淺談機關檔案管理現代化

趙蘭

隨著知識經濟社會的到來，特別是計算機技術、網絡技術和多媒體技術在機關辦公系統廣泛應用，傳統的檔案管理模式和方法已不能滿足新形勢下檔案工作的需要。機關檔案工作者必須及時轉變觀念，主動適應工作新常態，采取科學有效措施，積極探索檔案管理的現代化模式，不斷增強機關檔案工作生機與活力，實現檔案工作跨越式發展。

一、機關檔案管理現代化含義

機關檔案管理現代化，是在建立在機關辦公自動化基礎之上，運用科學的管理理論和方法，以先進的技術和設備為支撐，充分發揮檔案工作者的主動性和創造性，對傳統的檔案管理方式進行改革創新，實現檔案的科學化、標準化、信息化管理。具體內容包括：運用計算機、網絡和多媒體等科學技術和手段，有效整合檔案信息資源，實現檔案信息的海量存儲、網絡傳遞、自動編目、快速檢索、自動統計、方便閱覽和庫房智能管理等。

二、機關檔案管理現代化

存在問題

1.管理觀念落后

當前，許多機關檔案管理現代化觀念落后，不管是主管領導或檔案管理人員，傳統檔案管理思想根深蒂固，認為檔案管理工作就是保管檔案和提供利用，防止檔案丟失和泄密，從心理上抵觸和排斥新事物，畏難情緒嚴重，缺少創新精神。有的機關檔案部門現代化建設只停留在局部或表面，如采用檔案管理軟件進行文件的著錄、編目和檢索，而其它方面則不愿深入攻堅，導致檔案管理現代化建設步伐緩慢，甚至停滯不前。

2.缺乏統一的檔案業務技術標準

檔案現代化管理，是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協作的基礎上的檔案標準化。要實現機關檔案現代化管理，需采取統一的業務和技術標準，將各個系統有效整合在一起，使檔案各項工作和環節建立有機的聯系，相互支持，協調聯動。目前，大多機關政務辦公平臺建設、檔案數據庫建設以及配套的軟硬件設施設備等，都分別基于各自行業標準進行設計與研發，各行其是，采用的業務技術標準差異較大，導致不同系統之間無法兼容，文件格式不匹配，數據無法導入或文件打不開等問題嚴重，造成信息的分割和資源浪費。

3.檔案管理人員素質有待提高

檔案現代化管理，要求檔案管理人員不僅具備扎實的業務功底，還要掌握先進的科學技術知識、管理技能和方法。目前，就機關檔案管理工作總體情況來看，檔案部門人才匱乏，管理人員總體素質偏低。尤其是很多中小機關檔案管理人員，沒有經過專業的檔案業務培訓，業務素質和工作能力不足，且多數人員身兼數職，對檔案工作也不夠重視，檔案工作質量堪憂。大機關檔案工作相對完善規范，多數檔案管理人員不乏敬業和奉獻精神，但缺乏現代化管理的基本知識和操作技能，導致檔案工作還停留在傳統的基礎層面，檔案現代化管理心有余而力不足。

4.基礎性工作不到位

檔案現代化管理是一項復雜的系統性工程，受多方面條件因素的制約和影響，是建立在檔案基礎工作的標準化、規范化的前提下的頂層設計。目前，由于檔案工作不屬于機關中心或主要業務工作，長期得不到有效重視和支持，導致檔案工作資金投入不足，人才流失現象嚴重，檔案基礎性工作不盡如人意。如：檔案管理制度不健全、文件收集不齊全、案卷整理質量不高、檔號不科學、案卷標題不規范、檢索方式落后、沒有專門的檔案管理系統軟件、缺乏必要的現代化辦公設備，以及機關辦公信息化程度不高、網絡安全保密建設不完善等等，都嚴重制約著檔案事業的發展和檔案現代化管理進程。

三、機關檔案管理現代化的對策措施

1.增強檔案管理現代化意識

首先，機關主管領導要從思想上認識檔案管理現代化的重要性和現實意義，關心和支持檔案管理現代化建設，并協調解決工作中出現的各種問題和矛盾。其次，檔案管理人員要轉變觀念，增強檔案現代化管理意識，依靠先進技術與科學管理方法，積極探索切實可行的檔案管理現代化模式，創造性地開展工作，推動檔案事業科學發展。

2.統一檔案管理技術業務標準

目前，多數機關檔案管理現代化還處于發展階段，尤其是在一些技術標準等細節方面工作不到位，需綜合考量，不斷改進和完善。由于檔案管理各軟硬件在配置上各行其是，規范性、服務性、共享性差，資源得不到有效利用和開發。要實現機關檔案管理現代化，必須統籌規劃，優化配置，統一檔案管理技術業務標準，將軟硬件選用、機關辦公自動化等統一納入檔案信息現代化管理之中，提高各系統間的兼容性、互動性和協調性，切實發揮軟硬件的功能和效用，實現信息的共享和網絡的溝通，保證數據的規范、可讀和有效。

3.提高檔案管理人員綜合素質

檔案管理的現代化關鍵在人，主要依賴于檔案管理人員素質的提高。檔案現代化管理既是一項業務性工作，又是一項技術性、管理性工作，檔案管理人員要全面優化知識結構，不僅具備扎實的業務功底，熟悉檔案工作內容和基本要求，具有較強的業務能力，還要掌握基本的計算機和網絡等知識，能熟練操作各種現代化設備，并能進行設備的安裝、更新、維護。同時，還要具備科學的管理素質，以先進的理論和方法為指導，不斷提高管理能力和水平，向全能型、復合型人才發展。

4.加強檔案基礎設施建設

一是加強硬件設施建設，購置服務器、存儲器、計算機、掃描儀等現代化設施設備，夯實檔案工作物質基礎。二是重視檔案管理軟件的選擇，一款好的、人性化的軟件，可以幫助管理人員達到事半功倍的效果，實現檔案的科學管理和快速檢索，大大提高工作效率。三是配備專業的技術團隊，負責機關的網絡運行和系統維護，及時解決各種技術難題，保證系統和數據安全，為檔案現代化管理提供有力的技術保障。

5.加強檔案基礎業務建設

規范、完善的檔案基礎業務工作，是檔案現代化管理的重要保證。如果檔案基礎業務工作沒有按照規定的標準進行整理歸檔，各環節雜亂無章，即使有先進的設備和技術，計算機也無法對混亂無序的檔案進行有效識別和科學管理，檔案的現代化管理只能淪為空談。目前，機關檔案基礎業務工作還有待進一步加強和規范。要以科學管理的原則和方法為依據，嚴格按照檔案工作的標準和要求，認真開展檔案業務工作，保證檔案收集齊全、鑒定準確、著錄規范、編目科學、利用方便、排列有序等，提高案卷整理質量，切實加強檔案基礎業務建設。

6.加強檔案信息化建設

檔案信息化建設是檔案管理現代化的核心，各機關要把加強檔案信息化建設做為主要著力點，以信息化的突破帶動現代化的整體推進。將檔案信息化建設納入機關信息化建設總體規劃，與機關信息化建設同部署、同落實，積極探索并推進電子文件在線歸檔，實現機關辦公自動化系統及其它信息系統與檔案管理系統無縫鏈接，電子文件通過網絡實時歸檔保存，使得檔案部門介入管理的時間比以往大大提前，檔案也由原來的滯后運行變為同步管理。同時，積極開展紙質檔案數字化工作，建立文件級目錄數據庫和圖像數據庫，不斷提升機關檔案信息化水平。

（作者單位：河北省發展改革委）