新時期醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考與創(chuàng)新

程妍　李曉濤

摘 要：隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式發(fā)生變革，醫(yī)院檔案信息化成為一種趨勢。在這樣的背景下，加強檔案信息化建設(shè)工作，完善檔案信息化管理措施，提高檔案管理水平有著極大的必要性和迫切性。本文通過對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的情況、存在問題進(jìn)行分析與討論，針對各種問題提出優(yōu)化實踐措施，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化建設(shè)

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1008-1216（2016）11C-0066-02

一、 加強醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

“邊外文字，多書於木，往來傳遞曰牌子，以削木片若牌故也，存貯年久者曰檔案，”從最早的記事牌子到如今，檔案作為具有查考使用價值，經(jīng)過立卷歸檔集中保管起來的各種文件材料，在推動人類文明進(jìn)步中起到了建立歷史記憶，傳承、發(fā)揚文化的重要作用。信息化時代以來，檔案成為集圖、文、聲、像于一體的全方位、智能化的記載憑證。我國檔案的信息化建設(shè)始于2002年，并在“十二五”期間得到快速發(fā)展，初步建成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的工作體系，大力推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)了檔案信息的資源共享。在這樣的背景下，加強醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)就有了極大的必要性。

長期以來，我國醫(yī)院檔案管理存在著分散式管理、安全系數(shù)低、不利于保存等諸多弊端。隨著信息化的不斷推進(jìn)，醫(yī)院已經(jīng)逐步開始采用數(shù)字技術(shù)將各科室進(jìn)行整合，使其互聯(lián)互通，信息共享。利用醫(yī)學(xué)影像存檔與通信系統(tǒng)、電子病歷、臨床路徑系統(tǒng)、Lis系統(tǒng)等，共同織成了一張覆蓋整個醫(yī)院的信息大網(wǎng)。大量的電子文件應(yīng)運而生，但醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)沒有隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)而改進(jìn)，這就導(dǎo)致電子檔案管理混亂，大量有用資源破壞流失。傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)新形勢下醫(yī)院管理工作的需求，推進(jìn)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，構(gòu)建適應(yīng)醫(yī)院信息化建設(shè)步伐的檔案管理平臺，實現(xiàn)檔案信息的有效整合、共享，已經(jīng)成為醫(yī)院管理的又一重要工作。

二、 醫(yī)院檔案信息化管理面臨的問題

（一）觀念陳舊、基礎(chǔ)建設(shè)不夠完善

由于重視程度不足和職責(zé)劃分不明，醫(yī)院檔案管理沒有作為重心納入醫(yī)院整體管理體系，管理人員多為兼職，較少受到規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，檔案收集與管理意識相對較弱。另一方面，部分醫(yī)院管理者往往以醫(yī)療技術(shù)為中心，對于檔案的重要作用認(rèn)識不足，忽視對醫(yī)院檔案室（館）的建設(shè)投入，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室（館）基礎(chǔ)設(shè)施落后。

（二）檔案管理方法有待改進(jìn)

醫(yī)院檔案管理大多采用分散式管理，即各部門分別對各自管轄范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行保管。分散式的檔案管理很容易導(dǎo)致徒勞無益、各自為政、家底不清等一系列問題，同時也與檔案管理集中統(tǒng)一的原則背道而馳，不利于檔案工作的規(guī)范化、合理化。

（三）檔案管理規(guī)范不夠明確

醫(yī)院檔案管理規(guī)范不夠明確，在檔案歸檔過程中，往往出現(xiàn)檔案書寫、內(nèi)容格式不一的現(xiàn)象;檔案的形成者無意或不愿把自己保管的材料交給檔案收集者，造成檔案材料收集不全，缺乏完整性、連續(xù)性和可靠性;由于醫(yī)院在引入電子信息技術(shù)后并沒有與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理制度對接，導(dǎo)致電子檔案與紙質(zhì)檔案各自為政，雜亂無章、規(guī)格不一。

（四）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

醫(yī)院檔案管理人員多為兼職，投入的時間和精力不足，沒有或很少受到規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，檔案管理人員對資料的收集、整理、歸類、編目以及利用方法等基本業(yè)務(wù)熟練度不足。與此同時，醫(yī)院檔案的信息化要求檔案管理人員熟練掌握計算機、通信等有關(guān)技術(shù)，檔案管理人員往往不具備這樣的素養(yǎng)，也在一定程度上阻礙了信息化的進(jìn)程。

（五）檔案安全管理不足

檔案的信息化建設(shè)要求檔案以電子形式呈現(xiàn)，通過計算機技術(shù)將以案卷為單位且相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件的信息進(jìn)行分類收錄，儲存在磁盤、磁帶、光盤上。但是由于電子儲存的特性，信息與載體是分離的，電子文件只是一種數(shù)據(jù)信息，這種存儲形式雖然為人們獲取檔案信息提供了便利，但也容易造成檔案信息被篡改、竊取，甚至丟失，如果管理措施不到位，將帶來安全隱患。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的思考與創(chuàng)新

（一）提高認(rèn)識、完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

進(jìn)一步在全院范圍內(nèi)營造“取之于我、用之于我，功在醫(yī)院、利在個人”的意識，了解、明確檔案的作用和意義，創(chuàng)造良好的收集歸檔環(huán)境;醫(yī)院檔案的管理人員也要熟悉檔案材料的運行規(guī)律，掌握各種線索，循序漸進(jìn)，廣泛收集，使檔案管理工作更趨規(guī)范化、科學(xué)化。完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入力度，改善檔案室（館）房屋條件，配置高性能、大容量的計算機、磁帶機、服務(wù)器等，重視數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和維護(hù)工作，提高系統(tǒng)存儲和大數(shù)據(jù)處理能力。醫(yī)院還要加強局域網(wǎng)建設(shè)，增進(jìn)檔案、人事、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、臨床醫(yī)技等部門的聯(lián)系，實現(xiàn)不同部門的協(xié)同合作、動態(tài)對接。

（二）健全流程、改進(jìn)檔案工作管理方法

建立健全醫(yī)院信息化檔案管理制度，結(jié)合操作的實際情況制定詳細(xì)的工作細(xì)則，明確歸檔的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。完善檔案管理小組考核制度，采取定性考評與量化考核相結(jié)合的方式，對有關(guān)部門、有關(guān)人員進(jìn)行考核，考核結(jié)果與其工作績效、評優(yōu)及升職等結(jié)合以形成激勵機制，明確檔案管理工作的權(quán)責(zé)關(guān)系以增強醫(yī)務(wù)人員與檔案管理人員參與檔案信息化建設(shè)工作的主動性，進(jìn)而為檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步開展提供有利條件。

（三）重視對電子檔案資料的甄選，做好傳統(tǒng)檔案與電子檔案的保存工作

在對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時，要重視對檔案資料的甄選。充分考慮檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的可行性與效用性，不能一概而論，囫圇吞棗。同時，在做好紙質(zhì)檔案管理的前提下，重視電子檔案管理工作：利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化，做好存儲工作，確保檔案滿足實際工作需要。

（四）積極推進(jìn)人才隊伍建設(shè)

檔案的信息化建設(shè)要注重對人才隊伍的整體規(guī)劃，有計劃、有步驟地對檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，著重提升運用信息技術(shù)處理檔案資料的能力。培養(yǎng)引進(jìn)專門的電子檔案管理人員，建設(shè)一支業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的檔案管理工作隊伍，帶動醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)。

（五）建設(shè)高科技的檔案信息化平臺，加強檔案安全管理

大力提倡醫(yī)院聯(lián)網(wǎng)，交流共享，加強醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，使醫(yī)院內(nèi)各個部門能夠通過局域網(wǎng)做好對接。利用新型媒介開展便捷查詢服務(wù)，利用微信平臺改善檔案機構(gòu)服務(wù)模式，主動服務(wù)，通過向已確定好友用戶添加發(fā)送公告快訊等信息，實現(xiàn)即時信息反饋。重視電子檔案安全保障體系建設(shè)，健全檔案信息安全管理規(guī)章制度，加強身份認(rèn)證、密鑰管理、數(shù)據(jù)備份等。實現(xiàn)局域網(wǎng)與外網(wǎng)的隔離、設(shè)置嚴(yán)密防火墻攔截。檔案工作人員，要遵守國家保密制度，防止失密、泄密事件的發(fā)生，力保檔案信息安全。

四、結(jié)束語

雖然醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)還處于初級階段，仍有很多需要解決的問題，醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)歷史發(fā)展，緊跟時代潮流，不斷除舊布新的必由之路。只有完善醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，吸取現(xiàn)代信息技術(shù)的精髓，充分發(fā)揮檔案管理的雙效機制，才能更好地發(fā)揮檔案的作用，才能滿足現(xiàn)代醫(yī)療體系的發(fā)展需要，為人民群眾能夠享受到更加全面完善的醫(yī)療服務(wù)打下堅實的基礎(chǔ)。

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