面向“互聯網+”時代的高校檔案管理工作研究

王獻飛

摘 要：2015年，“互聯網+”上升為國家戰略。在這種大環境下，高校檔案管理事業應依照自身狀況，緊隨時代發展。如何應對挑戰并把握機遇，成為當前高校檔案管理人員需要去深刻思考并解決的問題。本文嘗試從“互聯網+”時代的視角解析高校檔案管理工作面臨的挑戰和機遇，并對高校檔案管理工作作了進一步的探討和思考，以期更好地做好新時期的高校檔案管理工作。

關鍵詞：“互聯網+”；高校；檔案管理

伴隨著“互聯網+”時代的到來，網絡技術和信息技術得到普及和發展，數字化、信息化、網絡化逐漸成為引領這個時代的潮流。在大眾創業、萬眾創新的新形勢下，高校檔案管理工作應改變傳統管理模式，不斷探索并利用新技術，為打造智慧社會、智慧生活服務添加新助力。檔案管理工作者應學會審時度勢，順應互聯網時代，主動適應大趨勢，不斷探索創新，在持續推進檔案電子化、數字化工作的同時，積極探索互聯網時代檔案管理的新方法，從而滿足新時期高校檔案管理工作的新要求。

1 “互聯網+”時代檔案管理工作面臨的機遇和挑戰

1.1 “互聯網+”時代檔案管理工作面臨的機遇。

1.1.1 創新檔案管理工作的手段。借助計算機對文字開展編輯處理操作，可以一次性輸入大量的內容，并且能根據需要進行復制、刪改，不但能降低管理人員的工作勞動強度，也能提升檔案服務水平和管理效率。傳統檔案管理模式下，調閱檔案主要采用人工檢索模式，勞動量大、耗費時間多。借助互聯網技術，管理人員只需在計算機內輸入一系列關鍵字或分類編碼，即可快速檢索到要查找的信息。在傳統檔案管理模式中，館藏的文字、聲像檔案必須分別存儲和保管，兩者之間難以整合或無法整合，利用者無法依靠同一手動檢索工具找到并利用所需要的內容。利用計算機多媒體技術，上述問題就可迎刃而解。多媒體技術能快速存儲文字、聲像等信息，并將聲音、圖片等多種信息實施一體保存，檢索時便于利用者對上述資料進行查找和利用。

1.1.2 不斷拓寬檔案服務空間。互聯網作為一種新的傳輸介質，能有效提升檔案管理行業的服務水平，在一定程度上拓展其服務空間。在傳統模式下，檔案信息主要為用戶提供查詢利用等公眾服務，需要耗費大量的時間和勞動力，服務人群相對狹窄。隨著互聯網技術的應用，通過檔案信息與互聯網合理的嫁接、融合，可以改善檔案管理的服務功能和服務效率。

1.1.3 提升檔案研究成果的時效性。雖說檔案館存儲的多數為“舊時往事”，但檔案研究成果也應追求時效性。基于互聯網時代，檔案研究成果在計算機上通過編輯處理，能夠第一時間發布在網上，確保檔案研究成果的快捷傳播。同時，網絡媒介具有容量大、不受時間、空間、地域等因素限制的優點，研究成果能夠及時傳遞至全世界各個角落，檢索起來快捷、方便，更利于利用者及時按需求查詢和利用。 “互聯網+”時代的到來，對于檔案管理工作來說如虎添翼，檔案工作人員應順應時代發展要求，不斷學習和應用新的管理技術和成果，充分運用互聯網的交互性、海量儲存、及時傳播等特點，助力檔案管理工作迎來新的發展期。

1.2 “互聯網+”時代檔案管理工作面臨的挑戰。“互聯網+”時代的到來，網絡信息技術得到普及并廣泛應用。在檔案管理工作中，不論是管理模式，還是工作方法等層面都需要進行優化和完善。（1）傳統檔案管理工作的主要內容是對檔案實施收集、整理、保管、編研、查詢利用等，具有明顯的重藏輕用的觀念。在“互聯網+”時代下，必須轉變傳統的管理觀念，積極主動開發檔案信息資源，為用戶提供更好的服務。（2）目前，多數高校一直沿用以前的立卷制度，由于缺乏統一的標準，不同高校各行其職能，導致檔案保管、統計、整理等工作出現混亂局面。隨著信息交流方式的改變，以互聯網為代表的新媒體涌現出大量的網站、微博等數據資源。在此環境下，產生了電子檔案。電子檔案是由電子文件轉化而來，存儲在計算機內，通過計算機實施處理的檔案。電子檔案的起草、簽發、寄送等流程均可在互聯網上完成，實現真正意義上的無紙化辦公。若文件已經形成，能夠即時進行存儲、歸檔、著錄等操作。（3）傳統檔案管理工作模式下，只重視實體管理對象，而“互聯網+”時代下的管理模式更加關注信息化管理。高校檔案管理工作人員只憑借已有的知識、技能、經驗等完成工作，遠遠達不到新時期技術發展的要求。新時期，高校檔案運用現代化設備進行管理，管理人員必須不斷學習，提升自身的技術和管理水平。

2 “互聯網+”時代背景下，做好高校檔案管理工作的一些思考

2.1 破除思想藩籬，形成創新思維。“互聯網+”時代，高校檔案管理工作者應培養互聯網思維，特別是移動網絡思維，善于將自身工作與網絡結合起來來開展工作。在互聯網背景下，高校檔案管理機構要積極應對新形勢，利用網站、微博、微信公眾平臺等方式開展檔案服務，利用網絡開展遠程的業務指導、教育培訓、經驗交流、學術交流等。利用網絡，組織檔案工作志愿者進行開放檔案的編目、關鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊伍。目前，在檔案服務方面，雖然與之前傳統服務方式相比有著長足進步，但網絡思維創新性不強，利用互聯網開展工作的指導思想還是傳統工作思想，只是利用網絡工具將傳統工作進行簡單結合，沒有真正形成網絡創新思維，所以一些問題還沒有徹底解決。

2.2 加強培訓，不斷提升高校檔案管理工作人員自身的素質。“互聯網+”時代，高校應加強檔案管理工作人員的培訓工作，旨在提高他們應用新技術、新設備的能力和水平，確保其可以熟練操作現代化的檔案管理設備，進而提升工作效率和服務質量。具體方法是：（1）針對現代化管理技術和設備的應用，高校可以定期組織檔案管理工作人員接受計算機及多媒體技術的培訓，進一步提升他們使用計算機和多媒體技術的水平。（2）采取適當的激勵機制，提升檔案管理人員參與培訓工作的積極性和主動性，確保其認真對待培訓工作，逐步提升自身應用信息技術的水平和操作計算機設備的能力。如制定相應的考核與激勵辦法，對學習新技術能力強、進步快的檔案管理工作人員進行獎勵，提升他們學習新技術和掌握新技能的自信心。

2.3 加強檔案數字化建設，進行數字資源整合。目前，高校檔案工作者更加注重的是紙質檔案的數字化，而對于互聯網、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識不強。就目前來看，互聯網信息已經占相當大的比重，忽視對互聯網及新媒體信息的歸檔，不利于檔案信息的完整性保存。在加強互聯網信息檔案歸檔的同時，高校檔案管理部門還要對互聯網、新媒體信息的分類等方面進行研究，因其特性決定了其與傳統檔案分類的區別。對互聯網信息檔案的分類，使用傳統檔案分類必定是不合時宜的。此外，在政府部門的牽頭下，各高校檔案管理機構應共同協作，建設全國開放的高校檔案信息資源平臺，真正將互聯網與檔案融合，不斷完善“互聯網+檔案”的資源建設，逐步把全國各高校已上網開放的檔案信息集中收集起來。積極推進高校檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。

2.4 拓展服務領域，實現高效查詢利用。在“互聯網+檔案”的建設模式中，高校檔案管理機構應增強服務意識，進一步提高檔案服務水平，充分發揮檔案的應有價值，開拓服務項目，開展在線服務，并根據用戶不同的需要制定差異化服務，為用戶提供個性化服務。各種檔案信息實現網絡化、開放化，實現在互聯網上直接檢索查詢相關資料，消除時間、空間的限制，真正把高校檔案信息化管理工作提高到新的水平上來。

2.5 做好“互聯網+”時代檔案信息的安全防范。在傳統檔案安全問題中，主要涉及檔案實體安全和信息安全。“互聯網+”時代，高校檔案的安全防范同樣也主要是這兩個方面。檔案保存時的安全問題，可以用技術進行解決，而信息安全主要涉及檔案信息的泄密。在“互聯網+檔案”的模式下，檔案利用的便利性與檔案信息安全形成了一對矛盾。因此，在該模式下，對檔案利用者進行身份認證和權限設置是關鍵。只有確保檔案利用者身份的真實性并對其權限進行準確設置，才能保證檔案信息的安全不泄露。筆者設想，隨著高校檔案信息資源服務平臺的建設，其平臺可與公民身份證系統嵌合，這樣可以實現檔案資源利用的實名查詢。同時，根據身份信息，對利用者應用權限進行分類設置，控制用戶允許訪問哪些目錄、子目錄、文件和其它資源，防止檔案信息的拷貝、篡改和破壞，保證檔案信息網絡資源不被非法訪問和非法使用。除此以外，還要定期對數據庫及日志文件實施備份處理，即使發生故障，可以及時運用備份的檔案信息，減少對檔案數據庫產生的破壞。

3 結語

在“互聯網+”時代背景下，對于高校檔案信息資源來說，不管是生產還是管理，均發生著重大變化。我們只有充分認識到這些變化，才能充分利用信息技術，提高高校檔案管理工作的效率和服務質量，使之更好為高校工作做出應有的貢獻。

（作者單位：平頂山教育學院 來稿日期：2016-10-11）