淺析企業(yè)檔案管理信息化建設

梅龍

摘 要：檔案作為企業(yè)的一種重要資源，在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。當前，隨著信息技術的發(fā)展，企業(yè)檔案管理進行現代化建設成為一種必然趨勢。加強檔案管理信息化建設對于企業(yè)的發(fā)展來說具有重要意義。文章首先分析了企業(yè)檔案管理信息化建設的必要性，然后分析了企業(yè)檔案管理信息化建設中存在的問題，最后提出了加強企業(yè)檔案管理信息化建設的對策。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；信息化建設；必要性；問題；對策

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）34-35-2

0引言

隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國企業(yè)傳統的檔案管理方法已經越來越不適應社會的發(fā)展，為了促進企業(yè)檔案管理的發(fā)展，提升檔案管理的工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益，企業(yè)必須要轉變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業(yè)更快、更好地發(fā)展。新形勢下，加強企業(yè)檔案管理信息化建設是企業(yè)進行檔案管理改革的重要內容，也是企業(yè)實現可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。

1 企業(yè)檔案管理信息化建設的必要性

1.1 是企業(yè)信息化發(fā)展的要求

檔案是企業(yè)重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發(fā)展和網絡技術的普及，企業(yè)在生產經營活動中產生了大量的文件和數據，是企業(yè)進行各項生產和經營活動的基礎，為企業(yè)提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。

1.2 是現代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要

社會形勢的不斷發(fā)展和網絡技術的革新，促進了各行各業(yè)的進步。企業(yè)傳統的紙質檔案管理模式已經越來越不適應企業(yè)現代化管理的需求，加強企業(yè)檔案管理工作對于提升企業(yè)的工作效率，實現企業(yè)辦公自動化具有重要的現實意義。檔案管理工作是企業(yè)日常工作的重要組成部分，因此要加快企業(yè)信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業(yè)的發(fā)展。隨著各類信息系統在企業(yè)中的應用，企業(yè)的各類文件逐漸增加，給企業(yè)的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業(yè)檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發(fā)展，信息技術已經滲透到企業(yè)發(fā)展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數字化建設，提升企業(yè)檔案管理的軟硬件條件，促進企業(yè)檔案管理的現代化發(fā)展。

1.3 工作效率及工作成本的需要

加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業(yè)的工作效率，節(jié)省了企業(yè)的工作成本。我國企業(yè)傳統的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業(yè)的發(fā)展。信息技術在企業(yè)檔案管理中應用以后，極大地提升了企業(yè)的辦事效率，為企業(yè)日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，檔案的數量也在無形之中增長，這就要求企業(yè)擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業(yè)增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業(yè)的成本，還方便了工作人員的查詢，實現了資源共享，提升了工作效率。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 檔案管理信息化制度不夠完善

檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業(yè)一直采用的是傳統的檔案管理方法，沒有將現代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發(fā)展的今天就會出現很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發(fā)展，檔案在企業(yè)發(fā)展過程中也沒有發(fā)揮其最大功效，甚至有些企業(yè)只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業(yè)日常管理工作的有效進行。

2.2 檔案管理信息化建設缺乏資金支持

檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業(yè)進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業(yè)的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業(yè)雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。

2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強

要提升企業(yè)檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設過程中發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在企業(yè)信息化建設過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設的效率。比如，檔案管理人員的專業(yè)素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業(yè)必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節(jié)省大量的時間，還能夠節(jié)約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。

2.4 檔案管理信息化建設的技術缺失

檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業(yè)檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業(yè)，由于人員和設備配備不到位，導致企業(yè)信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業(yè)信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發(fā)揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。

3 加強企業(yè)檔案管理信息化建設的對策

3.1 建立完善的信息化檔案管理機制

完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：

第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。

3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入

加大資金投入是企業(yè)進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業(yè)要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業(yè)要利用現有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。

3.3 提升檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業(yè)道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業(yè)知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業(yè)技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現代化建設的有效進行，進而才能促進企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

3.4 加強對檔案管理信息化建設的技術指導

企業(yè)檔案管理信息化建設的有效進行依賴信息化建設的技術指導。可以從以下方面加強檔案管理信息化建設技術指導：一是明確信息化建設所需技術，只有制定了明確的目標才能有效地指導實際行動；二是聘請相關的技術人員或是專業(yè)人員進行技術指導，讓檔案管理人員熟悉相關的軟件設備和硬件設備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設中做到游刃有余。

4 結語

總之，企業(yè)要實現檔案管理信息化建設，必須要更新檔案管理理念，建立健全的信息化檔案管理機制，加大對檔案管理的信息化資金投入，提升檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理信息化技術指導，改善檔案管理軟硬件設施設備，最終實現企業(yè)檔案管理信息化建設的有效進行。

參 考 文 獻

[1] 張瑞芳.淺析企業(yè)檔案管理信息化建設[J].辦公室業(yè)務，2013（23）：97-98.