面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的高校檔案管理工作研究

王獻(xiàn)飛

摘 要：2015年，“互聯(lián)網(wǎng)+”上升為國家戰(zhàn)略。在這種大環(huán)境下，高校檔案管理事業(yè)應(yīng)依照自身狀況，緊隨時(shí)代發(fā)展。如何應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)并把握機(jī)遇，成為當(dāng)前高校檔案管理人員需要去深刻思考并解決的問題。本文嘗試從“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的視角解析高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，并對(duì)高校檔案管理工作作了進(jìn)一步的探討和思考，以期更好地做好新時(shí)期的高校檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；高校；檔案管理

伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)得到普及和發(fā)展，數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸成為引領(lǐng)這個(gè)時(shí)代的潮流。在大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的新形勢(shì)下，高校檔案管理工作應(yīng)改變傳統(tǒng)管理模式，不斷探索并利用新技術(shù)，為打造智慧社會(huì)、智慧生活服務(wù)添加新助力。檔案管理工作者應(yīng)學(xué)會(huì)審時(shí)度勢(shì)，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，主動(dòng)適應(yīng)大趨勢(shì)，不斷探索創(chuàng)新，在持續(xù)推進(jìn)檔案電子化、數(shù)字化工作的同時(shí)，積極探索互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的新方法，從而滿足新時(shí)期高校檔案管理工作的新要求。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作面臨的機(jī)遇。

1.1.1 創(chuàng)新檔案管理工作的手段。借助計(jì)算機(jī)對(duì)文字開展編輯處理操作，可以一次性輸入大量的內(nèi)容，并且能根據(jù)需要進(jìn)行復(fù)制、刪改，不但能降低管理人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度，也能提升檔案服務(wù)水平和管理效率。傳統(tǒng)檔案管理模式下，調(diào)閱檔案主要采用人工檢索模式，勞動(dòng)量大、耗費(fèi)時(shí)間多。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理人員只需在計(jì)算機(jī)內(nèi)輸入一系列關(guān)鍵字或分類編碼，即可快速檢索到要查找的信息。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，館藏的文字、聲像檔案必須分別存儲(chǔ)和保管，兩者之間難以整合或無法整合，利用者無法依靠同一手動(dòng)檢索工具找到并利用所需要的內(nèi)容。利用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，上述問題就可迎刃而解。多媒體技術(shù)能快速存儲(chǔ)文字、聲像等信息，并將聲音、圖片等多種信息實(shí)施一體保存，檢索時(shí)便于利用者對(duì)上述資料進(jìn)行查找和利用。

1.1.2 不斷拓寬檔案服務(wù)空間。互聯(lián)網(wǎng)作為一種新的傳輸介質(zhì)，能有效提升檔案管理行業(yè)的服務(wù)水平，在一定程度上拓展其服務(wù)空間。在傳統(tǒng)模式下，檔案信息主要為用戶提供查詢利用等公眾服務(wù)，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和勞動(dòng)力，服務(wù)人群相對(duì)狹窄。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，通過檔案信息與互聯(lián)網(wǎng)合理的嫁接、融合，可以改善檔案管理的服務(wù)功能和服務(wù)效率。

1.1.3 提升檔案研究成果的時(shí)效性。雖說檔案館存儲(chǔ)的多數(shù)為“舊時(shí)往事”，但檔案研究成果也應(yīng)追求時(shí)效性。基于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案研究成果在計(jì)算機(jī)上通過編輯處理，能夠第一時(shí)間發(fā)布在網(wǎng)上，確保檔案研究成果的快捷傳播。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)媒介具有容量大、不受時(shí)間、空間、地域等因素限制的優(yōu)點(diǎn)，研究成果能夠及時(shí)傳遞至全世界各個(gè)角落，檢索起來快捷、方便，更利于利用者及時(shí)按需求查詢和利用。 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，對(duì)于檔案管理工作來說如虎添翼，檔案工作人員應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，不斷學(xué)習(xí)和應(yīng)用新的管理技術(shù)和成果，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的交互性、海量?jī)?chǔ)存、及時(shí)傳播等特點(diǎn)，助力檔案管理工作迎來新的發(fā)展期。

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到普及并廣泛應(yīng)用。在檔案管理工作中，不論是管理模式，還是工作方法等層面都需要進(jìn)行優(yōu)化和完善。（1）傳統(tǒng)檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)檔案實(shí)施收集、整理、保管、編研、查詢利用等，具有明顯的重藏輕用的觀念。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，積極主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，為用戶提供更好的服務(wù)。（2）目前，多數(shù)高校一直沿用以前的立卷制度，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同高校各行其職能，導(dǎo)致檔案保管、統(tǒng)計(jì)、整理等工作出現(xiàn)混亂局面。隨著信息交流方式的改變，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的新媒體涌現(xiàn)出大量的網(wǎng)站、微博等數(shù)據(jù)資源。在此環(huán)境下，產(chǎn)生了電子檔案。電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，通過計(jì)算機(jī)實(shí)施處理的檔案。電子檔案的起草、簽發(fā)、寄送等流程均可在互聯(lián)網(wǎng)上完成，實(shí)現(xiàn)真正意義上的無紙化辦公。若文件已經(jīng)形成，能夠即時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔、著錄等操作。（3）傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，只重視實(shí)體管理對(duì)象，而“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下的管理模式更加關(guān)注信息化管理。高校檔案管理工作人員只憑借已有的知識(shí)、技能、經(jīng)驗(yàn)等完成工作，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到新時(shí)期技術(shù)發(fā)展的要求。新時(shí)期，高校檔案運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行管理，管理人員必須不斷學(xué)習(xí)，提升自身的技術(shù)和管理水平。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，做好高校檔案管理工作的一些思考

2.1 破除思想藩籬，形成創(chuàng)新思維。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案管理工作者應(yīng)培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)思維，特別是移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)思維，善于將自身工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來來開展工作。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校檔案管理機(jī)構(gòu)要積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)，利用網(wǎng)站、微博、微信公眾平臺(tái)等方式開展檔案服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)開展遠(yuǎn)程的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、教育培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、學(xué)術(shù)交流等。利用網(wǎng)絡(luò)，組織檔案工作志愿者進(jìn)行開放檔案的編目、關(guān)鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作手臂，壯大檔案隊(duì)伍。目前，在檔案服務(wù)方面，雖然與之前傳統(tǒng)服務(wù)方式相比有著長(zhǎng)足進(jìn)步，但網(wǎng)絡(luò)思維創(chuàng)新性不強(qiáng)，利用互聯(lián)網(wǎng)開展工作的指導(dǎo)思想還是傳統(tǒng)工作思想，只是利用網(wǎng)絡(luò)工具將傳統(tǒng)工作進(jìn)行簡(jiǎn)單結(jié)合，沒有真正形成網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新思維，所以一些問題還沒有徹底解決。

2.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提升高校檔案管理工作人員自身的素質(zhì)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，旨在提高他們應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備的能力和水平，確保其可以熟練操作現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，進(jìn)而提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。具體方法是：（1）針對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的應(yīng)用，高校可以定期組織檔案管理工作人員接受計(jì)算機(jī)及多媒體技術(shù)的培訓(xùn)，進(jìn)一步提升他們使用計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的水平。（2）采取適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制，提升檔案管理人員參與培訓(xùn)工作的積極性和主動(dòng)性，確保其認(rèn)真對(duì)待培訓(xùn)工作，逐步提升自身應(yīng)用信息技術(shù)的水平和操作計(jì)算機(jī)設(shè)備的能力。如制定相應(yīng)的考核與激勵(lì)辦法，對(duì)學(xué)習(xí)新技術(shù)能力強(qiáng)、進(jìn)步快的檔案管理工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提升他們學(xué)習(xí)新技術(shù)和掌握新技能的自信心。

2.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)行數(shù)字資源整合。目前，高校檔案工作者更加注重的是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，而對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識(shí)不強(qiáng)。就目前來看，互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)占相當(dāng)大的比重，忽視對(duì)互聯(lián)網(wǎng)及新媒體信息的歸檔，不利于檔案信息的完整性保存。在加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)信息檔案歸檔的同時(shí)，高校檔案管理部門還要對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、新媒體信息的分類等方面進(jìn)行研究，因其特性決定了其與傳統(tǒng)檔案分類的區(qū)別。對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息檔案的分類，使用傳統(tǒng)檔案分類必定是不合時(shí)宜的。此外，在政府部門的牽頭下，各高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)共同協(xié)作，建設(shè)全國開放的高校檔案信息資源平臺(tái)，真正將互聯(lián)網(wǎng)與檔案融合，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的資源建設(shè)，逐步把全國各高校已上網(wǎng)開放的檔案信息集中收集起來。積極推進(jìn)高校檔案信息資源共享，通過信息平臺(tái)或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。

2.4 拓展服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)高效查詢利用。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的建設(shè)模式中，高校檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，進(jìn)一步提高檔案服務(wù)水平，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值，開拓服務(wù)項(xiàng)目，開展在線服務(wù)，并根據(jù)用戶不同的需要制定差異化服務(wù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。各種檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、開放化，實(shí)現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上直接檢索查詢相關(guān)資料，消除時(shí)間、空間的限制，真正把高校檔案信息化管理工作提高到新的水平上來。

2.5 做好“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案信息的安全防范。在傳統(tǒng)檔案安全問題中，主要涉及檔案實(shí)體安全和信息安全。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，高校檔案的安全防范同樣也主要是這兩個(gè)方面。檔案保存時(shí)的安全問題，可以用技術(shù)進(jìn)行解決，而信息安全主要涉及檔案信息的泄密。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，檔案利用的便利性與檔案信息安全形成了一對(duì)矛盾。因此，在該模式下，對(duì)檔案利用者進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限設(shè)置是關(guān)鍵。只有確保檔案利用者身份的真實(shí)性并對(duì)其權(quán)限進(jìn)行準(zhǔn)確設(shè)置，才能保證檔案信息的安全不泄露。筆者設(shè)想，隨著高校檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，其平臺(tái)可與公民身份證系統(tǒng)嵌合，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的實(shí)名查詢。同時(shí)，根據(jù)身份信息，對(duì)利用者應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行分類設(shè)置，控制用戶允許訪問哪些目錄、子目錄、文件和其它資源，防止檔案信息的拷貝、篡改和破壞，保證檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法使用。除此以外，還要定期對(duì)數(shù)據(jù)庫及日志文件實(shí)施備份處理，即使發(fā)生故障，可以及時(shí)運(yùn)用備份的檔案信息，減少對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫產(chǎn)生的破壞。

3 結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，對(duì)于高校檔案信息資源來說，不管是生產(chǎn)還是管理，均發(fā)生著重大變化。我們只有充分認(rèn)識(shí)到這些變化，才能充分利用信息技術(shù)，提高高校檔案管理工作的效率和服務(wù)質(zhì)量，使之更好為高校工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（作者單位：平頂山教育學(xué)院 來稿日期：2016-10-11）