如何做好高校二級學院教學秘書工作

【摘要】：教學工作是高校的中心工作，教學管理在高校管理中占有特別重要的地位。教學秘書是高校二級學院具體執行教學管理的人員，對教學質量的落實有著重要作用，本文結合教學秘書的工作職能與特點，闡述了如何做好教學秘書工作。

【關鍵詞】：高校二級學院；教學管理；教學秘書

教學管理工作是提高教學質量的基本保證，其管理水平在一定程度上直接影響著學校的辦學水平和人才培養質量，二級學院的教學管理是高校教學管理的基礎，因為它在人才培養的第一線，又是教學進程的實施者，各項工作都是緊貼學校教學工作和人才培養目標開展的，教學秘書是二級學院教學管理工作的具體實施者，準確把握教學秘書的角色定位，提高教學秘書的素質水平，關注教學秘書的生存狀態，是使學校的整體教學工作達到最佳狀態的重要保證。

一、二級學院教學秘書工作的職責定位

二級學院教學秘書的工作主要協助分管教學的院長處理日常教學管理事務，教學秘書雖然處于高校教學管理的最底層，但實際上是高校教學管理工作的核心樞紐，是重要組成部分，是一個處在教師與學生之間、學院之間及學院與教師之間的中間者，發揮著上傳下達的橋梁和紐帶作用。

1、統籌協調教學管理工作。服務對象上到校里教學主管部門，中間學院領導層，下到所有教師和學生，協調校級教學管理部門與學院領導之間的聯系、協調學院領導與各各教研室主任及教師的聯系、協調教師與學生之間的關系等等。這種聯系作用，要將上級的指示準確的傳達下去，并將下面的問題及時上報。配合學院辦公室處理日常的教務管理工作，并協助領導作出決策。教學秘書不僅是教學管理的實際執行者，還是教學管理效果的直接反饋者，教學秘書必須有很高的職業精神和素質水平。

2、協助制定與實施專業教學計劃等各種教學管理文件。教學計劃是高校在教學管理中必須遵循的制度性文件，也是學院安排教學任務的最基本的依據。教學計劃必須要結合學校的教育實際情況，合理的安排各學科及專業的學習和實踐，并在教學過程中保證教學的效率和質量。依據專業教學計劃，合理的安排各專業的學習課程，合理安排課程表，合理安排考試及試卷的批改、成績的登陸，組織學生的選課及退、改選課工作，協助院、校的教學工作檢查，針對出現的問題，及時的整改。

3、教學檔案的管理工作。教學秘書負責教學檔案收集、整理，同時，在組織實施教學、教學實踐和教學研究中產生和形成大量的文字、圖表和數據資料，其內容很廣，也是十分重要的檔案資料，教師的教學工作進度、課堂教學的考勤和質量監控、教學工作量的核算、教研活動的開展、學生的學習情況（課堂出勤率、作業完成情況等）、考試成績的及時記錄：學期中和學期末做的教學工作總結，試卷及考試后的教學質量分析，實習報告和總結、畢業論文、作業等，這些是學院的重要保存材料，也是本科教學工作水平評估隨機檢查的基本資料。教學秘書要有很強的責任心，將檔案管理的工作做好，確保檔案的時效性、準確性和完整性。

4、教學秘書肩負著一部分文秘工作。向上級部門和領導提供資料、報告、教學動態信息，起草部分有關教學工作的文稿，向學院教師傳達校、院會議精神，溝通教師與學生的聯系，匯總學生對教學工作的要求與意見反饋給教師，適時的將教師對學生的要求傳遞給學生，就有關教學方面的工作的出現的問題，及時向學院領導匯報等。

教學秘書在高校教學管理中承擔著多種角色，貫穿于高校教學管理的每一個環節，是所有教學管理工作的最后執行者與落足點，作用舉足輕重。

二、二級學院教學秘書工作的現狀

教學秘書的工作對能力素質要求是很高的，日常教學管理是教學秘書的一項常項工作，也是教學秘書工作的重點所在。教學秘書在日常教學管理活動中時時處于超負荷的工作狀態，其工作在整個的教學管理體系中不可或缺，但是不同的角度只看到教學秘書的某一個工作側面，對教學秘書的工作難以做出全面的、合理的、客觀的評估。

1、教學秘書人員專業性不強，教學秘書的來源主要是剛畢業的留校生和引進人才的家屬，缺少任何管理經驗或者專業背景。教學秘書的工作繁雜、瑣碎，一般被認為缺少技術含量，任何人都能做。教學秘書承擔著大量的工作量，基本是一種超負荷的狀態，處在高校教學管理的最基層，其地位和實際待遇也是最低的。一般很難找到高層次、專業的人才擔當教學秘書。

2、缺少崗前職業培訓。青年教師上崗前要進行系列的崗前培訓，教學秘書上崗之前沒有經過相關的崗前培訓，在工作期間也缺少及時的指導和幫助。由于工作性質的特殊性，也難以制定合理的考核機制。在新舊教學秘書進行工作交接時，由于工作繁雜，很難手把手地起到幫帶作用。教學秘書一般都是獨自摸索、自學成才。但由于工作任務較重，人員流失，很難保持基層教學管理隊伍的穩定。

3、工作任務繁雜

教學秘書要承擔在教學管理運行中的所有職能，還要承擔辦公室的一般事務，光接電話 就要耗費很多時間和精力。隨著近年來的擴招，專業的增加，學分制課程設置增加，教師和學生都在增加，但是辦公室的配備基本保持原狀，人員基本都不足，教學秘書就要承擔很多其他辦公室任務。教學秘書的工作量增加了好幾倍，但是人員配置和基本待遇還是不變。教學秘書隸屬于兩個管理部門，在工作性質上教學秘書歸校教務處直接管理，在人事關系上教學秘書隸屬于二級學院。除了承擔教務處下發的各項工作，教學秘書還要承擔本院系的各種日常管理工作，往往一人身兼數職，從事的是管理的工作，貌似領導，實處下層，在工作上困難重重。很多事情最后都要教學秘書查缺補漏，替老師和學生處理后續的問題。

4、個人發展空間很小

現有的教學管理體制，沒有給教學秘書制定相應的職業規劃。輔導員有清晰的發展方向，而教學秘書沒有。經歷了高強度的工作壓力之后，教學秘書熟悉了教學秘書的工作流程，積累了大量的工作經驗，但是卻沒有明確的發展方向，后續的發展空間很小，教學秘書職稱學歷低下的出身限制了他們向更高的層次發展。教學秘書在教學管理中的定位和重要性并沒有得到普遍認可，缺乏對教學秘書的工作業績的肯定。無聲無息、忙忙碌碌的工作得不到認可和發展空間，最終會給實際的教學管理帶來了相當大的負面影響。

三、如何做好教學秘書的工作

高校二級學院教學秘書數量較少，一般一個學院只有一人。教學秘書做的好與壞直接關系到教學管理工作的好與壞，作為聯系教師和學生、教師和教師、學校與學院教學工作的中間聯系人員，對教學質量的的提高發揮著重要作用，因此，必須加以重視。

1、提升個人綜合能力素質，加強教育理論學習，沒有理論指導的教學管理，必將是粗放式的管理。現代化、科學的教學管理，要求管理者必須具有一定的教育管理理論知識。教學秘書應具有較強的組織管理和協調能力，具有獨立開展工作的能力，能在完成上級下達的任務時，依據實際情況主動工作，對職責范圍內的工作能得心應手地組織與實施，同時有駕馭復雜局面的能力，始終保持有條不紊地開展工作。在日常辦公室事務的處理方面，要具備較強的語言文字表達能力、熟練使用現代化設備獲取和處理信息的能力，要具備基本的個人素質，善于溝通，團結協作，開拓創新等能力。教學秘書不僅要充分認識到這項工作的重要性，還要努力提高自己的綜合素質，這才能勝任教學管理工作。

2、強化自身服務意識

工作中堅持以人為本，服務師生的服務意識。為教師的教學服務，為學生的學習服務，要特別重視為學院領導提供信息服務。教學秘書工作是教學行政管理工作的重要組成部分，起著連接教與學的紐帶作用。要做好工作，教學秘書必須面對現實，強化管理意識，學習先進的管理方法，掌握現代管理理論。

教學秘書起著紐帶與窗口作用。教學秘書的服務意識往往直接反映出教學秘書自身素質和能力的高低，更能直接反映學院辦公室的作風、形象和管理水平。教學秘書必須強化服務意識，做好本職工作，適應形勢發展需要。

3、加強工作創新。在教學管理中，教學秘書不能僅僅被動地開展工作，要有開拓創新的精神，對教學管理工作要有自己的見解，善于發現問題，積極思考和努力探索教學管理的新方法。只有不斷開拓創新，教學管理工作才能跟上教學改革的步伐，認真總結經驗，勇于創新，不斷探索教學管理的新理念、新方法，才能協調好各方面的關系，才能使教學管理工作更進一步。

4、重視教學秘書的發展和職業規劃

制定與完善教學秘書相關的管理制度，提升其管理地位和經濟收入，為其職業規劃和發展前景提供保障，關注教學秘書的生存狀態，解決教學秘書的發展困境。應該對教學秘書予以合理定位，給予其應有的工作待遇，評定其相應的專業技術職稱，或者在職稱評定中考慮到教學管理崗位的特殊性和諸多方面綜合情況，這有利于充分調動教學秘書的工作積極性，發揮工作主動性，激發其創造性，不僅要使教學秘書崗位富有彈性，能吸引人才，同時也要創造條件，留住人才，使人盡其能。只有這樣，才能真正穩定基層教學管理隊伍，讓所有方針政策落到實處，保證高校教學質量。

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