現代遠程教育學員檔案管理創新研究

[摘 要] 現代遠程教育學員檔案管理在目前網絡技術與遠程教育快速發展的助力之下實現了創新性的改革。從現階段來看，現代遠程教育學員檔案管理還存在著一定的弊端，導致管理效率并不高。但是在正確的應用對策引導以及對其進行創新研究之后可以發現，現代遠程教育學員檔案的管理模式可行性仍然很高。

[關 鍵 詞] 現代遠程教育；學院檔案管理；創新研究

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）15-0153-01

一、現代遠程教育學員檔案管理的工作內容

（一）建立新生檔案

其中包含新生入學網上注冊登記的基礎信息表，例如，報名表格、身份證、學歷證以及錄取通知書等，都應歸納到學員的檔案中。

（二）學習階段的檔案管理

學員在正式的學習階段時，檔案中的學習管理資料會隨著所學內容的增加而增加，例如，學籍表、學籍卡、成績表、畢業設計以及論文等資料。

（三）學籍變更的檔案管理

如果學生由于工作變遷、地址搬遷等原因需要申請轉學或是轉專業時，學籍變更所需要的檔案資料由學員提出申請和審批通過備案的相關資料等。

（四）課程注冊的檔案管理

學生依據自身的興趣與發展需求等情況，去選擇學習課程注冊學習，在這一過程中就會產生各個教學點對應的學生課程注冊的信息檔案數據。教務管理中心的學期工作重點之一就是對學生的課程注冊信息進行檔案管理，這也是教材征訂以及教學安排、考試安排以及收費的重要依據與憑證。

二、現代遠程教育學員檔案管理的創新之處

（一）完善學員檔案管理制度

為了強化學員檔案管理中的制度化管理，需要依據上級規定，結合實際情況，制定現代遠程教育學員檔案管理制度，具體制度方案可為：（1）所有需要保管的資料一定要全部進行多重審核，確保所有資料的真實；（2）制定嚴格的學員檔案管理制度，必須按照制度執行，對檔案不能隨意進行更改，如果確實需修改則必須完善相關手續；（3）畢業審核以及畢業證的辦理與發放一定要嚴格按照政策執行。

此外，現代遠程教育學員檔案管理制度的制定還要兼顧原則性與靈活性。學員檔案管理是一項不容出錯的工作，且須嚴格按照法規辦事，才能有效地發揮檔案管理的作用。

二、探究學員檔案管理的方法

1.原始檔案在學員檔案管理中有著非常關鍵的重要作用，因此，為了日后方便查閱，一定要規范與科學地對學員檔案進行管理。（1）規范化管理。將各種檔案以相同的標準、式樣、內容以及時間進行監理，并且要做到及時地歸入檔案，避免發生遺漏的現象；（2）科學化管理。將不同類目的檔案管理建立總目錄，并實現分類管理，使得檔案大致內容做到一目了然，日后查閱時更加快速方便。

2.現代遠程教育離不開現代計算機技術和互聯網技術的支持，因此學員檔案管理也應實現與計算機互聯網技術的接軌，促進管理手段的現代化。從目前的實踐來看，利用計算機管理可以極大地提高工作效率，解放了傳統管理方法需要用到的大量人工；對檔案信息調取更加方便及時，縮短了學員辦證、查詢等相關事宜的時間；提升了檔案的準確性以及降低了隨意篡改的可能性；通過網絡實現檔案數據的互聯，節約了出差時間、人工以及成本。此外，對于進行學員檔案管理的高新設備一定要定期維護與保養，且不斷進行更新升級，緊跟現代化管理的潮流。

三、優化學員檔案管理投入與隊伍建設

由于現代遠程教育學員檔案管理的難度較大，因此對相關工作人員的素質要求也相應提高。（1）要進行專職管理人員的培訓與培養，提高其管理素質、管理意識以及現代化的管理技能。（2）要重視兼職管理隊伍的建立，為了充分調動兼職管理人員的工作積極性，學校應承認兼職檔案員在工作中的重要地位，并對職責、考核、培訓以及晉升等方面作出有效規定。（3）完善對學員檔案管理人員的激勵機制，并且不斷地進行培訓與引導，提高所有檔案管理工作人員的專業性。

四、加強檔案管理中的相互合作

現代遠程教育學員檔案管理工作有許多關系學生切身利益的工作，僅僅依靠檔案工作人員是完全不夠的，所以校方應加以重視。在現代遠程教育學員檔案管理中，一定要突破以往的工作模式與格局，拋棄傳統中的落后觀念，用靈活多變且針對性極強的服務面向社會各界人士，拓寬學員檔案管理的工作思路。

五、各部門之間應通力合作

由于學員檔案的管理涉及面較廣，各個領域之間要做好聯系工作，尤其是同上級教育行政部門保持有效溝通，要及時了解教育行政部門關于學員檔案管理的最新要求以及政策。在校內工作中，各教務部門應與班主任保持溝通與合作，保證各學員的檔案信息不能出現任何紕漏。

綜上所述，隨著現代計算機技術與互聯網技術的飛速發展，對現代遠程教育學員檔案管理的創新研究也逐漸眾多教育學者的重視，不僅可以提高管理水平以及提升以往的管理工作效率，對推進教育現代化有著積極的作用。

參考文獻：

[1]劉紅.對現代遠程教育學籍檔案管理的幾點認識[J].蘭臺內外，2013（5）：38.

[2]張海波，張軍儒，劉菊玲.現代遠程教育學籍檔案有效管理的SWOT分析[J].蘭臺世界，2011（2）：45-46.