淺談新時期如何做好文書檔案管理工作

摘要：新時期的檔案管理呈現了現代化和信息化的發展趨勢，與此同時檔案建設是一項耗資巨大、復雜的系統工程，必須明確目標，抓住機遇，加強協調，統一建設，創新管理機制，強化服務能力，推動檔案工作的改革。

關鍵詞：新時期；文書檔案；管理；

中圖分類號：G271 文獻標識碼A

一、檔案管理工作的重要意義

檔案是承載著歷史事件以及社會進程的文獻綜合體，通過對檔案信息資源的開發與利用，將為政府決策、企業發展、公眾的生活提供其所需要的支持。尤其對于組織而言，檔案信息資源能夠真實地反映組織的建立、發展過程，進而為組織的管理者在進行相關決策時提供參照和依據。

二、新時期文書檔案管理工作存在的問題

1.文書檔案管理人員素質問題。現階段，文書檔案管理人員個人素質及業務水平參差不齊，有的企業對文書檔案管理不重視，隨便找一個人就可以來管理檔案，這些陳舊落后的管理意識與新時期對文書檔案管理工作的要求有著非常大的差距，直接影響文書檔案管理方式和認知的選擇，使得文書檔案管理不科學、不規范、不統一，在智能化和快捷化方面存在很大的欠缺。

2.檔案利用與評估優化問題。目前的文書檔案管理，對于檔案的利用價值的評估和優化并沒有得到領導層的重視，對于檔案管理的技術設備的投入也很少，導致無法進行文書檔案管理的信息化系統工程，很多企業對于文書檔案的管理還是主要依靠人力來進行檢索，勞動強度高，效率低下，且不能實現企業內部檔案信息與資源價值的充分利用。

3.整體規劃協調運作問題。新時期隨著電子信息技術的應用，一些企業開始逐步建立較為規范的電子存檔系統，目的是實現檔案的信息管理和一定范圍的資源共享。然而，在這個過程中，整體規劃協調運作存在一定的問題，在管理過程中缺乏整體性的規劃，在運作模式上缺乏協調，各部門對于文書檔案的歸類不當，給整體運作帶來很大困難。

三、新時期文書檔案管理工作優化方法

1.加強制度建設，建立長效培訓機制

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班。其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以使文書檔案管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的只有資格，不享受相關待遇。

2.規范的文書工作是做好檔案管理工作的基礎

公文的種類、格式、處理程序是否規范直接影響到檔案管理的質量，尤其是在辦公自動化迅速發展的今天，這種關系變得更為密切。許多文件歸檔工作需要提前在文件形成時來做。因此在文書工作的處理程序上要注意其與檔案管理工作的緊密銜接，實現文書工作與檔案管理有機的聯系。比如平時在文書工作中對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等工作，在文件形成之初就已經確定完成并做相關登記，這樣在文書工作中檔案管理的因素已經得到貫徹，并且檔案管理相關環節的工作都已經完成。這樣不僅減少了工作環節，避免了重復勞動，降低了差錯率，同時也保證了文書工作和檔案管理的統一協調，提高了辦公效率。

3.加強部門協作，相互配合做好文書檔案管理工作

文書檔案中的許多有利用價值的檔案文件材料往往來源于各立檔部門。因此，處理好與各立檔部門的關系，不斷完善檔案的結構，提高歸檔質量，是檔案部門的一項重要工作。檔案管理人員必須做到“三勤”，即嘴勤、腳勤、腦勤。嘴勤，即經常主動了解各部門開展的業務工作及內容；腳勤，即經常到各部門走訪，注意多收集檔案工作信息；腦勤，即要根據本企業的實際情況，思考檔案與企業業務工作的關系，本著為企業科研生產服務的原則，探討全面提高檔案管理工作的方法。同時要加強與各部門的協調和溝通，保證檔案收集渠道的暢通，還要著重收集能夠體現企業的歷史演變、重組變革、重大事項的檔案文件材料，為企業將來拓展業務領域提供科學根據，切實發揮檔案部門在企業發展中的參謀助手作用。

4.文書檔案管理的信息化水準

用現代信息技術更新文書檔案管理工作，是新時期做好文書檔案管理工作的重中之重。計算機技術與網絡技術的發展，給文書檔案管理工作提供了新的改革思路。計算機技術在文書檔案管理工作中的應用，能夠促進文字型的文書檔案資料轉變成為電子檔案，與當代企業的自動化辦公模式有機結合在一起。新時期的文書檔案資料管理者要積極起草與修改原始文書檔案資料，利用相關軟件，建立企業內部的文書檔案信息系統，更好地應用與掌握文書檔案資料。每一位文書檔案管理者都要結合自身崗位的實際需求，一邊學習新的技術，一邊開發全新的文書檔案管理方法，提高文書檔案管理工作的信息化水平。用信息技術促進文書檔案管理工作事半功倍，是實現改革的重要標志。

5.提高管理人員的責任意識，提高文書檔案管理工作的科學化水平

文書檔案管理工作是一項專業性很強的工作，管理人員不僅要有扎實的科技知識和專業理論知識，還要有勇于奉獻的敬業精神以及良好的責任意識，所以說對文書檔案管理者的要求非常高，提高管理人員的責任意識是很有必要的。文書檔案管理人員一定要意識到文檔管理的重要性，并以做好此項工作為己任，忠于職守，細心謹慎，將文件資料的積累、整理、鑒定、統計等作為應盡的職責內容。為了適應新時期對文書檔案管理的高標準、嚴要求，就需要對原來的文檔資料進行全面普查，將無用的文件予以剔除，重新組合文書案卷，對于標題不清，內容混亂的案卷，一定要進行再加工，提高文書檔案的質量。

結束語

隨著我國社會經濟的快速發展，文書檔案管理工作的重要性逐漸突顯出來。在新的社會發展時期，文書檔案管理工作者面臨著全新的工作挑戰。加大文書檔案管理工作的創新力度，積極提高文書檔案管理工作效率，才能推動文書檔案管理水平的提高，因此研究新時期文書檔案管理工作具有積極的現實意義。

參考文獻

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（作者單位：龍江縣便民熱線服務中心）