大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化發(fā)展新路徑

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的信息化發(fā)展有了新的方向，檔案管理的內(nèi)涵也更為豐富。從介紹檔案信息化的大數(shù)據(jù)背景出發(fā)，分析了檔案管理信息化面臨的新挑戰(zhàn)，并由此提出對(duì)其發(fā)展新路徑的探索。

[關(guān) 鍵 詞] 大數(shù)據(jù)；檔案管理；檔案信息化

[中圖分類號(hào)] G717 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2017）15-0152-01

一、檔案信息化的大數(shù)據(jù)背景

檔案作為人類文明發(fā)展史中的重要記錄工具，記錄著人類在政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等各個(gè)領(lǐng)域的信息，歷史上檔案載體也從口口相傳經(jīng)歷了繩結(jié)、毛皮、竹簡(jiǎn)、錦帛、紙張等各種介質(zhì)的發(fā)展歷程。隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步，尤其是計(jì)算機(jī)問世以來，數(shù)字化的檔案開始逐漸被接受，并且發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案作為一種信息資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代向數(shù)字化、信息化方向發(fā)展也成為必然的歷史選擇。相比于傳統(tǒng)檔案管理方式，信息化檔案存在著高效、精準(zhǔn)、便捷等諸多優(yōu)勢(shì)。當(dāng)然，我們應(yīng)當(dāng)看到，大數(shù)據(jù)是檔案信息化發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，通過成熟的信息儲(chǔ)存技術(shù)、運(yùn)算技術(shù)、信息調(diào)配技術(shù)為檔案信息化奠定良好的外部環(huán)境。

二、檔案信息化發(fā)展的新挑戰(zhàn)

（一）檔案管理信息資源泛濫

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要進(jìn)行檔案管理的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出幾何型的增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，僅僅依靠目前普通計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)工具難以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的優(yōu)化處理。以往的檔案信息化只是通過信息技術(shù)將有限的數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類與整理，或者進(jìn)一步進(jìn)行一系列運(yùn)算。但是在大數(shù)據(jù)背景下，要在泛濫的信息中找到有價(jià)值的信息資源成為檔案管理的新內(nèi)容，并且要求實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全性與可讀性。如何有效地將海量信息資源中完成大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理信息化成為當(dāng)前的首要挑戰(zhàn)。

（二）信息化管理軟實(shí)力不足

雖然，先進(jìn)的信息化設(shè)備可以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行裝備，但是，硬件實(shí)力與信息化管理的軟實(shí)力并不等同。許多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)無法滿足“大數(shù)據(jù)”的要求，仍然將檔案信息化管理視為紙質(zhì)檔案的數(shù)字化儲(chǔ)存與分類。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是，在當(dāng)前情況下，需要進(jìn)行檔案信息化管理的數(shù)據(jù)信息數(shù)量激增，數(shù)據(jù)類型多樣，不僅要求管理人員具備識(shí)別與分析數(shù)據(jù)的能力，而且要求管理人員不再依賴于人工實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的檔案化，即通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案歸集的自動(dòng)化與實(shí)時(shí)化。超高的專業(yè)素質(zhì)要求成為檔案信息化發(fā)展的一大挑戰(zhàn)。

（三）信息化管理的業(yè)務(wù)變革

在新形勢(shì)下，檔案信息化管理的包容性增強(qiáng)，傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)信息也成為檔案管理的內(nèi)容，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)平臺(tái)中的信息交流也成為信息化管理的一部分。一方面，檔案管理人員需要通過更先進(jìn)的技術(shù)來快速吸收、歸集這些不同類別和用途的數(shù)據(jù)；另一方面，保密性強(qiáng)、關(guān)系重大的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性也成為管理人員需要面臨的新挑戰(zhàn)。

三、檔案信息化發(fā)展的新路徑

（一）人才培養(yǎng)與引進(jìn)的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)道路

檔案管理信息化的發(fā)展需要具備專業(yè)素質(zhì)的人才，不僅要求檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)采集、加工、歸集并保護(hù)的知識(shí)充分熟悉，而且要求其對(duì)于云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)均具備操作能力。但是限于人才培養(yǎng)短期難以取得成就，直接引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才對(duì)檔案信息化的健康發(fā)展最為有效。但是，作為教學(xué)資源豐富的學(xué)校，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，需要就檔案管理方面培養(yǎng)專業(yè)人才從而推動(dòng)全校其他工作的進(jìn)步。

（二）建立綜合性的檔案信息化管理系統(tǒng)

云計(jì)算等信息技術(shù)的普及使計(jì)算機(jī)的運(yùn)算能力顯著提高，也讓普通單位建立綜合性的檔案信息化管理系統(tǒng)成為可能。在多類型、多用途數(shù)據(jù)并存的情況下，將檔案化的數(shù)據(jù)分開管理會(huì)失去“大數(shù)據(jù)”的優(yōu)勢(shì)，各方的數(shù)據(jù)也就會(huì)仍然處于孤島狀態(tài)，并無實(shí)際意義。而將單位（如學(xué)校）所有需要進(jìn)行檔案管理的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)信息化管理并通過綜合性的管理系統(tǒng)集中管理，能夠達(dá)到信息整合、交互、分享、糾錯(cuò)等功能，還可以搭配OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)便捷檔案信息收集與業(yè)務(wù)工作。借此剪除檔案管理工作對(duì)其他業(yè)務(wù)工作支持有限的態(tài)勢(shì)，充分發(fā)揮檔案信息化的作用。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理的知識(shí)宣傳

在傳統(tǒng)的信息化檔案管理工作中，其他業(yè)務(wù)部門并不參與其中，并且對(duì)檔案管理工作也知之甚少。但是，“大數(shù)據(jù)”背景下的檔案管理工作已經(jīng)將單位的所有有效信息數(shù)據(jù)進(jìn)行了整合，其意義不僅在于歸集檔案的基礎(chǔ)作用，而更在于將數(shù)據(jù)整合后反饋給業(yè)務(wù)部門幫助其提高工作效率的作用。所以，加強(qiáng)檔案信息化管理的知識(shí)，讓所有人了解檔案信息化管理的重要意義，并積極吸納每個(gè)人參與到檔案信息化管理的周邊工作當(dāng)中。

參考文獻(xiàn)：

馬志波.高校檔案管理信息化探索[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2010，28（3）：47-48.