大數據時代下文書檔案管理工作的幾點思考

竺文

文書檔案管理工作就是對過去所發生過事件進行文字記錄，并把記錄的內容進行時間上標記，將所有的歷史記錄按一定的順序進行管理。文書檔案管理工作為國家歷史記錄、企業變遷過程提供著重要的歷史依據，在文書檔案管理工作中存在許多問題，使得許多的歷史記錄不夠細致明確，導致日后的檔案工作不能有效進行。怎樣搞好文書檔案工作是每個檔案管理人員應思考的問題。

文書檔案管理工作提高

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

文書管理工作流程

檔案是企業管理的基礎。隨著信息化工作深入發展，企業原來接收的紙質文件正逐漸被大量的電子文件所替代。電子文件管理和歸檔已成為現代文書檔案工作中不可或缺的工作，它給企業文書檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。大量電子文件長期不歸檔不僅使國家失去重要的檔案資源，而且不利于信息化的持續健康發展。電子文件歸檔不僅關系著國家檔案資源體系建設，而且與國家大力發展電子商務、大數據行動計劃、促進信息消費和國家經濟發展等密切相關。為滿足國家大力推進電子商務快速發展和對電子交易無紙化需求，近年來，國家高度重視電子文件歸檔和電子檔案管理工作，大力推進電子檔案管理，為深化企業信息化發展，降低經營成本，適應電子技術的可信交易創造良好環境。如何做好文書檔案工作是現階段每個文件管理人員的責任和義務。

檔案是由文件轉化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎，檔案是文件的精華。它即能指導現實工作又能為查考歷史提供重要憑據。所以，文件形成質量與管理狀況直接影響到后來的檔案管理環節。

電子文件是指企業在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸的數字格式的各種信息記錄。電子文件歸檔是指將具有保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據、管理權限向檔案部門提交的過程。

一、文件電子化是大勢所趨

隨著我國經濟的發展，國家對文書檔案管理工作加大了經濟上的支持，目的是為了完善我國文書檔案管理工作內容，使文書檔案更好的得到記錄與整理，現階段我國的文書檔案管理工作正在努力的進行優化與改進，在整理過去檔案記錄的同時，還要收集一些缺少的歷史記錄，使得所整理的文書檔案更加完整細致。在對現今事件文書記錄的過程中積極的采取現代化技術，形成電子文檔，使記錄的過程更加簡單、快捷、真實、完整。因此文書檔案電子化是大勢所趨，是提高工作效率的重要手段。

二、加強文書管理工作現代化

隨著社會的發展，在日常工作中經常會見到歸檔文件收集不齊全的情況，因為現在文件、資料的內容廣泛，來源渠道又較多，這就給文書檔案管理工作帶來諸多困難。有些部門和同志不愿把自己經手過的文件、資料送還給資料管理部門進行統一保管歸檔，只為貪圖自己工作的方便，不但延誤了別人知悉權，時間長了還容易造成一些重要的、具有參考價值文件資料散失，嚴重影響檔案人員的歸檔工作。如果文書管理人員在文件形成初期，就采用電子文件傳輸，它即能保證文件執行時效，又便于管理人員及時將文件歸檔，解決了文件歸檔困難的大難題。因此加強文書管理工作現代化成為文書檔案管理中急需解決的問題，文書檔案管理手段落后不僅直接影響到文件和檔案的質量，還會影響工作的執行力。只有實現文檔管理現代化，推動檔案管理工作的規范化、制度化、科學化，才能使檔案真正成為企業規范管理、依法經營、積累核心資產的基礎，成為國家和公眾對企業依法生產經營進行監督管理的重要依據，成為服務企業各項活動、承載企業發展歷程的真實記錄。

三、利用現代化技術整理檔案

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，費時費力，而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一標準，但因每人理解不同，對同一個文件的分類也會不盡相同，這就不可避免地產生分類不準確，影響立卷的質量，給今后的檔案利用工作帶來諸多不便，而如果形成了電子檔案，只須檢索關鍵字詞就能迅速查找到所需資料，省時又省力，達到了簡化整理，深化檢索的目的，因此文書檔案電子化是大勢所趨。

四、改進立卷方式，提高現代化管理水平

傳統的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已勢在必行。以件為單位組卷并輔助計算機管理的立卷法，雖處于嘗試階段，但其便于隨時剔除無保存價值文件的優勢是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，在檔案的保管期限進行調整時，利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，可大大提高工作效率。

五、加強管理，與時俱進，以人為本，適時調整

改革現行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當前鑒定文件依據的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應進行必要改革。一是調整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關系介紹信、下級報送文件、上級下發文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進館后多數無人問津，既占據了庫房，又為鑒定工作增添了負擔。二是從檔案館角度制定的文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必定會導致檔案館各全宗檔案的重復，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報送的年度以上的報表等，涉及單位都要移交進館。進館后依靠檔案館鑒定剔除，難度大，令鑒定人員無所適從。三是要全面覆蓋和掌握單位各項業務系統和業務環節中產生的所有文件材料的內容與構成，尤其要將新形勢下企業產權變動、業務創新和因業務流程變化而產生的文件材料編入歸檔范圍。要以人為本，將與人有關的檔案保管期限適當延長；以資產為重，涉及企業資產處置的應永久保管；追責為重，涉及到“三重一大”等重要決策的，應永久保管。

因此文書檔案保管期限適時調整勢在必行。

六、加強電子文件管理的安全措施

隨著知識經濟時代的到來和辦公自動化的普及，給文書檔案管理工作既帶來了機遇，也帶來了的挑戰。文書檔案的保密領域由過去的保守政治、軍事秘密，向經濟、文化、科技等更深更廣的領域發展。它使文書檔案工作除了要繼續保證紙質檔案的安全外，還要保證無形的電子檔案信息的安全，要保證電子檔案信息存儲、處理、傳遞全過程的安全。這就要求檔案管理人員必須加強現代化技術學習，提高認識，改變舊思想，掌握防竊密技術，杜絕泄密隱患。

七、重視電子文件歸檔管理

大數據時代給檔案工作帶來了新挑戰，移動互聯網、云計算、大數據的發展，對國家治理模式，對企業的業務模式、組織和業務流程，對個人生活都產生著巨大的影響。“互聯網+”的提出，標志著互聯網、云計算、大數據等正從簡單的工具快速成為整個社會的基礎設施和核心理念。在互聯網平臺上完成經濟運行模式的重構，正是未來發展創新的主題。文書檔案歸檔工作也必須有新的突破和創新，才能體現文書檔案的價值，才能保障檔案工作的順利進行。

八、結束語

總之，現階段在大數據環境下，文書檔案管理人員要積極探索，開拓進取，扎實工作，以新思維、新舉措，努力對檔案資源進行深度挖掘、綜合分析，真正使文書檔案成為服務工作中最珍貴的資源和財富。