簡析公務卡使用管理過程中的問題及對策

文/王娟瑛

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簡析公務卡使用管理過程中的問題及對策

文/王娟瑛

摘要：通過公務卡結算制度，能夠對財政支出進行規范的管理，減少行政事業單位在現金支付方面使用的頻率，從而達到加強財政監管的目的。事業單位要對公務卡的使用引起重視，從營造良好的刷卡環境，加強公務卡使用的制度建設，創新公務卡使用機制，強化公務卡使用規范等方面入手，切實提高公務卡管理的標準化程度。本文以公務卡結算制度的重要作用作為切入點，對公務卡使用和管理過程中存在的問題和加強措施進行了分析。

關鍵詞：公務卡；使用管理；存在不足；加強措施

伴隨經濟建設速度的加快，我國財政支出的規模也顯著增加。為了控制我國財政支出的規模，提高財政監管力度，我國政府推出了公務卡結算制度。通過公務卡結算制度，能夠對財政支出進行規范的管理，減少行政事業單位在現金支付方面使用的頻率，從而達到加強財政監管的目的。目前，公務卡結算制度已經在全國范圍內得到了很好的推廣。

一、公務卡結算制度概述

公務卡結算工作主要指的是在行政、科研等事業單位中，工作人員用來進行單位財政活動的信用卡。通常來說，商業銀行根據事業單位的行政和規模對事業單位的授予對應的信用額度，事業單位的人員通過公務卡進行財務支付活動，事業單位負責對公務卡進行報銷和還款，同時事業單位和商業銀行共同對相關的財務活動進行實時的監督。

現代的信息化技術是公務卡使用和管理的重要技術基礎，通過公務卡的使用，事業單位財務活動的規范性顯著增強，同時還可以有效的提高事業單位財務活動的透明度，推進反腐倡廉建設。通過總結，公務卡的使用主要具有以下幾個方面的重要作用。首先，公務卡的使用能極大的提高財政監管質量。事業單位的工作人員在進行刷卡消費時，消費的時間、地點以及消費的內容和金額都及時的被我國財政集中支付系統記錄，從而使濫用公款的現象得到了一定的控制。其次，公務卡制度降低了現金的支付和使用頻率，簡化了事業單位的財務活動流程，減少了事業單位中湊票報銷以及其他一些違規套現情況的發生。最后，公務卡的使用也為銀行的發展提供了更廣闊的空間。公務卡的使用能夠完善銀行卡的使用功能，同時代理銀行也可以圍繞公務卡開展更多的針對事業單位的金融業務，完善了信用卡使用體系［1］。

二、公務卡使用管理過程中存在的缺陷

（一）缺乏對公務卡戰略作用的認識

當前，很多事業單位的工作人員都對公務卡的戰略作用認識不夠。首先，很多工作人員自身都辦理了信用卡，因此，對于公務卡的使用比較排斥，處于怕麻煩的心理而不辦理公務卡。其次，當前很多事業單位的公務人員出差應用較多的還是傳統的消費方式，缺乏提前消費意識，同時擔心單位的財務人員沒有按時還款，造成資金的信用水平下降。最后，有的公務人員出于對泄漏個人信息的擔憂而不辦理公務卡［2］。

（二）公務卡的使用環境不夠完善

公務卡的推行需要良好的使用環境，而目前我國公務卡的使用環境情況是不均衡的，特別是一些偏遠地區，例如我國西部省市的偏遠鄉鎮都缺乏刷卡條件，沒有設置相應的POS機，從而導致不能使用公務卡。另外，一些小型的餐飲、酒店以及零售商店等，出于成本費用的考慮不愿意設置POS機，也給公務卡的使用造成了不便。

（三）公務卡的審核工作還要加強

目前，公務卡的審核管理工作還有較大的加強空間。當事業單位進行還款工作時，我國財政集中支付系統通常對公務卡的相關信息進行形式化的審查，而對報銷的內容、用途等缺乏實質性的審查。另外，在原則上公務卡使用應該做到“專人專卡、一人一卡”，但當前我國有的事業單位在使用公務卡時，還存在一人使用多卡情況的存在。

（四）公務卡的使用范圍還有待增加

公務卡的使用范圍還有很大增加的空間。根據公務卡的使用規定，工作人員不僅要提供正規的發票，同時還要有刷卡憑證。而當前網絡信息化技術非常發達，火車票、機票、酒店、飯店等的訂購在網上就可以比較快捷的支付，而如果得不到簽購單又無法進行報銷，因此公務卡的使用還有待完善。

（五）對公務卡的監督管理有待加強

公務卡的使用能在一定程度上防止腐敗情況的發生，但由于當前公務卡監督制度不夠完善，因此公務卡的使用還存在較大的漏洞，例如公務人員可以通過和商家串通，達到虛開發票、公款消費等目的。

三、優化公務卡使用管理的途徑

（一）宣傳公務卡使用的重要作用

政府財政部門和事業單位要宣傳公務卡使用的重要作用，從而提高事業單位工作人員對公務卡的認識。具體來說，宣傳公務卡使用的手段包括網絡宣傳，圖冊宣傳，開展公務卡使用專題講座，對事業單位工作人員進行培訓等。通過宣傳，要幫助事業單位人員建立良好的公務卡使用習慣，為公務卡的使用營造良好的氛圍。

（二）營造良好的公務卡使用環境

公務卡的使用需要良好的刷卡環境，因此政府部門要配合銀行機構推廣POS機的使用。尤其是對于我國經濟不夠發達的地區，例如我國中西部等偏遠城鎮的機場、車站、酒店、飯店、超市等都要設置POS機。政府可以通過減免手續費，適當補貼等方式來提高POS機的推廣力度，從而為公務卡的使用營造良好的使用環境。

（三）提高公務卡使用的制度建設水平

我國各級政府的財政部門要和當地代理銀行進行積極配合，從而提高公務卡使用的制度建設水平。首先，在辦理程序、公務卡信用額度以及公務卡的使用范圍方面進行詳實的規定，對報銷流程要做出明確指示。其次，要對政府審計和紀檢單位提出要求，要加強對公務卡的審計，審計的內容包括公務卡使用、事業單位的現金管理等，對于發現的問題要及時進行通報。最后，公務卡的使用也要遵循靈活性的原則。例如，中國科學院上海應用物理研究所是我國著名的核技術研究機構，該機構很好的響應了國家的號召，施行了卓有成效的公務卡使用制度。同時，該機構很好的遵循了靈活性的原則，對于單位研究生來說，是不能使用公務卡的，因此給研究生設定了一定的現金使用限額，從而方便了工作的展開。

（四）對公務卡支付的方式進行完善

信息化技術的發展對于公務卡的使用管理具有較大的沖擊，特別是網絡支付的方便性對公務卡使用的影響較大。目前，火車票、飛機票、酒店、飯店等的預定通過手機、計算機等就能夠比較輕松的實現，而由于網絡預定缺乏簽購單，因此造成公務卡使用的不便。所以，財政部門要和代理銀行積極合作，提高公務卡網絡使用功能，對于相關的簽購單制度進行適當的調整，從而保證公務卡能夠被正常使用。

（五）加強公務卡使用的管理規范

事業單位要加強公務卡使用的管理規范。具體來說，事業單位可以從以下方面規范公務卡的使用：①要加強公務卡的日常管理工作，制定日常管理流程，嚴格按照流程標準開展工作；②對工作中的關鍵節點，例如報銷環節進行嚴格的規范化管理，并建立良好的權力制約制度；③加強追責機制的建設，對于出現的問題要明確責任，并進行相應的懲罰；④提高事業單位的現金管理工作，對于現金的使用嚴格控制；⑤事業單位要開展自糾自查工作，對于違反公務卡使用規定的行為進行糾正和查處，嚴格防止一人多卡現象的存在；⑥政府財政部門要配合代理銀行對公務開使用進行技術上的優化，對操作流程進行適當簡化，定期清查無效公務卡，并做好公務卡信息系統的更新工作［3］。

（六）推行公務公開機制

推行公務公開機制也在一定程度上推動了公務卡的使用。公務卡的使用不僅可以優化事業單位的工作效率，同時也有利于反腐倡廉工作的展開。而推行公務公開機制，能夠很好的提高事業單位財務活動的透明度，從而有效減少違法犯罪的發生，這給公務卡的使用提供了良好的條件。

四、結束語

公務卡結算制度是我國事業單位的重要創新，也是財政改革需要經歷的必然階段。在實際工作中，事業單位要對公務卡的使用引起重視，對公務卡的戰略作用進行有效的宣傳，從營造良好的刷卡環境，加強公務卡使用的制度建設，創新公務卡使用機制，強化公務卡使用規范等方面入手，切實提高公務卡管理的標準化程度，從而為推動我國事業單位更好的發展做出貢獻。

參考文獻：

［1］劉敏慧.公務卡使用管理中存在的問題及對策［J］.中外企業家，2014（29）：84.

［2］王晴川.公務卡使用和管理過程中存在的問題與對策研究［J］.交通財會，2014 （10）：32-34.

［3］左麗敏.公務卡使用和管理過程中存在的問題及對策［J］.時代金融，2015 （14）：221+225.

（作者單位：中國科學院上海應用物理研究所）

上接（第166頁）

存模塊，進行備品、配件基礎設置，停止手工倉庫賬簿記錄。在基礎資料倉庫項目中設立備品、配件等代碼，將原倉庫中100多種的備品、配件的基礎資料設置好。

2.設置物料備品、備件的初始余額數據。將原倉庫中的所有備品、備件期初數據錄入到物料中，在倉庫模塊中進行備品、配件的明細核算

3.每月末財務中心會計及倉庫保管員、倉庫會計對備品、配件進行盤點，若有差異，分析原因。

啟用金蝶K3供應鏈系統中的倉存模塊后，備品、配件的差錯金額大幅減少，提高了財務數據的準確度。

（五）ERP背景下，信息業務權限管理改進

因東友商品砼企業ERP管理軟件分層管理的特殊性，這就要求企業根據管理者需要設立權限管理。如總經理、副總經理能全面了解東友商品砼企業ERP管理軟件全部數據，但是不能查閱金蝶財務數據。財務總監可全部查閱金蝶軟件財務數據，也可全面查看東友ERP商品砼管理軟件數據；生產調度不能查看采購模塊；過磅員只有過磅的權限，其他權限無；試驗室只有錄入BOM的權限。不同部門的操作員查看其他部門資料時只有查看的權限，沒有修改的權限，通過權限管理防止數據外傳，保證數據的安全性。

（六）正確處理好東友商品砼企業ERP管理軟件和金蝶K3供應鏈財務軟件的關系

東友商品砼企業ERP管理軟件側重于日常全面管理，金蝶K3供應鏈財務軟件側重于財務。財務數據核算一般不宜放在東友ERP商品砼管理軟件中核算，但通過制定權限后，財務可以查看，也可引用ERP中的采購模塊數據。財務中心使用金蝶K3供應鏈財務軟件，自成一體，核算整個企業的財務成果。

兩個軟件相輔相成，ERP商品砼軟件能加強企業的采購、銷售的訂單、合同管理、生產產量管理，發貨管理等等企業的日常管理工作。金蝶K3供應鏈財務軟件能加強財務成果的集成化管理。兩者統一于企業的管理體系中。

三、結束語

中小企業運用ERP管理軟件的企業逐步增多，ERP管理軟件能幫助企業提高采購訂單管理、銷售訂單管理、生產調度水平，還能分析供應商的供貨能力，區分優質的銷售客戶，為企業管理層提供管理決策依據。

ERP企業管理軟件是企業全方位的管理軟件。ERP背景下信息化關鍵節點業務處理必須與企業的采購、生產、銷售環節緊密聯系在一起，其業務處理模式的改進能極大的提高企業采購、生產、銷售的管理水平，能提高財務數據的準確性，能節約企業的成本費用，提高企業的經濟效益。

［1］王慶奎.ERP系統環境下關鍵節點業務處理優化探析［J］.財會通訊，2013（3）（上）.

（作者單位：南寧學院）