高校離校生檔案的轉遞規范與流程

趙湘渝

近年來，高校的擴招給學生創造了更多的學習機會。但是，隨著個別學生招生后放棄入學資格、入學后中途退學、畢業后工作單位解約退檔等情況的發生，高校遺留的離校生檔案逐年增多。要想從根源上解決高校遺留學生檔案逐年增多的現實問題，應當建立起更符合客觀實際的高校離校生檔案轉遞規范與流程。

1 高校遺留在校學生檔案逐年增多的原因

（1）高校招生后放棄入學資格、入學后中途退學、畢業出國留學人數的逐年增多是造成高校遺留在校學生檔案逐年增多的主要原因。

（2）畢業生離校時檔案材料缺失或畢業答辯未通過等不能畢業的，該生的檔案暫時不能轉出。

（3）畢業生個人與用人單位簽訂的協議有試用期或用人單位等待正式編制暫時不能接收檔案的，該生的個人檔案暫時保存在學校，緩期轉遞。

（4）畢業生個人或用人單位毀約，該生檔案退回學校保管。

（5）生源地非北京、上海等地的畢業生，分配到北京、上海等地工作需要落戶指標，暫時沒有指標落戶的畢業生檔案被退回到原學校保管。

2 高校離校生檔案轉遞去向

《報到證》是教育主管部門正式派遣畢業生的憑證，也是接收單位接管學生個人檔案的重要依據和憑證。根據報到單位的不同，檔案轉遞方向亦有不同。

（1）畢業生《報到證》上的報到單位是國家機關、事業單位、國有企業，并且獲得進人指標的編制內人員，該畢業生的個人檔案應當轉遞到該單位保管。

（2）畢業生《報到證》上的報到單位是國家機關、事業單位、國有企業，但若該生暫時未獲得進人指標，屬于編制外的人員，則該畢業生的個人檔案應轉遞到接收單位或企業委托的人才交流服務中心保管（待單位有了進人指標，有關方面組織社會公招考試，該生通過考試后，再將該生個人檔案調入）。

（3）畢業生《報到證》上的報到單位是民企、私企、外企性質的單位，該畢業生的個人檔案應轉遞到人才交流服務中心保管。該生的檔案存放在工作地人才交流服務中心保管還是存放在生源地人才交流服務中心保管，則由用人單位和畢業生本人協商選定。

（4）有些城市對落戶和轉遞檔案進行“綁定”，如深圳等城市明確規定，要轉遞檔案到該地人才交流服務中心，就必須將本人的戶口也落在深圳，否則拒收該生個人檔案或收到后將該生檔案退回原學校。

3 高校離校生檔案轉遞規范與流程

（1）高校正常或延期畢業、結業、肄業學生檔案轉遞。有《報到證》的高校正常畢業、結業、肄業學生，該生檔案按《報到證》上的報到單位轉遞。學生就業單位有人事和檔案管理權的，該生檔案直接轉遞到就業單位；就業單位有人事權但沒有檔案管理權的，該生檔案可轉遞到就業單位委托的屬地人才交流中心，也可以按該生意愿將個人檔案轉遞到該生生源地人才交流中心。

（2）學生延期未畢業的肄業生轉檔。該類學生只有《肄業證》，若有就業單位接收的，可憑調檔函轉遞個人檔案。若沒有就業單位接收或沒有單位開具調檔函的，該生的個人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時本人再將密封好的個人檔案交給單位或人才交流服務中心。

（3）高校中途退學的學生檔案轉遞。中途退學的學生無《報到證》，可能有《肄業證》。若該生是碩士或博士生考上公務員或找到工作調檔，本人辦理退學手續后可憑就業單位開具的調檔函調檔。若該生是本、專科生輟學，沒有單位開具調檔函的，該生的個人檔案就只能自帶回原籍，等將來有單位接收時再將密封好的個人檔案交給單位或人才交流服務中心。

（4）碩士、博士生考上公務員或找到工作后想繼續完成學業的學生轉檔。該生可申請轉為單位委培生，繼續完成學業，經研究生院批準同意轉為委培生后，需要調檔到用人單位的，可持調檔函調檔。

（5）考上大學未報到或者報到后辦理退學要求回家復讀重考大學的學生提檔。本人寫情況說明，學院證明并蓋公章后可退檔；本人持退學文件和離校通知單辦理退檔，檔案經辦人將該生的檔案密封后，交給學生本人自帶檔案回原籍。沒有辦理退檔的未報到學生，檔案可能成為“死檔”。

（6）在校生服役后考上軍校或退伍后找到工作的轉檔。本人不愿意回校繼續完成學業的，可憑單位調檔函轉遞個人檔案，但學生本人須到學院和教務處完善手續。

（7）未完成學業而出國留學的回國離校生。可憑單位調檔函轉遞檔案，但是學生本人須到學院和教務處完善手續。

（作者單位：成都理工大學檔案館 來稿日期： 2016-10-16）

3 結論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應用為例說明PDCA循環法使評估工作更具科學性、規范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學管理水平。基層檔案部門也可以應用PDCA循環法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項目“PDCA循環法在市級檔案館安全評估中的應用研究” （項目編號：2014-R-11）研究成果之一。