淺析統計局檔案管理的現代化

柳春紅

摘要：檔案管理的現代化成為檔案管理的主要趨勢，檔案管理的現代化是檔案管理不斷創新、不斷進步、不斷發展的必然結果。但是在現代化的過程中，還存著一些問題，制約著檔案管理的有效開展。這些問題主要體現在檔案管理的標準化比較低、檔案管理人員的專業程度不足，因此需要不斷促進檔案管理專業化程度的提高，培養專業的復合型的人才，促進檔案管理的現代化。本文結合筆者自身的工作經驗，探討檔案管理的現代化。

關鍵詞：檔案管理；現代化

現代化是一個發展的動態的過程。現代化有利于促進社會向著信息化的方向轉變，有利于更好適應于知識經濟時代。在新的形勢下，檔案管理工作面臨著更多的挑戰與機遇，必須建立在過去經驗管理、手工管理上的基礎上，改革管理的模式、實踐以及方式，促進檔案管理的現代化。檔案管理的現代化是檔案自身發展歷程的全面進步。檔案管理的現代化是社會現代化的重要體現，是新時期下檔案管理的必然選擇。

一、檔案管理現代化的含義

所謂的檔案管理現代化，就是運用現代化的管理手段，運用現代化的管理方法，采取現代化的管理設備，調動檔案管理人員工作的積極性與主動性，對傳統的檔案管理方式進行創新與變革，實現檔案管理的系統化、科學化、智能化的管理。現代化的檔案管理，一定會運用到計算機技術，計算機技術中的信息輸入、輸出、修改、查詢、篩選、檢索、刪除等功能，有利于檔案管理的有效進行。檔案管理的現代化有利于減少檔案占用的空間，有利于儲存更多的信息，更方便人們的利用，能夠及時提供大量的檔案信息，有利于提高檔案管理工作的效率。隨著信息化與科技化的發展，檔案管理的信息化與現代化已經成為了不可避免的趨勢。

二、檔案現代化管理存在的問題

1.檔案現代化管理的標準化程度還比較低。現代化的檔案管理，要求檔案管理必須是標準化。在我們國家，檔案管理的標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家相關部門根據檔案管理工作的實際情況，制定了檔案管理標準化的文件，標準化逐漸成為了一個體系。檔案管理自身比較復雜，一個比較重要的特點就是分散管理。各個單位自己進行管理，在當前的統計局檔案管理中，由于單位自身的經濟發展水平不一致，管理工作的設施也層次不齊，設備的欠缺導致標準化程度比較低，得出來的數據也缺乏科學性與合理性，檔案管理的現代化存在著很大的盲目性，有的統計局中，計算機檔案管理還是一種輔助管理手段，沒有得到應有的重視，長此以往，影響檔案的網絡化建設。

2.缺乏檔案管理的專業人員。現代化的檔案管理需要配備專業的管理人員。一般來說，檔案管理人員之間可以分為三個層次，分別是檔案管理的輔助人員、專業人員以及高級專業人員。高級檔案管理人員，需要具有較高的思想政治水平、科學文化素質以及現代化的管理技術，對檔案管理工作爛熟于心，在工作中具有較高的組織能力與管理能力。檔案的現代化與信息化管理對管理人員的素質提出了更高的要求與挑戰。但是在實際的工作中，這些工作人員的學歷水平偏低，一般管理人員都不精通現代化的管理技術，不利于管理工作的有效開展。檔案管理人員的素質沒有得到提高，新的技術、方法與理念就難以推行，影響檔案管理的現代化。

3.檔案管理的經費不足。影響檔案管理現代化的最大障礙就是經費投入不足。經費投入與領導的重視程度有著重要的作用。在統計局的檔案管理工作中，大部分的領導檔案意識比較薄弱，資金投入嚴重不足，現代化的設備沒有及時的引進，基礎設施條件比較差，大部分的檔案室建設的不夠標準、規范，投入不足成為檔案管理現代化的重要瓶頸。

三、實施檔案管理現代化的重要措施

1.促進檔案管理的標準化建設。在檔案管理現代化的過程中，標準化是一個重要內容。檔案管理的現代化，需要有先進的現代技術作為基礎，有嚴密的分工作為保障，還要有廣泛的協作，檔案信息的建立、共享，需要有一定的標準的規范，形成檔案管理的標準提心，這樣才能夠促進各項檔案管理工作精準的進行。標準的制定必然是繁瑣的、是復雜的，會耗費大量的人力、物力、財力，因此需要統一力量、集中領導，不斷推進檔案管理的信息化建設。

2.實現檔案管理的現代化。增強檔案管理的現代化意識，改進管理理念，這是實現檔案管理現代化的重要內容。檔案管理人員若果缺乏現代化的管理意識，在管理工作中沒有辦法做大與時俱進、開拓創新。因此，在檔案管理的現代化進程中，要改建管理理念，積極采取現代化的管理首先，使用全新的管理方法，打破傳統的封閉式的管理理念，營造積極的、主動的、開放的服務方式，促進檔案管理的方式由經驗管理逐漸的走向科學管理、實踐管理、現代化管理。

3.培養檔案管理的專業型人才。實現檔案管理的現代化，需要檔案管理人員的豐富的知識體系，具有信息技術、電腦操控等多方面的綜合知識。因此，在檔案管理的現代化中，要加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理人員的素質，培養專業型、復合型的人才。加強讀在職人員的急需教育的培訓，優化這些工作人員檔案管理的結構，對檔案管理人員的技術水平、管理水平進行大規模的培訓。在檔案管理現代化的進程中，工作人員要做到吃苦耐來、甘于奉獻的精神，要是樹立為人民服務的宗旨，不斷提升自身的工作能力，知識結構以及現代化的管理水平，促進檔案管理事業快速的、健康的發展。

4.加大檔案管理的經費投入力度。相關的領導要關心、支持檔案管理工作、加大資金投入，改善工作的設備，配備專業的人才。相關的領導要聽取檔案工作的工作報告，了解檔案工作的現狀，分析檔案工作中實際的難題，促進檔案管理工作有效的開展。檔案管理工作的經費要有安排、有預算，要有利于檔案工作的維護、保護，檔案管理工作的經費要有專項預算，按照標準建立好檔案工作的工作室，采購好相關的設備。

總而言之，在當前的檔案管理工作中，促進檔案管理的現代化具有重要的作用。因此，各級主管部門，相關工作人員要結合實際的情況出發，采取現代化的管理手段，轉變管理理念，促進檔案管理現代化工作有效開展。

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