基于網絡環境下企業檔案編研的實施策略

鄭麗媛

隨著信息網絡技術的快速發展，給檔案編研工作帶來新的機遇和挑戰。企業檔案館引入現代信息網絡技術開展檔案編研工作，以文本、聲像、圖片、視頻、網頁等多元化的檔案編研類型為主體，以數字檔案館管理系統為依托，充分運用數據庫與數據挖掘技術，針對檔案用戶的利用需求提供多載體、全方位和深層次的知識服務。本文探討了網絡環境下企業檔案編研的特點、發展現狀和存在問題分析及實現網絡檔案編研的具體建議。

一、網絡環境下企業檔案編研工作的特點和優勢

網絡環境下的檔案編研是指通過網絡為主要媒介來實現檔案信息的選題、查找、加工、提供利用和反饋的檔案編研全過程。與傳統檔案編研工作相比較，網絡編研不斷呈現出新的特點和時代特色。

1.先進的網絡技術最大程度地滿足了檔案用戶需求

從傳統的紙質環境到網絡信息平臺，從紙質資源的實體庫房到數字信息資源的數字檔案館，從進館借閱到網絡實時傳輸，新技術給檔案用戶提供了極大的便利。網絡環境改變了檔案用戶需求的實現預期：一方面利用需求在廣度上要求更高，信息技術的發展為滿足檔案用戶需求創造了更加便利的條件，豐富并更新了檔案編研手段，借助數字檔案館系統平臺進行采集、存儲、檢索、傳輸及利用，方便用戶隨時瀏覽檔案網站、在線查閱下載、遠程咨詢服務等。另一方面，利用需求在深度上要求更高，信息技術的發展豐富了檔案信息資源開發的內容和形式，運用數據庫和數據挖掘技術，減輕編研難度，提高了編研成果的質量，激發檔案用戶的信息意識和潛在需求。

2.新技術環境對檔案編研質量提出更高要求

網絡環境為檔案用戶提供極大便利和滿足需求的同時，檔案用戶需求也在不斷變化，他們對信息載體、信息內容的集成、服務形式和手段等提出更高要求。如由單一性向多樣化轉變，由查詢性向知識性轉變，由滯后性向及時性轉變等。新技術為檔案信息多元化的加工提供了可能性，可以縮短檔案編研成果的出版周期，降低成本，擴大傳播范圍。然而，如果檔案編研成果的信息不全、加工錯漏多、整理編排不當、傳遞不及時，會被列入劣質信息的行列而被篩除。

二、當前企業檔案編研現狀和問題分析

1.現狀分析

從當前網絡環境的發展水平來看，檔案用戶需求并未得到很好的滿足，一是因為網絡檔案信息數量巨大、分散無序、動態變化和分布不均衡，影響了檔案需求的有效實現；二是檔案用戶信息利用能力的不均衡性。目前，企業檔案網站建設取得了一些成績，通過設立專欄開展網絡檔案編研工作，如建立網上榮譽資源庫、規章制度庫、培訓資源庫等。應用綜合管理信息平臺實現檔案信息的集成管理，通過一站式檢索、跨庫檢索等方式實現智能化應用。在檔案編研類型上有所突破，呈現多元化趨勢，如將企業工程項目情況、先進事跡、重大創新活動等為素材的企業宣傳視頻檔案傳到網上，提高了信息傳播的生動性和形象性，使編研成果更具有吸引力。

2.存在的問題

首先，網絡檔案編研的數量和質量還不能完全滿足利用者多層次和多角度的利用需求。其次，編研水平和網絡編輯技術有待進一步提高，編研形式較單一，不能最大地發揮網絡提供的便利。最后，檔案編研不能充分利用網絡的互動性，檔案用戶的需求未能得到充分實現。因此，是否滿足利用者的需求是檔案編研工作績效評定的重要標準。

三、開展網絡企業檔案編研的建議

1.高效的開放式檔案編研

（1）館際聯合。檔案編研工作應當最大程度地滿足檔案用戶的利用需求，提高檔案信息的利用價值，因此要注重編研信息的廣泛性和層次性。檔案編研人員必須轉變觀念，通過館際之間的分工和協作，搭建全方位的檔案信息傳播利用平臺，建立起互通互補的新型合作關系，以發揮經濟效益的最大化。

（2）突破部門間界限，形成以編研部門為主導，組織和協調各部門參與的合作機制，實現檔案信息資源的合理化組合，增強檔案編研工作的時效性、動態性和靈活性，以獲得最大的編研效益。

2.采取編研人員與檔案用戶的互動模式

（1）推動知識交流共享。充分發揮專業用戶的作用，加強企業員工之間的合作，促進企業內部隱性知識顯性化。通過對檔案信息資源的收集、分析和挖掘，幫助用戶獲取檔案的知識價值，從而減少不必要的重復勞動和資源浪費，有效提高企業運營效率。

（2）網絡媒介為檔案編研工作提供了全新的互動模式。檔案編研人員根據用戶需求，將編研工作計劃與編研成果發布到網上，利用者閱覽了檔案編研成果后，通過網上論壇、電子郵件、留言表單、在線實時交流等方式提出意見和要求，據此決定下一步編研工作的安排，并對編研成果傳播后的效果進行調研和評估，跟蹤掌握檔案用戶的反饋意見和新的信息需求，進一步改進檔案編研工作，從而提升企業檔案編研成果的傳播效果。

（3）個性化服務。網絡環境下，用戶的信息需求呈多元化個性特征，表現出對信息的及時性和新穎性的關注。我們針對用戶訪問和檢索的歷史數據分析，最大限度地挖掘并滿足用戶需求。運用網絡編輯技術將編研成果圖文并茂的展現在利用者的面前。用戶既可以利用檔案原件，又可以借助編研成果開展利用和研究，保證了利用檔案的可據性、可視性和可讀性。通過用戶反饋服務，可以將利用過程中遇到的問題提供給檔案館員，以便結合用戶需求，提供更具針對性的編研成果。

3.檔案編研服務項目

（1）加強數字化檔案資源建設，在數字化之前對檔案的利用價值的鑒定是至關重要的。通過鑒定挖掘篩選出館藏檔案中具有廣泛利用價值的檔案，進行優先數字化，并構建數據庫來統一管理館藏數字化檔案，保證數據的全面性和準確性。并建立完善的檔案目錄和索引數據庫、全文數據庫和專題數據庫，主動為利用者服務。

（2）信息導航服務，是將具有主題關聯、專業關聯及其它相關關聯的檔案信息進行整合和分類，建立檔案資源指引庫，便于檔案信息的檢索與獲取。

（3）信息推送服務，是根據用戶需求調查、用戶操作日志等各種需求信息，通過知識元之間的語義關聯自動發現可能需要的知識資源，定向搜集和組織用戶感興趣的檔案信息，及時用電子郵件等方式提供給檔案用戶。同時通過用戶信息需求偏好模型的優化和持續改進，更多地向用戶提供增值服務。

4.保障信息安全。網絡環境下，檔案信息會受到安全威脅，應建立有效的管理制度和安全技術保障體系，包括安全管理策略、訪問控制策略、信息加密策略及數據備份策略等，從而有效保障網絡安全、系統安全和信息安全。

（作者單位： 中國能源建設集團黑龍江省電力設計院有限公司檔案信息部）