淺談高校檔案管理的信息化建設(shè)

文/廣東省河源市人才檔案托管中心 葉月華

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淺談高校檔案管理的信息化建設(shè)

文/廣東省河源市人才檔案托管中心 葉月華

【摘要】隨著我國(guó)信息化水平的不斷進(jìn)步和發(fā)展，越來越多的方面開始進(jìn)行信息化建設(shè)。高校的檔案管理工作也隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸信息化的建設(shè)，這樣給高校檔案的管理帶來了一定的便捷性，也提高了管理工作的效率。本文主要針對(duì)高校檔案管理的信息化建設(shè)的必要性和如何進(jìn)行信息化建設(shè)工作進(jìn)行研究分析。

【關(guān)鍵詞】信息化；高校檔案管理；建設(shè)；研究

一、高校檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）高校發(fā)展的需求。隨著我國(guó)素質(zhì)教育的推廣和發(fā)展，高校的教育正在不斷地改革，在這種形勢(shì)下，高校開始從滿足市場(chǎng)的需求進(jìn)行教育辦學(xué)。在教育辦學(xué)的實(shí)踐中往往產(chǎn)生了一些以前沒有出現(xiàn)過的新問題、新模式，在這種不斷變化的情況下，給高校的檔案信息化管理的工作提出了更高的要求。隨著高校的進(jìn)一步發(fā)展，許多方面都會(huì)用得到高校的檔案，針對(duì)這一變化的情況，傳統(tǒng)的高校檔案管理的模式和觀念已經(jīng)無法滿足了，一些高校檔案管理工作無法正常順利地進(jìn)行。要想使高校檔案的管理工作滿足一系列的變化，就需要對(duì)其進(jìn)行改革和創(chuàng)新，最終使檔案管理信息化建設(shè)不斷前進(jìn)。

（二）高校檔案服務(wù)水平提升的需求。傳統(tǒng)的高校檔案管理工作一般都是紙質(zhì)的，其信息量十分龐大復(fù)雜，并且檔案的質(zhì)量也很容易受到其他因素的影響。在傳統(tǒng)的高校檔案的尋找時(shí)，通常也是相關(guān)的工作人員進(jìn)行搜尋，不僅工作量大，影響搜尋的效率和準(zhǔn)確性，而且程序比較復(fù)雜。在信息化時(shí)代的今天，這種模式顯然已經(jīng)無法滿足高校檔案管理的需求。要想改變這一現(xiàn)狀就必須對(duì)其進(jìn)行改革創(chuàng)新，通過高校檔案的信息化建設(shè)來提升其服務(wù)水平，這樣日常的查詢、分類、管理等工作都能通過現(xiàn)代的高科技來實(shí)現(xiàn)。這樣不但節(jié)省了大量的人力、物力，也節(jié)省了許多的時(shí)間。

二、積極建設(shè)高校檔案信息化的具體措施

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)，就必須對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的建設(shè)，只有有了一定的標(biāo)準(zhǔn)才會(huì)做到有據(jù)可依。通過高校檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理的建設(shè)，使得高校的檔案在許多的方面更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，這樣給檔案的管理工作帶來了便捷。通過統(tǒng)一的模式管理模式從而使得檔案不會(huì)出現(xiàn)雜亂的現(xiàn)象，使得檔案的管理工作更加科學(xué)、合理，也給檔案的管理工作人員有了一定的標(biāo)準(zhǔn)去遵循，最終提高高校檔案管理的質(zhì)量。高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一也可以使在必要的時(shí)候高校之間的檔案信息資源得到共享。

（二）高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)。傳統(tǒng)的高校檔案都是紙質(zhì)的，在日常的管理、查閱等工作中不但工作量非常大、查閱比較麻煩，而且大量的紙質(zhì)版檔案也是比較占據(jù)空間的。再加上紙質(zhì)檔案的存放受到周圍環(huán)境的影響比較明顯，很容易出現(xiàn)破損、粘連等一系列的問題，這就給日常的檔案維護(hù)和保存增加了成本。在這種現(xiàn)狀下，加強(qiáng)高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)是十分必要的，它不但很好地解決紙質(zhì)版檔案存放、查閱等方面的問題，也在很大程度上節(jié)約了人力、物力以及財(cái)力。數(shù)字信息化的檔案不但可以通過查詢等功能很快地將所需要的檔案信息及時(shí)的調(diào)出來以供使用，而且數(shù)字化檔案可以將復(fù)制數(shù)據(jù)進(jìn)行安全的儲(chǔ)存，保證了檔案的安全性，它還可以及時(shí)分享檔案信息資源的，克服了地域方面的問題。

（三）高校檔案的網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)。高校檔案正在向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，給高校的檔案帶來了一些網(wǎng)絡(luò)方面的問題。我們必須盡量避免相關(guān)工作人員的管理失誤，然后就是要對(duì)網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等進(jìn)行有效地阻止。再者就是高校檔案的保密工作要做到位，這些問題都是高校檔案信息化建設(shè)中容易出現(xiàn)的問題。只有有效解決這些問題，才能保證信息化檔案管理的科學(xué)合理有效地進(jìn)行下去。要想解決這些問題，高校就必須在檔案的信息化建設(shè)的過程中出臺(tái)相關(guān)規(guī)章制度，通過嚴(yán)格的規(guī)章制度對(duì)高校檔案進(jìn)行管理。再者就是安裝先進(jìn)的安全軟件防止檔案受到黑客、病毒的影響，最終防止檔案的丟失、安全。

（四）對(duì)高校檔案人員進(jìn)行全面的培養(yǎng)。雖然說高校檔案是在信息化建設(shè)，但是操作的主體仍然離不開工作人員。所以相關(guān)的工作人的綜合素質(zhì)和意識(shí)的高低直接影響著高校檔案的管理工作的好壞。所以要想全面的對(duì)高校檔案信息化建設(shè)就必須對(duì)相關(guān)的工作人員的職業(yè)素質(zhì)、道德修養(yǎng)等方面進(jìn)行全面的培養(yǎng)，提高工作人員的綜合素質(zhì)才能保證檔案管理的質(zhì)量。此外，高校還可以招聘專業(yè)的人才，通過全面的培訓(xùn)，使其在最短時(shí)間達(dá)到最好的檔案管理效果。

三、結(jié)語

高校檔案信息化建設(shè)是高校發(fā)展的需求，也是其服務(wù)水平的發(fā)展需求。通過出臺(tái)各種建設(shè)措施，最終解決高校信息化過程中出現(xiàn)的問題，最終給高校檔案管理的信息化假設(shè)奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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