信息化時代高校檔案職業(yè)技能的拓展與變遷

文/西安交通大學(xué)檔案館 房榮軍

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信息化時代高校檔案職業(yè)技能的拓展與變遷

文/西安交通大學(xué)檔案館 房榮軍

【摘要】信息化時代下，高校檔案職業(yè)技能也伴隨社會的發(fā)展越來越完善，隨著信息技術(shù)應(yīng)用的快速滲透，高校檔案職業(yè)技能也受到相應(yīng)的影響，在一定程度上改變了原有的檔案管理方式。在信息化時代背景下，高校檔案管理人員也要與時俱進，依據(jù)高校檔案管理工作的要求不斷地改進自身的職業(yè)技能，接受、學(xué)習(xí)新的技能，另外，國家對于高校檔案管理人員職業(yè)技能的要求并不嚴格，對此，高校檔案管理工作人員要提高覺悟，嚴格要求自己，使高校檔案職業(yè)技能的拓展和變遷順利發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息化；高校檔案管理；職業(yè)技能

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，推動中國的社會和經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用深入各個領(lǐng)域，改變?nèi)祟惖墓ぷ饕约吧罘绞剑畔⒓夹g(shù)的應(yīng)用在高校檔案的管理中占據(jù)著重要的地位，信息技術(shù)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，為檔案的管理提供便利，提高了檔案管理的工作效率。新時代下，信息化對高校檔案職業(yè)技能的拓展和變遷是至關(guān)重要的，因為在信息技術(shù)的輔助下，檔案的信息輸入和輸出、保存、處理等工作方式都在發(fā)生變革。

一、信息化時代下高校檔案管理技術(shù)的要求

高校檔案管理是一項系統(tǒng)的工程，具有開放性的特點，要做好這項工作，檔案管理人員檔案職業(yè)技能具有一定的要求。過去高校檔案管理人員要了解檔案搜集的范圍，與相關(guān)人員做好溝通工作，對于已完成的非電子版文件，都要做好紙質(zhì)的登記；信息化時代下，高校檔案管理人員除了要了解檔案搜集范圍，與相關(guān)的檔案管理負責(zé)人員做好溝通工作，檔案管理人員還要了解各個格式類型的電子檔案，了解有關(guān)的軟件，傳輸信息等，確認電子文件何時收集，所屬范圍和版本、技術(shù)類型、被操作數(shù)據(jù)、監(jiān)測數(shù)據(jù)等要求，確保電子文件的質(zhì)量。信息時代下，高校檔案以電子檔案形式進行管理，檔案管理工作人員要把紙質(zhì)檔案程序化歸檔，同時還要將凌亂的電子檔案進行整理、歸類、編排等，讓電子文件有秩序，方便管理，電子檔案管理人員還要具備電子檔案數(shù)據(jù)輸入、加工等檔案管理職業(yè)技能。

二、信息化時代下高校檔案職業(yè)技能的問題

信息化時代下，與傳統(tǒng)檔案管理相比，高校檔案的管理在搜集、歸類、保存等方面都產(chǎn)生了極大的變化，檔案資料的管理多樣化對檔案管理人員也是一種考驗，它對檔案管理人員技能的要求越來越高，使高校檔案技能面臨新的問題。由于高校檔案管理人員對傳統(tǒng)檔案管理的方式已經(jīng)熟練掌握，并且習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式，信息化時代下，信息技術(shù)在檔案管理中的運用對檔案管理員的檔案管理技能要求就越來越高，檔案管理工作量也不斷增加，這就加大了檔案管理工作人員的壓力，容易使檔案管理工作人員產(chǎn)生厭倦心理，怠慢工作。信息化時代下，高校檔案職業(yè)技能拓展和變遷的核心問題不突出，很多管理者對檔案管理技能的核心技術(shù)掌握并不熟練，一方面是比較重視檔案職業(yè)技能中的具體細節(jié)，忽略了職業(yè)技能的綜合分析，一部分原因是檔案管理者對信息化的檔案管理沒有足夠的自信，另一方面則是對于信息化的檔案管理所涉及的技術(shù)內(nèi)容沒有足夠的了解。

三、信息化時代下高校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

信息的急劇增長使高校檔案的管理受到了一定的影響，高校的擴招，使學(xué)生人數(shù)增多，教師數(shù)量也伴隨學(xué)生數(shù)量增加，學(xué)生和教職工的資料檔案數(shù)量也會相應(yīng)地增多，增加了高校檔案管理人員對信息的搜集、鑒別、編輯等工作的難度，不管是教職工還是學(xué)生或是社會人員，對檔案信息的需求也在增加，因此，過去以紙質(zhì)材料為主的管理模式，已經(jīng)跟不上信息化時代的步伐了。另外，高校校園的校內(nèi)網(wǎng)并不能完全實現(xiàn)檔案資源的共享以及個人的自由應(yīng)用，各個學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)狀況不一樣，檔案資源的共享程度就不同，但這種差別是來源于技術(shù)的嫻熟程度，因為各所學(xué)校使用的相關(guān)軟件和檔案管理的模式是不盡相同的，在一些學(xué)校，即使利用實名認證、身份驗證等方式進入檔案信息系統(tǒng)，也未必能成功登陸，這是因為高校對電子檔案的查詢進行了一定的限制，這樣可以使檔案信息更加安全，然而這也導(dǎo)致了檔案資源沒有得到充分的利用，資源的共享性沒有得到提高。此外，受到傳統(tǒng)的高校檔

案管理政策和觀念的影響，檔案資源也未能得到合理開發(fā)和有效利用，檔案管理人員的觀念落后，致使高技術(shù)的檔案管理方式?jīng)]有得到合理的運用，信息化的檔案配置也達不到標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了檔案管理的信息化程度沒有跟上信息化發(fā)展的步伐。

四、高校檔案職業(yè)技能的拓展與變遷的措施

要拓展和變遷高校檔案職業(yè)技能，高校檔案管理人員要提高自身的檔案管理技能，針對當(dāng)前存在的檔案管理問題以及面臨的挑戰(zhàn)，積極采取措施，提高檔案管理工作的效率。高校檔案管理者要重視自身的工作，以積極的心態(tài)面對自身的工作，轉(zhuǎn)變觀念，意識到信息技術(shù)對檔案管理工作的重要性，不斷學(xué)習(xí)檔案管理技能，提高自身的服務(wù)技能，這樣有助于提高高校檔案服務(wù)工作效率。要使高校檔案管理工作能高效地開展，就要具備專業(yè)的高素質(zhì)的檔案管理人才提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。信息化時代下，信息技術(shù)的運用能力與檔案管理信息化的發(fā)展息息相關(guān)，信息技術(shù)在檔案管理中的運用主要包括；檔案資料的收集與整理、編輯、數(shù)據(jù)的輸入和輸出、檔案的歸類等工作，利用信息技術(shù)進行檔案的管理工作給管理工作帶來極大的便利。此外，高校相關(guān)負責(zé)人員應(yīng)該要加大網(wǎng)絡(luò)運用的進程，加強檔案管理軟件，提高軟件應(yīng)用的安全性，同時還要保證檔案資源的共享性和利用性。

五、結(jié)束語

信息化時代下，高校傳統(tǒng)的檔案管理勢必向信息化方向變遷和發(fā)展，這也是高校實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，高校檔案管理實現(xiàn)信息化為高校相關(guān)部門各項工作的順利開展打下堅實的基礎(chǔ)。高校檔案管理人員要順應(yīng)時代的發(fā)展，與時俱進，盡快適應(yīng)新的檔案管理工作模式，積極應(yīng)對檔案管理信息化帶來的挑戰(zhàn)，同時要積極面對信息化的檔案管理工作中存在的問題。高校檔案管理部門要加強部門管理的規(guī)范化，加強檔案管理工作的監(jiān)督，使高校檔案職業(yè)技能的拓展與變遷往更加有利的方向發(fā)展。把信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中使高校檔案職業(yè)技能的拓展與變遷得到里程式的發(fā)展。

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