PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步探索運用

摘要：目的 探索PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的應用效果。方法 我院運用PDCA循環法進行文書檔案管理，分析其應用效果。結果 我院應用PDCA循環原理進行文書檔案管理，從硬件到軟件，還是辦理率、歸檔率均明顯提高，醫院文書檔案管理總體質量提高。結論 PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的應用效果明顯，可以有效提高醫院文書檔案管理水平。

關鍵詞：PDCA循環原理；醫院；文書檔案管理

為了順應我國醫療衛生事業的快速發展，我院提倡全院運用質量管理工具實現對工作質量的持續改進。檔案管理作為醫院評審的必要條件，備受醫院的重視和關注，因此明確檔案管理工作在醫院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在規范醫院文書檔案管理工作中應用PDCA循環原理，可以提高文書檔案質量，促進醫院文書檔案工作的有序改進和創新。

1醫院文書檔案管理存在的問題

面對衛生部將醫院文書檔案管理納入醫院評審的新要求，我院為了提高醫院文書檔案管理質量，分析我院醫院文書檔案管理存在的問題，通過發現問題、解決問題，在不斷的解決問題中發展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：

1.1缺乏管理制度 當前醫院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統一管理的意識，并且存在不嚴格執行檔案管理規章制度的現象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。

1.2硬件設施差 醫院辦公條件的限制，造成部分醫院文書檔案管理科室無獨立的辦公空間，并且沒有相應的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設備，不能實現檔案管理信息化要求。同時醫院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發展[2]。

1.3管理人員綜合素質差 多數醫院文書檔案管理人員屬于非專業人員，缺少專業的知識，并且對新知識的應用不足，從而造成文書檔案辦理不及時，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時管理人員綜合素質差，歸檔過程中不嚴格遵守文書檔案管理要求。

1.4拓展應用 醫院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時在文檔資料開發利用過程中，檔案管理不全面、不系統，導致文書檔案資源浪費現象，缺少具有科研成果的檔案管理內容，出現文書檔案管理輕重失衡現象，不能發揮文書檔案管理的價值[3]。

2 PDCA循環原理的探索應用

PDCA循環原理是指通過制定計劃、執行計劃、檢查結果、處理問題等工作的循環過程。在管理活動中應用PDCA循環，可以不普遍提高管理質量和工作效益。在醫院文書檔案管理中應用PDCA循環原理，我們應該嚴格遵循PDCA循環原則，使醫院文書檔案管理質量以車輪式提高，促進醫院文書檔案管理高效規范化的實現。

2.1制定計劃 針對醫院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現在以下幾方面：為醫院文書檔案管理科室配備標準化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機、掃描儀等檔案管理專業設備；加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高工作人員檔案管理的專業技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責[4]。

2.2執行計劃

2.2.1將紙質文書檔案轉化為信息化檔案，可以通過掃描方式進行。對于需要錄入的內容，不能隨意更改檔案內容，并且對檔案進行嚴格分類和歸檔。轉變傳統的文書檔案管理觀念，正確認識檔案管理信息化的重要性。

2.2.2綜合我院文書檔案管理現狀以及醫院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責。同時明確規范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據。

2.2.3嚴格醫院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業從事檔案管理人員，并且經專業培訓取得檔案專業上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業水平[5]。

2.2.4加強對文書檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的檔案管理意識，培養檔案管理人員專業能力。通過組織學習和培訓，對醫院文書檔案管理人員進行考核和評估。培養檔案管理人員規范化的工作流程，保證檔案管理內容和分類的齊全。

2.3檢查結果 依據PDCA循環工作原理，對醫院檔案管理工作進行評價。檢查醫院檔案管理應用PDCA循環原理建設的檔案管理制度、制度落實情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結合醫院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學合理的檢查文書檔案管理質量。結合檢查結果，制定評審方針，并就發現的問題提出整改措施。同時及時跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進檔案管理質量的持續改進。

2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時發現計劃、執行以及檢查中存在的問題，分析發生的原因，并且明確調整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標準化、規范化方向改進。特別是對于文書檔案辦理流程，應該及時改進，保證文書檔案按時限辦理，不斷提高當日辦理率、三日歸檔率。同時，辦公室組織相關人員進行經驗總結，促使檔案管理的具體工作逐步進入一個更高層次的質量循環過程。

3總結

綜上所述，PDCA循環原理在推動醫院文書檔案規范管理中的初步運用效果較為理想，提高文書檔案管理水平的同時，促進文檔管理區域規范化發展方向。同時醫院文書檔案管理工作得到醫院領導的重視，加強對硬件設施配備。通過應用PDCA循環原理，促進文書檔案管理制度的完善和健全，提高文書檔案辦理率。目前我院文書檔案管理工作井然有序，為我院的評審奠定了基礎。在今后，我們要積極探索PDCA循環原理應用過程中存在的問題，改進不夠深入細致的問題，為醫院文書檔案管理質量的提高做出貢獻。

參考文獻：

[1]袁野.充分發揮檔案在醫院等級評審中的作用[J].蘭臺內外，2012，24（08）：45

[2]張艷軍，廖榮容. PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用[J].河北醫學，2012，18（4）：564-568.

[3]何瓊，余昌胤，王飛.醫院等級評審資料體系分層構建模式的研究[J].醫院倫理與實踐，2012，25（1）：27-29.

[4]吳善鋒.加強醫院檔案管理，努力發揮檔案應有的作用[A].齊魯檔案論壇--山東省檔案學會2013年學術年會會刊[C]，2013.

[5]傅萬明，常啟太，尹延尚.鞏固醫院評審成果的做法與體會[J].中國衛生事業管理，2014，11（03）：76-78.

編輯/孫杰