淺議如何提高科研項目檔案的收集質量

胡惠萍

科研項目檔案是科研單位檔案的重要組成部分。它是科研單位開展基礎理論研究、技術研究和應用研究的保證，也是科研單位檔案管理工作的重點。本文針對目前科研項目檔案驗收及檔案利用過程中發現的問題，就如何提高科研項目檔案的收集質量提出自己的建議。

1 科研項目檔案驗收過程中發現的問題

1.1 收集范圍和職責不清，收集工作滯后。科研項目檔案的歸檔范圍主要包括課題研究準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應用階段所形成的有關文件材料。而在實際工作中，參與項目研究的單位和部門對文件材料收集的職責不清，不知道哪個階段由誰來收集哪些文件材料，拖延項目檔案收集工作。

1.2 收集的歸檔文件材料不完整。筆者在曾經參與的科研項目檔案驗收過程中發現，其中有一個投資1500萬元的科研項目，在驗收時只形成了20余件文件材料，該項目各個階段的歸檔文件材料存在不同程度的“缺斤短兩”現象。另外，還有個別項目歸檔文件材料缺少依據性批復文件、招投標文件、專家評審意見以及實驗數據等，不能完整地體現項目研究過程，造成項目研究形成的文件材料不能滿足后續項目立項對檔案信息的需求。諸如此類項目檔案收集材料不夠完整的現象，在科研項目檔案驗收工作中不是個例，會給后期檔案的立卷、保管和利用帶來諸多不便。

1.3 收集的歸檔文件材料不規范。文件材料的準確性、有效性需要文件材料形成單位和部門在其形成過程中來完成，但是有些文件材料形成單位和部門往往關注的是方便快捷地完成科研任務，忽略了形成的文件材料是否符合規范。在實際工作中，部分項目的歸檔文件材料要件不全，如有些合同、報告等沒有相關責任人的簽字，建議書、任務書等版本混亂，竣工圖沒有變更標注等問題屢見不鮮。科研項目課題組的科研人員在驗收階段發現歸檔材料存在問題后，又要投入大量的精力來彌補欠缺的過程文件材料，有些研究周期長的項目到驗收階段已無法補充和完善欠缺的文件材料，使科研項目檔案的規范性大打折扣，從而影響項目檔案的質量。

2 提高科研項目檔案收集質量的建議

2.1 提高收集意識、明確收集職責，暢通收集渠道。科研項目檔案文件材料的收集、積累是科研活動中一項非常重要的工作內容，作為科研項目檔案收集的主體，科研項目的管理部門和項目組相關工作人員要具有強烈的項目文件材料收集和積累意識。課題組要把被動的收集變為主動收集，讓項目檔案的收集工作貫穿科研項目的全過程。檔案部門要具有良好的項目檔案管理能力和協調能力，明確文件材料形成單位和部門的收集職責，暢通收集渠道，切實將項目檔案的收集工作落實到位、落實到人，徹底解決項目檔案文件材料收集滯后的問題。

2.2 強化制度執行，保證項目檔案的完整性。科研項目的各項工作程序、技術規則和標準是開展項目工作的依據，它規定了科研項目實施的階段、步驟和過程，以及每個階段、步驟形成的文件材料。因此，文件材料的形成單位和部門可以根據相關的程序、規則和標準，結合項目研究內容，目標明確地收集不同階段形成的文件材料。同時，檔案部門要根據項目實施內容，建立健全項目檔案規章制度和組織機構，明確項目檔案人員和項目文件材料的歸檔范圍，并且對科研人員進行有針對性的檔案業務培訓。做好科研項目監督檢查指導工作，控制科研文件材料收集范圍，確保科研項目檔案的完整性。

2.3 提前介入，規范檔案收集工作。檔案部門要在科研項目立項階段就提前介入，歸納和總結科研項目檔案工作中經常出現的問題，對科研人員進行有針對性的指導，使文件材料在形成過程中就符合歸檔要求。另外，科研項目檔案工作還要延伸到文件材料的整個形成過程，保證文件材料的質量。項目組人員在完成研究內容的每個階段，要根據文件材料歸檔的具體要求做好歸檔工作。約束和規范歸檔文件材料的準確性、有效性，解決項目檔案收集的規范性問題，從源頭上控制科研項目文件材料的收集質量。

3 結語

檔案收集是科研項目檔案的前端和基礎，做好檔案收集工作是做好科研項目檔案工作的前提和保證。通過對科研項目檔案工作中存在的問題進行梳理，可以發現實際工作中存在的不足，及時采取切實可行的控制措施，保證對檔案完整性、規范性的有效控制。總之，只有通過規范科研項目檔案的收集工作，才能進一步提高收集質量，使科研項目檔案完整、準確反映項目研制過程和研究成果，為項目檔案的后期利用奠定基礎。

（作者單位：核工業北京化工冶金研究院檔案室 來稿日期：2016-12-05）

3 結論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應用為例說明PDCA循環法使評估工作更具科學性、規范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學管理水平。基層檔案部門也可以應用PDCA循環法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項目“PDCA循環法在市級檔案館安全評估中的應用研究” （項目編號：2014-R-11）研究成果之一。