檔案信息化是檔案管理發展的必然趨勢

◎衛枋

檔案信息化是檔案管理發展的必然趨勢

◎衛枋

21世紀是信息技術飛速發展的年代，信息化已滲透到社會生活的各個角落。信息化是當今時代發展的大趨勢，代表著先進生產力。它的發展對檔案管理工作有著積極的影響，為檔案管理工作帶來了諸多便利。在已經無法離開計算機網絡與信息科技的今天，檔案信息化已成為檔案管理發展的必然趨勢。

所謂檔案信息化，在楊公之主編的《檔案信息化建設導論》中被定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。也可以理解為，檔案信息化管理是以計算機網絡技術、信息技術為手段，以現代管理學為理念，以服務于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學科知識交叉應用的新型檔案管理工作模式。

檔案信息化建設的概念和內容

檔案信息化是一個過程、一個動態的概念，是指應用信息技術、管理、開發利用檔案的過程。

檔案信息化的工作主要是以國家信息化建設和檔案事業發展的要求為導向，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障的信息化工作體系。

檔案信息化是一個不斷發展的動態過程。隨著信息技術的不斷發展，技術手段和技術環境的不斷變化，不同時期，檔案信息化建設的目標、任務和要求不同，但在某一時期特定的社會環境下，受制于技術、經濟條件和人文基礎，設定的檔案信息化目標，確立的檔案信息化建設任務卻是現實的、具體的，并相對穩定的。

檔案信息化的內容包括環境構建和資源建設兩個方面，具體內容包括：檔案信息資源建設、信息化基礎建設、應用系統建設、保障體系建設。其中保障體系建設包括法規政策、人才隊伍、安全保障等各方面的保障條件。

如何進行檔案信息化建設

數字檔案資源建設。檔案數據庫建設是檔案信息化建設中應用最早、最為廣泛的一項基礎性工作，是數字檔案資源建設的首要任務。對于檔案信息數據庫建設，主要用于檔案目錄、全文、多媒體等實體信息，明確建設檔案信息數據庫是為了檢索、建立檔案信息管理系統的需要。根據檔案數據庫的數據形式和數據類型，可分為檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫。檔案目錄數據庫的建設是數據庫建設的第一個目標。信息化建設的切入點和工作重心，首先是抓好目錄數據庫的建設。檔案信息的收集和檔案信息的前期處理，實現檔案信息數字化，并把電子文件收集歸檔是檔案信息數據庫建設的關鍵步驟。最后，將檔案信息前處理的結果轉化成機讀數據。錄入過程需要較嚴格的校對審核。如審查字段的數據形式是否正確；字段長度與確定的結構長度是否符合；各種標識符號是否有誤等。這其中可能包括對不同格式的數據進行轉換。

檔案信息化基礎建設。檔案信息化基礎設施建設包括數字化加工和存儲設備、網絡環境的構建等內容。數字化加工和存儲設備，如掃描儀等。網絡連接設備，常用的網絡設備有網卡、中繼器、網橋、路由器、調制解調器、網關等。以及Web服務器、電子郵件服務器、數據庫服務器、應用服務器和網絡布線等設施。

要實現對管理各環節的掌控、調配和協作，必須完善信息化管理平臺——知識管理平臺、信息集成平臺、日常辦公平臺、信息發布平臺、協同工作平臺、辦公流轉平臺、通信平臺。

檔案管理軟件系統也應該符合標準規范要求，具有一定的靈活性和可擴充性，具有較高的數據處理和檢索性能，同時還應具有開放性和易用性、安全性和可靠性、數據的相對獨立性和可遷移性。

檔案信息化標準規范的建設應該遵循以下原則：符合國家信息化和檔案管理的有關方針政策；符合國情并適合國家和不同地區之間的標準銜接；嚴格采用國際標準；具有綜合性和可操作性；具有導向性。

數字檔案館建設。數字檔案館是建立在現代信息技術和網絡技術的應用基礎上，以標準化、數字化、網絡化、智能化、多媒體技術等主要手段，以多元化、異構性的檔案信息資源為處理對象，通過對數字檔案資源的采集、加工和集成管理，實現檔案信息資源利用和共享的超大規模、分布式、可擴展的數字信息系統。應該以公益性為主，以資源建設為核心，統一標準規范，開放建設與利益共享，開發與引進相結合。加強數字檔案館的硬件基礎建設和網絡環境的構建。

檔案信息化保障體系建設。制定檔案信息化建設規劃應與國家、地區、行業的信息化整體規劃相銜接，應明確需求、認真論證、因地制宜、正確定位、明確目標、科學分解。加強對檔案信息化人才隊伍建設的組織領導，積極開展檔案信息化人才的教育培訓工作，突出檔案信息化人才隊伍建設的重點。加強檔案信息化的社會服務體系建設，并且做好相關風險管理工作，使檔案信息系統安全和檔案信息內容安全得到保障。

檔案信息化的意義

提高工作效率。傳統方式下，檔案管理信息需進行分類、排序、裝訂等程序，然后由人工撰寫檔案管理的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并且將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。整個操作過程需要耗費大量的勞動和時間，而且易出現紕漏，導致較多檔案被得不到及時合理的整理歸檔。實施檔案管理信息化后，檔案管理實現數字化、自動化、網絡化。數據只需一次錄入就可以多次查找利用，極大的提高了檔案管理工作人員的工作效率。

能夠遠程傳輸，更好實現資源共享。如果需要紙質檔案，需要到檔案管理部門查找或發送傳真、郵寄等方式。而電子檔案在檔案管理部門和利用者之間通過網絡實現檔案的信息傳遞，可以更加快速便捷的傳輸，節約了大量時間、人力、物力。如今，“無紙化辦公”已得到廣泛應用，檔案信息管理系統可以與辦公自動化平臺系統無縫連接，使電子文件在收集、管理、歸檔和使用過程中具有一體化工作流程，實現文件生成、歸檔和利用的同步化。

延長檔案壽命。傳統式檔案管理不僅占用大量的庫房空間而且管理成本費用較高。由于保管時間長，檔案容易損壞，紙張易發黃、易脆等，尤其是長期頻繁調用，紙張記錄的原始資料出現字跡模糊和破損。而紙質檔案數字化后，能夠在確保檔案信息真實性的前提下減少對存儲的硬件要求。檔案信息化利用現代科學技術手段使電子文件和數字檔案等檔案信息資源轉為電子檔案，以光盤、磁盤等媒介存儲，受外界溫度、濕度等影響很小，從而不易發生檔案文件損壞，信息丟失等情況。

隨著信息化成為當今世界經濟和社會發展的主題，人們對各種時效性強，高價值的檔案信息的需求量越來越大，利用信息網絡科技來實現檔案管理資源共享勢在必行。實行檔案資源管理信息化，充分利用信息網絡科技服務于檔案管理工作以便提供更高質量的檔案利用服務。總之，將現代信息技術融入檔案管理工作中，實現檔案信息化已經成為檔案管理發展的必然趨勢。

（作者單位：云南建水縣委黨校）