集團化企業財務共享中心建設探討

郭芳

摘要：隨著社會經濟的不斷發展和人們生活水平的提高，企業規模不斷擴大，逐漸向集團化發展，很多企業鋪設了許多分支機構，并且進程不斷加快。有些集團化企業為提高財務管理水平和效率，降低運營成本，采用了集中化報銷流程，這其中體現著財務共享服務這一新型財務管理模式的思路和方法。本文將會對在傳統財務管理模式下報銷流程中存在的問題進行分析，然后對財務共享服務進行簡單介紹，最后以集中化報銷流程為例對財務共享服務建設進行闡述，旨在為其他集團化企業提供更多的財務管理經驗。關鍵詞：集中化報銷流程；集團化企業；財務共享服務隨著企業的發展，很多企業向著集團化模式發展，甚至進入了重規模、輕效益的階段：由于我國集團化企業目前大多數采用分權式財務管理模式，隨著分支機構的增加，財務人員越來越多，運營成本越來越高，企業的經濟收益會受到影響。因此，伴隨著集團化企業分支機構的增加，傳統的分權式管理模式已經不能夠適應公司的發展，尤其對于費用報銷流程來說，采用分散式的財務管理模式會增加風險，管理上有所難度。財務共享服務是近些年來出現的新型財務管理模式，具有優化組織結構、提升核算流程效率、降低財務核算成本以及為企業創造價值等重要作用。集中報銷流程就是根據財務共享服務理論制定的新型費用報銷流程，它能夠對分支機構財務進行實時控制管理。本文將通過對集中報銷流程設計的分析來介紹財務共享服務，為集團化企業在新形勢下加強財務管理提供理論指導。一、集團化企業采用分支式管理中費用報銷存在的問題（一）運營成本增加，負擔加重在傳統分支式財務管理模式下，隨著分支機構的增加，為滿足工作要求需要設置相應的崗位，工作人員也因此大幅增加，此外還有相應的財務管理設備的投入，運營成本也越來越高。而依照財務管理服務構建的集中化報銷流程在降低保險公司運營成本方面有很大的作用，因為其財務共享中心的設計通常選址于薪資水平較低的地點，集中化報銷流程也能夠減少崗位設置，節約人力物力，顯著降低運營成本，提高集團化企業的收益水平。（二）風險發生率高很多公司一味的擴大規模，增加分支機構，追求更多的營業收入卻忽視了公司內部財務管理的建設，監管制度不完善，導致失誤頻發，給公司帶來很多風險。相應監管部門出臺了一系列的政策來對集團化企業的財務行為進行規范，收到了一定成效，也給集團公司人員敲醒了警鐘。財務管理服務能夠明顯提高財務管理水平，加強對財務活動的監管，對于風險控制具有重要意義。（三）預算系統與實際費用報銷的脫節很多集團化企業的預算制度不健全，預算管控不嚴格，對于很多采用費用包干制來進行預算管控的集團化企業來說，由于預算制度的不健全，對實際費用報銷工作的監督力度不強，費用報銷充滿隨意性，公司的全面預算和實際費用報銷之間是脫節的，預算制度并沒有真正發揮作用，費用報銷也不夠科學合理，集團化企業因此在財務上漏洞百出。（四）越權審批費用頻發在傳統的財務管理模式下，由財務工作人員采用人工方法對審批費用的流程的完整性和準確性進行檢查和核實，這個過程就往往存在很多人為因素，審批權限不能貫徹執行，越權審批的現象頻頻發生，給集團化企業的財務管理帶來不好的影響。很多集團化企業因此也建立了一定的授權制度，但是在實際操作中仍然存在越權和舞弊的行為，很多財務審批人員為自身利益而漠視財務管理制度。（五）會計核算數據不準確對于分支機構較多的集團來說，存在會計核算不準確、不真實的情況，其原因是多方面的。首先，許多財務管理人員的綜合素質不高，專業知識掌握不足，造成會計核算準確性低。其次，實際費用與報賬費用不一致，導致了會計核算結果不真實。此外，分支機構較多，費用核算口徑不一致也導致了核算準確性低，嚴重影響了集團的財務管理。（六）各分支機構報銷流程繁瑣且不一致傳統費用報銷流程一般為報銷申請人首先將紙質報銷憑證和發票等交給權限審批人審核批示，然后再由分支機構的財務負責人進行審批，通過后將費用支付給報銷申請人，最后會計入賬，進行記錄。其過程繁瑣，工作效率極低。而集中化報銷流程下，財務共享中心的部門和專業人員相對集中，且一個地域的財務活動交由一個財務共享中心負責，能夠簡化費用報銷流程，明顯提高工作效率和質量。二、財務共享服務簡單介紹隨著企業互聯網的不斷發展，財務共享服務模式在許多公司和國內大型企業得以興起和推廣。其作為一種新的財務管理模式，能夠幫助企業明顯降低運作成本，優化企業組織結構，提升核算流程效率。共享服務最初在1993年被提出，之后隨著信息化進程的加快，財務共享服務模式在國內外許多大型企業應用和推廣。其建設過程一般分為方案設計、遷移實施和項目管理三個環節，費用報銷是財務共享的流程之一，集團化企業實行集中化費用報銷流程是財務共享服務的重要體現。三、體現財務共享服務理念的集中化報銷流程（一）集中化報銷流程的組織結構集團化企業需要建立財務共享服務中心或者相應的費用管理部門，根據財務共享服務理論，集中化報銷流程的操作需要集團化企業的管理層和員工共同設計和實施，提高工作的可靠性和準確性。在費用方面的組織結構可以主要分為三個層次：第一層是預算及費用申請部門，第二層是預算及費用審批部門，第三層即為財務共享中心或者費用管理部門。此外，也要建立相應的授權制度和監管制度，營造一個良好健康的財務管理環境。（二）費用報銷的再造和管控對于傳統的財務管理模式中的缺陷，需要進行財務流程的再造，對于費用報銷流程中的薄弱環節加強管控：1.風險管控。為減少分支式機構在報銷環節中的違法違規行為，集團化企業可以從以下幾個方面來加強風險管控：最終審批環節應該至集團總公司；設立財務共享中心或集中報銷部門，減少分支機構費用支出類型等。2.預算管控。企業應該建立健全預算制度，為企業全面預算提供標準和監督。其次，進行全面預算時要充分考慮公司成本，控制現金流量，嚴格要求分支機構費用不超過預算。3.財務報銷管控。集團化企業可利用信息技術設計報銷審批流程系統，并且審批流程公開，公司內部任何人都可以看到。減少人為因素的影響，提高費用報銷的效率，保證會計核算的準確性。（三）建立相應的信息管理系統為實現集中化報銷流程，需要完善的信息技術平臺來支持，這也是實現財務共享服務的基礎。集團化企業可以通過建立網上報銷系統，對各分支機構的費用信息進行收集，規范數據，保證數據的準確性和真實性，實現數據共享，對財務管理進行了有效的規范。四、結束語集團化企業利用財務共享理論實現集中化報銷流程，對于公司管理各分支機構的費用和會計核算具有重要意義。可以從中總結經驗和規律，利用財務共享理論對財務管理中的其他方面如資金管理等的流程進行再造和管控。此外，集團公司應該對財務共享服務建設給予支持，各業務部門要積極參與，保證實施方案的實施力度。確保各分支機構流程的基本統一，提升系統的自動化，統一實施報銷系統，同時也要做好風險管理和監督，提升保險公司工作效率和公司運營收益。參考文獻：[1]劉川.保險公司財務共享服務研究——集中化報銷流程[J].財稅論壇，2011（18）.[2]李翱.電信企業財務共享模式研究——以A公司為例[D].云南財經大學，2015.[3] 王軍萍.東方核電集團公司財務共享服務中心構建研究[D].蘭州大學，2015.（作者單位：陽光保險集團）endprint