淺談機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化

趙蘭

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的到來，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)在機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法已不能滿足新形勢下檔案工作的需要。機(jī)關(guān)檔案工作者必須及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)適應(yīng)工作新常態(tài)，采取科學(xué)有效措施，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化模式，不斷增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作生機(jī)與活力，實(shí)現(xiàn)檔案工作跨越式發(fā)展。

一、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化含義

機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，是在建立在機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)之上，運(yùn)用科學(xué)的管理理論和方法，以先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備為支撐，充分發(fā)揮檔案工作者的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理。具體內(nèi)容包括：運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等科學(xué)技術(shù)和手段，有效整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)傳遞、自動(dòng)編目、快速檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、方便閱覽和庫房智能管理等。

二、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化

存在問題

1.管理觀念落后

當(dāng)前，許多機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化觀念落后，不管是主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理人員，傳統(tǒng)檔案管理思想根深蒂固，認(rèn)為檔案管理工作就是保管檔案和提供利用，防止檔案丟失和泄密，從心理上抵觸和排斥新事物，畏難情緒嚴(yán)重，缺少創(chuàng)新精神。有的機(jī)關(guān)檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)只停留在局部或表面，如采用檔案管理軟件進(jìn)行文件的著錄、編目和檢索，而其它方面則不愿深入攻堅(jiān)，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)步伐緩慢，甚至停滯不前。

2.缺乏統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案現(xiàn)代化管理，是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的檔案標(biāo)準(zhǔn)化。要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化管理，需采取統(tǒng)一的業(yè)務(wù)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，將各個(gè)系統(tǒng)有效整合在一起，使檔案各項(xiàng)工作和環(huán)節(jié)建立有機(jī)的聯(lián)系，相互支持，協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)。目前，大多機(jī)關(guān)政務(wù)辦公平臺(tái)建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及配套的軟硬件設(shè)施設(shè)備等，都分別基于各自行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)與研發(fā)，各行其是，采用的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)差異較大，導(dǎo)致不同系統(tǒng)之間無法兼容，文件格式不匹配，數(shù)據(jù)無法導(dǎo)入或文件打不開等問題嚴(yán)重，造成信息的分割和資源浪費(fèi)。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案現(xiàn)代化管理，要求檔案管理人員不僅具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，還要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)、管理技能和方法。目前，就機(jī)關(guān)檔案管理工作總體情況來看，檔案部門人才匱乏，管理人員總體素質(zhì)偏低。尤其是很多中小機(jī)關(guān)檔案管理人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力不足，且多數(shù)人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作也不夠重視，檔案工作質(zhì)量堪憂。大機(jī)關(guān)檔案工作相對(duì)完善規(guī)范，多數(shù)檔案管理人員不乏敬業(yè)和奉獻(xiàn)精神，但缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)和操作技能，導(dǎo)致檔案工作還停留在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)層面，檔案現(xiàn)代化管理心有余而力不足。

4.基礎(chǔ)性工作不到位

檔案現(xiàn)代化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，受多方面條件因素的制約和影響，是建立在檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的前提下的頂層設(shè)計(jì)。目前，由于檔案工作不屬于機(jī)關(guān)中心或主要業(yè)務(wù)工作，長期得不到有效重視和支持，導(dǎo)致檔案工作資金投入不足，人才流失現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案基礎(chǔ)性工作不盡如人意。如：檔案管理制度不健全、文件收集不齊全、案卷整理質(zhì)量不高、檔號(hào)不科學(xué)、案卷標(biāo)題不規(guī)范、檢索方式落后、沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件、缺乏必要的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，以及機(jī)關(guān)辦公信息化程度不高、網(wǎng)絡(luò)安全保密建設(shè)不完善等等，都嚴(yán)重制約著檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

三、機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策措施

1.增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)

首先，機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要從思想上認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的重要性和現(xiàn)實(shí)意義，關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，并協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。其次，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，依靠先進(jìn)技術(shù)與科學(xué)管理方法，積極探索切實(shí)可行的檔案管理現(xiàn)代化模式，創(chuàng)造性地開展工作，推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

2.統(tǒng)一檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

目前，多數(shù)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化還處于發(fā)展階段，尤其是在一些技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等細(xì)節(jié)方面工作不到位，需綜合考量，不斷改進(jìn)和完善。由于檔案管理各軟硬件在配置上各行其是，規(guī)范性、服務(wù)性、共享性差，資源得不到有效利用和開發(fā)。要實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，優(yōu)化配置，統(tǒng)一檔案管理技術(shù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，將軟硬件選用、機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化等統(tǒng)一納入檔案信息現(xiàn)代化管理之中，提高各系統(tǒng)間的兼容性、互動(dòng)性和協(xié)調(diào)性，切實(shí)發(fā)揮軟硬件的功能和效用，實(shí)現(xiàn)信息的共享和網(wǎng)絡(luò)的溝通，保證數(shù)據(jù)的規(guī)范、可讀和有效。

3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理的現(xiàn)代化關(guān)鍵在人，主要依賴于檔案管理人員素質(zhì)的提高。檔案現(xiàn)代化管理既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)技術(shù)性、管理性工作，檔案管理人員要全面優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，不僅具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，熟悉檔案工作內(nèi)容和基本要求，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要掌握基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)，能熟練操作各種現(xiàn)代化設(shè)備，并能進(jìn)行設(shè)備的安裝、更新、維護(hù)。同時(shí)，還要具備科學(xué)的管理素質(zhì)，以先進(jìn)的理論和方法為指導(dǎo)，不斷提高管理能力和水平，向全能型、復(fù)合型人才發(fā)展。

4.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一是加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，購置服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備，夯實(shí)檔案工作物質(zhì)基礎(chǔ)。二是重視檔案管理軟件的選擇，一款好的、人性化的軟件，可以幫助管理人員達(dá)到事半功倍的效果，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理和快速檢索，大大提高工作效率。三是配備專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和系統(tǒng)維護(hù)，及時(shí)解決各種技術(shù)難題，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，為檔案現(xiàn)代化管理提供有力的技術(shù)保障。

5.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

規(guī)范、完善的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，是檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。如果檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作沒有按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理歸檔，各環(huán)節(jié)雜亂無章，即使有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，計(jì)算機(jī)也無法對(duì)混亂無序的檔案進(jìn)行有效識(shí)別和科學(xué)管理，檔案的現(xiàn)代化管理只能淪為空談。目前，機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作還有待進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范。要以科學(xué)管理的原則和方法為依據(jù)，嚴(yán)格按照檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作，保證檔案收集齊全、鑒定準(zhǔn)確、著錄規(guī)范、編目科學(xué)、利用方便、排列有序等，提高案卷整理質(zhì)量，切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。

6.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的核心，各機(jī)關(guān)要把加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)做為主要著力點(diǎn)，以信息化的突破帶動(dòng)現(xiàn)代化的整體推進(jìn)。將檔案信息化建設(shè)納入機(jī)關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃，與機(jī)關(guān)信息化建設(shè)同部署、同落實(shí)，積極探索并推進(jìn)電子文件在線歸檔，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其它信息系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無縫鏈接，電子文件通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔保存，使得檔案部門介入管理的時(shí)間比以往大大提前，檔案也由原來的滯后運(yùn)行變?yōu)橥焦芾?。同時(shí)，積極開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫，不斷提升機(jī)關(guān)檔案信息化水平。

（作者單位：河北省發(fā)展改革委）