移動互聯環境下的高校OA系統建設研究

彭雪濤

（華南師范大學，廣東廣州510631）

移動互聯環境下的高校OA系統建設研究

彭雪濤

（華南師范大學，廣東廣州510631）

高校OA系統是信息技術在高教管理領域的深度應用，推廣OA系統應用對高校管理具有重要意義。文章回顧了OA系統的發展歷程，指出傳統高校OA系統的局限性，并結合實踐，提出在移動互聯環境下，OA系統建設應關注的重點內容。

OA系統；管理信息化；高校

在21世紀的第一個十年，國內高校圍繞著數字校園的醞釀、規劃、建設和應用展開信息化工作，幾乎所有的高校都經歷了一至兩輪的數字校園建設。[1]大部分高校都建成了OA系統（Office Automation，辦公自動化系統），圍繞業務流程貫通和辦公資源共享展開應用。

近年來，隨著移動智能終端的逐漸普及、移動網絡技術的逐步發展、移動應用場景的日益豐富，泛在的移動互聯環境初步形成。在這個大環境下，高校信息化工作更關注如何方便、快捷地實現內部各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效整合,如何以信息化為師生員工提供更高效優質的管理和服務。工作流程向移動終端延伸成為了高校OA系統拓展升級的需求之一，移動辦公成為高校OA系統建設的新熱點。

高校對OA系統的新需求主要體現在：

簡單：高層管理者公務繁忙，不可能長時間在辦公室里計算機旁響應事務請求，希望有一種簡單快捷的方式登錄辦公系統處理公務；

及時：教職員工出差期間，希望可以獲取辦公信息資源；

快捷：發起申請的用戶，希望減少流程周轉的等待時間，得到更迅速及時的響應；

方便：部分場所不宜或不便網絡布線，無法對每個終端提供網絡接入端口，希望采用基于無線網絡的移動辦公，免去網絡布線的工作量；

靈活：教職員工希望在快節奏的社會活動中靈活利用碎片時間；

集成：用戶希望得到整合無縫的一站式服務，避免職能部門各有各的業務系統、應用“煙囪”林立的局面。

一、OA系統發展歷程

OA系統是管理理念和信息技術的綜合體，是辦公自動化的高級形態，包括工作流管理、知識管理、公文管理、辦公事務管理等。從發展歷程來看,OA系統經歷了一個從以數據為核心到以信息交流為核心,進而提升為以系統運用知識為核心的發展過程。[2]根據其技術特點，可以大致劃分為三個階段，包括實現紙張信息數字化的萌芽階段、實現手工業務自動化的起步階段和實現全網資源協同化的深化階段。

實現紙張信息數字化的萌芽階段，以PC為中心,以Office、WPS等辦公軟件為工具，輔助個人處理辦公事務。這一階段實現了基本的個人辦公數據管理，辦公效率有所提高，但基于單機，并未“協同”，缺乏辦公過程中的溝通協作支持。這一階段的特征是“無紙化辦公”，是OA系統的基礎。

實現手工業務自動化的起步階段，在前一階段的基礎上，開始建設OA系統，也稱協同辦公系統，強調“協同”的概念。以網絡為基礎，以工作流為中心，提供文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等溝通協作支持。通過網絡，之前基于單機的手工業務轉變為流轉可控的工作流，信息的共享、信息的綜合處理得以實現，辦公效率大大提高。這一階段的特征是“協同辦公”，信息流通過系統流轉、用戶通過聯網的PC即可處理各種公務，遠程進行響應。

實現全網資源協同化的深化階段，在前一階段的基礎上升級OA系統。以互聯網和移動互聯網為基礎，提供移動審批、業務協同、資源共享、知識管理、效率分析、流程定制等隨時隨地、統一集成的溝通協作支持。協同工作程度更為深化。這一階段的特征是“移動協同辦公”，處理待辦公務的終端由計算機轉變為便攜性更強的智能終端，事務響應更為及時，信息流流轉更具時效。

縱觀以上三個發展階段，可以發現OA系統的時空概念越來越淡化。第一個階段，以單機應用為主，簡單的人－機交互、計算機技術作為輔助個人辦公的手段。第二個階段，以互聯網應用為主，計算機與計算機之間連接了起來，不同地域的用戶通過聯網的PC機協同工作，信息流通過互聯網更為有效快速地流轉。第三個階段，互聯網應用與移動互聯網應用相輔相成，在前一階段基礎上，通過移動互聯網，人與人之間連接了起來，可以近似地視為待辦公務直接推送到人，辦公時間、辦公地點等被淡化，OA系統即時的業務和通訊成為可能，實現了更為有效的協同。（見圖1）

圖1 從互聯網時代到移動互聯網時代OA系統的特征變化

二、傳統高校OA系統的局限性

從OA系統的發展歷程來看，OA系統與信息技術環境息息相關。在互聯網時期，OA系統盡管已發展到了網絡協作階段，但OA實現的工作合作也僅是局部的、淺層次的，只是將一部分手工進行的事務搬到計算機網絡上,除了將一些文檔、信息進行了電子化，并在工作流管理上有所增強外,并未體現出更多價值。主要體現在：

（1）傳統OA系統依行政部門方便管理而建，模仿傳統的行政管理模式，以滿足各自部門需求為導向，系統提供的信息與服務項目少，部門間提供的應用割裂分散，用戶難以從系統上獲得整合的豐富的信息與行政服務，是信息員等小范圍人群使用的辦公系統。且限于當時技術環境，未能提供移動辦公。OA系統與用戶的緊密度和親和度仍存在很大距離。

（2）傳統OA系統的建設模式，多是軟件供應商通過采集行政部門需求，設計系統框架及編寫代碼以實現。一旦成型后可拓展性有限，沒有預先編程固化的流程，系統就無法處理。是“靜態”的系統。OA系統無法擺脫隨著應用逐漸深入、系統程序越來越難以修改甚至陷于崩潰的困境。

（3）傳統OA系統建設中,關注點一直是數據傳遞、流程控制的自動化，為事務而事務，較少有人重視OA系統的知識管理和數據分析。組織活動中的信息與知識，難以通過積累、分享、更新、創新等過程，回饋到組織系統中，形成組織的智慧資本。

三、移動互聯環境下的高校OA系統

1.移動互聯環境的特征

（1）互聯網絡高速泛在[3]

迄今為止，移動通信技術經歷了四個階段的發展。1G：模擬蜂窩網絡，實現了用戶在通話期間自由移動并在相鄰基站間無縫切換；2G：數字語音網絡，使用了數字傳輸取代語音，并提供更穩定的基站信號覆蓋，提高了手機語音通話的質量；3G：多媒體移動通信網絡，實現了語音、視頻和其他多媒體內容在內的數據包傳輸；4G：寬帶接入和分布網絡，4G網絡集3G網絡和無線局域網（WLAN）為一體，基于寬帶IP，以無縫接入融合方式，完全利用分組交換方式傳輸，擁有超高數據傳輸速度，能夠快速高質傳輸數據、音頻、視頻和圖像等。

移動互聯網絡的發展突破了有線網絡對網絡接入的空間限制，實現了在社會生活任何一個地方，都有一個雙向交流的網絡存在。為人與人、人與物、物與物之間的互聯互通提供基礎網絡條件。

（2）智能終端廣泛應用[3]

智能終端成為人們日益普及的隨身裝備，智能手機上網用戶已形成龐大規模。根據中國互聯網絡信息中心（CNNIC）發布的《第36次中國互聯網絡發展狀況統計報告》，截至2015年6月，我國手機網民規模達5.94億，較2014年12月增加3679萬人。網民中通過手機上網的比例為88.9%，較2014年增長3.1%；通過臺式電腦和筆記本電腦接入互聯網的比例分別為68.4%和42.5%，較2014年底分別下降了2.4%和0.7%，電腦端向手機端遷移趨勢明顯。我國手機網民中通過3G/4G上網的比例為85.7%。

（3）用戶體驗引領產品

在互聯網時代，獲取信息越來越便利，用戶選擇產品越來越有主動權，只有體驗良好的產品才有可能吸引用戶，并形成口碑營銷。而只有用戶群基數足夠巨大，百分之幾的付費率才能產生足夠的收入，才有可能產生利潤?？梢?，互聯網產品必須高度重視用戶體驗。在傳統經濟時代，產品銷售給顧客，銷售過程即結束；而在互聯網經濟中，一個產品到用戶手里，用戶體驗才開始，產品要根據用戶的反饋迭代發展。

2.移動互聯背景下的高校OA系統

移動互聯背景下的高校OA系統建設，筆者認為，應該以“合”為貴：適合高校用戶需求，融合管理與服務的理念，整合環境、業務、應用。

（1）適合高校用戶需求

不追求大而全的“航空母艦”式系統，不盲目上馬華而不實的應用，而是允許產品迭代發展。改變過去重開發、輕運維的局面，以用戶需求為導向，重視用戶體驗，不斷提高系統業務內容的實用性和使用操作的易用性。同時重視知識管理、數據分析、公共信息發布。從而為用戶提供豐富的應用和信息，獲取用戶對OA系統的心理認同，提高OA系統生命力。

（2）融合管理與服務的理念

信息化能夠提高管理效率已經取得了大家的共識，但信息化更是學校為師生服務、為社會服務的橋梁。OA系統的建設不是純粹的技術問題，外延式的技術應用只能是“舊瓶裝新酒”，使新技術去適應原有的行政業務流程、辦事方式、服務范式和組織結構，新技術不可能發揮最大效用。OA系統建設的關注點應由之前的解決行政部門內部需求轉向為公眾提供高效優質的管理與服務，降低公眾的辦事成本。

（3）整合環境、業務、應用

OA系統以效率為價值追求之一，當前的移動互聯網絡發展為OA系統提供了良好的大環境，隨時隨地的協作成為可能。同時，OA系統由封閉的系統發展為開放的平臺，流程設計工作由后臺的程序員轉移到前端的系統管理員，實現了業務與技術的松耦合，使應用逐步擺脫技術實現細節的糾纏。

筆者所在單位經過多代OA系統發展，2015年4月，基于移動互聯的協同辦公平臺正式上線。（見圖2）新平臺支持組織機構樹、崗位、角色構架，支持工作流程的自定義、優化和重構，支持移動辦公，與學校其他信息化基礎平臺互聯互通，充分利用目前的信息化成果和移動互聯網絡，打破部門壁壘，橫向整合流程業務，形成響應及時、協同配合、資源共享、流程規范、節點可查的透明辦事環境。

3.OA系統建設應注意的技術細節

（1）移動OA的適配原則

移動終端的特點有：屏幕小，移動終端以便攜為主要特性，屏幕尺寸有一定范圍；缺乏窗口，在移動終端上，同一時間只有一個網頁顯示，不能跟PC機一樣打開多個窗口并進行多重任務；互動操作靈活性弱，以觸摸屏作為基本的輸入設備，在操控靈活性上不如PC；移動網絡的收費較高，雖然政府加大對移動上網的扶持，督促運營商降低上網資費，但移動網絡收費還是高于固定線路的互聯網接入服務。

圖2 協同辦公平臺系統架構圖

因此，移動OA開發要考慮移動終端的特點，不照搬PC端的功能，而是通過適度剪裁，推廣輕量級的移動應用，開發原則：界面簡潔，充分利用有限的屏幕空間；操作簡單，盡量通過簡單的觸屏、刷屏或上下鍵來操作；功能簡要，盡量減小軟件的體積，只提供必要的功能；終端兼容，在設計時要考慮對多種移動終端的兼容，以提高用戶體驗。

（2）OA系統的安全建設

習總書記指出：“網絡安全和信息化是一體之兩翼、驅動之雙輪，必須統一謀劃、統一部署、統一推進、統一實施?！币苿踊ヂ摥h境下的OA系統面臨著更復雜的網絡安全威脅。要針對業務系統的不同階段設置針對性的防護措施，做到對數據的有效保護；同時，加強和改進網絡層、傳輸層和用戶層的安全策略，系統數據和系統應用必須分開服務器部署；再次，加強對人為因素影響的控制，嚴管用戶訪問的權限和范圍，開展用戶安全知識培訓。

需要強調的是，安全體系的建設是有經濟成本、系統成本的，安全系數高，其系統的便利性和普適性也將受影響。應正確評估系統的安全級別，采取相應的安全技術方案，取得安全性和便利性之間的平衡。

四、推廣OA系統應用對高校管理的重要意義

1.加快行政部門職能向管理服務型轉化

通過OA系統，信息能及時、快速地傳遞和處理，提高了行政事務處理效率，改變了傳統的部門分割運行的狀況，實現了部門間的協作與信息共享，使行政活動具有了跨部門 、跨功能的一體化特征，也消除了不同地域（校區）之間信息交流的壁壘。師生員工獲得更快捷、便利、自主的服務。

2.促進行政部門結構的合理化

我國高校行政機關是典型的科層組織機構，管理幅度小、管理的中間層級多、機構龐大，對外界影響應變緩慢。而網絡在形式上是一種網狀形的、全方位的、多元化的溝通與聯系方式。通過OA系統的組織架構管理，對組織、崗位、角色靈活授權，組織結構由單一、固化的轉化為多元、具有彈性和適應力，從而更有生命力。同時，OA系統可以加強高層管理者、行政執行者和師生員工的聯系和溝通，減少中間管理層級，使組織結構扁平化。

3.推進信息公開進程

通過OA系統，師生員工能及時、全面了解學校工作的辦事程序和議事規則，提高了行政管理工作的透明度，使行政行為的外部監督更便捷、成本更低，增加了外部監督的可行性。從而弱化行政部門的信息特權，推進高校信息公開的進程。

4.規范辦事流程

高校行政辦事流程通過梳理、優化后固化在OA系統中，每一步有章可循，有痕跡可查，任何節點的操作人員都必須根據權限，按流程操作。從而規避了對辦事流程人為的隨意性修改，實現規范、有序的管理與服務。

5.降低行政成本

OA系統比傳統紙質文件更經濟地收集、處理和傳遞信息，減少了行政人員的重復勞動和手工作業，簡化了行政運作的環節和程序，實現了一定范圍的信息與資源共享，形成了多校區之間扁平的、無中心的網狀結構，從而大大提升了高校行政工作效能，降低了辦公成本。

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[5]Disruptive technologies:Advancesthatw illtransformlife,business,and the globaleconomy[EB/OL].http://www. mckinsey.com/insights/business_technology/disruptive_ technologies．

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（編輯:王天鵬）

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