提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的途徑探微

摘要：做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，對(duì)于加快推進(jìn)建立覆蓋全民的社會(huì)保障體系，保證社會(huì)保險(xiǎn)制度健康運(yùn)行，真正實(shí)現(xiàn)為參保人員“記錄一生、服務(wù)一生”的目標(biāo)，具有十分重要的意義。 本文分析了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，闡述了該業(yè)務(wù)檔案管理的重要性，針對(duì)如何提高養(yǎng)老保險(xiǎn)等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的問(wèn)題進(jìn)行深入研究，結(jié)合本次研究和筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，最終提出了多種提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平的途徑。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；管理水平

1社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案建立的重要性

社會(huì)保險(xiǎn)是社會(huì)化大生產(chǎn)的必然產(chǎn)物，而且它必將隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展不斷壯大。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)收、支、管全過(guò)程中所形成，并被保存起來(lái)以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準(zhǔn)確反映一個(gè)參保對(duì)象從辦理參加養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)到終止養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革從局部試點(diǎn)到全面推開(kāi)，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大，參保人數(shù)、參保單位不斷上升。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的特殊性決定了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)要有章可循，有法可依，可追溯、可修改，修改要保留改動(dòng)軌跡，這就要求我們必須要建立和規(guī)范保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。

2社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（1）社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平參差不齊。由于我國(guó)各地區(qū)之間存在著較大的經(jīng)濟(jì)水平差異，這就影響到了各地區(qū)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的配套設(shè)施建設(shè)程度不一。根據(jù)筆者對(duì)于部分地區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的調(diào)研，發(fā)現(xiàn)部分發(fā)達(dá)省份由于經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)雄厚，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的資金投入較大，建立了專(zhuān)業(yè)的檔案管理場(chǎng)所和其他基礎(chǔ)設(shè)施，使養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案得到了很好的保存和利用。但是部分省份或地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較為落后，對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的投入也比較少，因而這些檔案沒(méi)有得到很好地保存，這對(duì)提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平是極其不利的。

（2）缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。 在某些單位，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，從方便工作出發(fā)，采取由業(yè)務(wù)科室分散保管社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的方式，造成了檔案不能統(tǒng)一管理。在某些地方，檔案工作還由社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員承擔(dān)，由于缺乏專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，從而致使檔案管理工作相關(guān)環(huán)節(jié)不能系統(tǒng)銜接，造成檔案管理的混亂。

（3）早期檔案歸檔缺乏具體標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。為方便工作查閱需要，在政府社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法出臺(tái)之前，我們按險(xiǎn)種及其業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，分別對(duì)各崗位形成的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行了自行裝訂與整理，因缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，整理的材料與現(xiàn)行的材料歸檔要求有一些出入，主要表現(xiàn)在歸檔材料整理方面，如排列順序不一致、缺少案卷目錄、備考表及順序編號(hào)等，對(duì)確保檔案的證實(shí)性、完整性以及按要求存檔影響較大，在整理過(guò)程中是否僅編制備考表或復(fù)制相關(guān)資料進(jìn)行必要的補(bǔ)充，使其較為符合規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

3提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理途徑

（1）統(tǒng)一規(guī)范整檔，根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類(lèi)三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全縣社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢(xún)服務(wù)工作。

（2）嚴(yán)把閱檔關(guān)，檔案入庫(kù)后，閱檔是不可避免的，如何閱檔，我認(rèn)為應(yīng)堅(jiān)持以下原則： ⑴閱檔應(yīng)在全程電子監(jiān)控下進(jìn)行，并進(jìn)行全程錄音錄像，電子程序不可修改。 ⑵閱檔應(yīng)有專(zhuān)門(mén)的閱檔室，閱檔人必須在檔案管理人的可視監(jiān)控范圍內(nèi)借閱。 ⑶檔案原則上不得外借，確需外借應(yīng)對(duì)檔案借出前全部掃描，歸還時(shí)逐一比對(duì)。⑷建立閱檔登記制度，為有必要的人提供掃描件并加蓋檔案管理部門(mén)專(zhuān)用章。

（3）嚴(yán)把銷(xiāo)檔關(guān)，檔案不能只進(jìn)不出，如果不能銷(xiāo)毀再大的檔案室也不能承受。依據(jù)檔案法要求，檔案保管分永久保管和一定年限保管，對(duì)永久保管的檔案要定期檢查和電子維護(hù)，對(duì)有保管年限的檔案，在達(dá)到保管年限后進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀檔案按銷(xiāo)毀制度進(jìn)行，依一定程序辦理。

（4）健全機(jī)制，形成制度化管理。遵照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定，制定社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)制度化管理。依據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和工作實(shí)際，明確社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類(lèi)原則，建立分類(lèi)制度：按照專(zhuān)業(yè)類(lèi)別分為：業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等；按照載體形式分為：文字檔案、電子檔案、圖片檔案等。無(wú)論哪一類(lèi)型的檔案，都應(yīng)當(dāng)制定管理制度。例如，不同類(lèi)型檔案的歸檔制度、統(tǒng)計(jì)制度、保管制度、保密制度、查閱利用制度等，從而將不同類(lèi)別和不同載體的檔案在統(tǒng)一制度下進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（5）利用現(xiàn)代化科技，強(qiáng)化管理手段。隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，保險(xiǎn)事業(yè)也有了長(zhǎng)足的進(jìn)步，社會(huì)保險(xiǎn)的范圍不斷擴(kuò)大，因而造成了保險(xiǎn)檔案的種類(lèi)和數(shù)量大幅增加，因此，我們要不斷完善檔案管理方法，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理相結(jié)合，創(chuàng)新管理模式和管理方法。另一方面，要加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，更加快速有效地提供檔案查詢(xún)服務(wù)。

（6）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，樹(shù)立自主學(xué)習(xí)、終身學(xué)習(xí)的觀念，特別是應(yīng)當(dāng)組織建立多元化的學(xué)習(xí)機(jī)制，既要有業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，也要有文化學(xué)習(xí)。只有不斷努力提高自身的文化素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)技能，才能不斷提高自身的檔案管理能力。

總之建立開(kāi)展并完善社保業(yè)務(wù)檔案管理工作恰逢其實(shí)，我們要在模范遵守檔案法的基礎(chǔ)上，制定和細(xì)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度，增強(qiáng)管理效率；提升社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理者的從業(yè)素質(zhì)和管理水平；強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)；利用現(xiàn)代化科技，強(qiáng)化管理手段等。使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作健康有序開(kāi)展起來(lái)。

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（作者單位：承德縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局）