易金額大、初次合作或客戶聯(lián)系方式不清楚、業(yè)務(wù)員自己送貨客戶、信用期限較長的而客戶等列為重點客戶，在對賬函不能及時回復(fù)或催問無果的情況下，安排對賬員上門現(xiàn)場對賬，可以發(fā)現(xiàn)客戶的真實情況，經(jīng)營情況，防止舞弊情況的發(fā)生；在和客戶核對當(dāng)月貨款的時候，再核對和客戶的整體欠款情況，可以發(fā)現(xiàn)個別業(yè)務(wù)員收到貨款后不及時上交企業(yè)的舞弊情況。

四、結(jié)束語

由于企業(yè)的應(yīng)收貨款，數(shù)量比較多，金額比較大，占企業(yè)流動自己份額比較大的現(xiàn)狀，應(yīng)收賬款管理是企業(yè)資產(chǎn)管理中非常重要的工作，而對賬環(huán)節(jié)在企業(yè)銷售業(yè)務(wù)中起著承上啟下的作用，是對客戶從信息建立、訂單交付、送貨簽收等環(huán)節(jié)的總結(jié)和檢查，是開具發(fā)票，確認(rèn)客戶欠款的必要環(huán)節(jié)，是催收貨款的基礎(chǔ)；特別是對于客戶數(shù)量比較多，發(fā)貨頻率比較高，貨物種類比較多的企業(yè)，組織好對賬工作尤為關(guān)鍵。也只有加強對應(yīng)收賬款對賬的管理和監(jiān)督，才能保證企業(yè)合理的現(xiàn)金流量和較高的銷售利潤，維持企業(yè)正常運行和健康發(fā)展。因此，加強對企業(yè)應(yīng)收賬款對賬的管理已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營管理者的必修課。

(作者單位：深圳市同方電子新材料有限公司)