淺談電子文件管理系統(tǒng)的評價標準

張思文

淺談電子文件管理系統(tǒng)的評價標準

張思文

當今社會，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公走向了網(wǎng)絡化、自動化和信息化，電子文件也隨之大量產(chǎn)生。人們?yōu)榱擞行У毓芾黼娮游募ＷC電子文件的行政有效性和法律憑證作用，設計實施了電子文件管理系統(tǒng)。隨著電子文件管理系統(tǒng)的大量應用，如何評價一個電子文件管理系統(tǒng)是十分必要的。對于一個單位來說，電子文件管理系統(tǒng)的好壞直接關(guān)系到文件形成單位和檔案機構(gòu)或部門管理電子文件的效率的高低，也直接影響著他們管理電子文件的質(zhì)量。

電子文件管理系統(tǒng)有狹義和廣義之分。廣義的電子文件系統(tǒng)是指包括所有與電子文件有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標準、人員等有關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性，保證電子文件的科學管理和高效利用為目的的信息系統(tǒng)。狹義的電子文件管理系統(tǒng)是以信息技術(shù)為支持，能夠?qū)C構(gòu)內(nèi)產(chǎn)生的電子文件、檔案部門保存的電子檔案進行嚴謹完善的管理，保證電子文件的行政有效性和法律證據(jù)性的計算機軟、硬件系統(tǒng)，尤其是指相應的軟件程序。本文采用狹義的概念，從電子文件管理系統(tǒng)的內(nèi)在要求和外在要求兩個方面評價電子文件管理系統(tǒng)。

一、內(nèi)在要求

電子文件管理系統(tǒng)的內(nèi)在要求是指電子文件管理系統(tǒng)本身應具有的功能、性能等滿足用戶使用的能力，即能夠使用戶順利進行電子文件管理的各項業(yè)務活動。它是用戶決定是否使用該電子文件管理系統(tǒng)的的關(guān)鍵，也是評價一個電子文件管理系統(tǒng)好壞的前提條件。具體可以從以下幾個方面來評價其內(nèi)在要求。

1.電子文件處理的功能需求

電子文件管理系統(tǒng)就是處理電子文件的整個生命周期活動的各項業(yè)務活動，實現(xiàn)電子文件的全程管理。其電子文件處理功能也是內(nèi)在要求的最重要的方面。

一般而言可以從以下幾個方面具體來評價：電子產(chǎn)生、處理、收集、鑒定、保存、利用等。各個企事業(yè)單位要根據(jù)自己處理電子文件的業(yè)務流程對系統(tǒng)的各個相應的電子文件處理功能模塊進行評價。例如在電子文件的收集中，電子文件管理系統(tǒng)應保證電子文件所有的相關(guān)信息，即電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息，當然這也包括有關(guān)的日志信息以整體的形式提供利用。又如在文件保存方面，系統(tǒng)應該記錄文件的任何一次轉(zhuǎn)存，轉(zhuǎn)存的時間、執(zhí)行者、原位置和現(xiàn)位置。

需要注意的是，各個企事業(yè)單位或部門應該根據(jù)自身的實際情況對系統(tǒng)與自己本機構(gòu)職能密切相關(guān)的處理功能給予特別關(guān)注。例如檔案館，在電子文件的保存和利用上可能相比其他的單位會注意更多的功能細節(jié)，此時就要對電子文件管理系統(tǒng)的歸檔保存功能進行更為嚴格的評價。

2.性能

軟件的性能是軟件的一種非功能特性，它關(guān)注的不是軟件是否能夠完成特定的功能，而是在完成該功能時展現(xiàn)出來的及時性。它通常包括以下指標：響應時間、吞吐量、并發(fā)用戶數(shù)、資源利用率等。

這幾項指標反映了電子文件管理系統(tǒng)對多人同時登陸辦公的承載能力。一個單位在同一時間段，必定有多個工作人員同時登陸該系統(tǒng)進行辦公，此時若電子文件系統(tǒng)不能滿足多人同時操作，出現(xiàn)系統(tǒng)性能不穩(wěn)甚定至崩潰的情況，就會大大降低工作效率，嚴重的會造成辦公系統(tǒng)的癱瘓。

一個單位不能一味地追求高性能。因為系統(tǒng)的高性能對硬件等相關(guān)配套設施也會提出較高的要求，從而會加大單位對此的投入，增加了系統(tǒng)的成本。在評價電子文件管理系統(tǒng)的性能時要本著最適原則，即在允許的范圍內(nèi)，盡可能挖掘硬件設備的能力，發(fā)揮軟件最大效用。

3.兼容性

由于軟件的開發(fā)和運行常常依賴計算機系統(tǒng)，受到一定的硬件限制，并且不同程度的依賴于計算機操作系統(tǒng)，因此電子文件管理系統(tǒng)必須具備一定的兼容性，這也是關(guān)系到用戶能否正常使用該系統(tǒng)的關(guān)鍵。這包括以下三個方面：

（1）不同電子文件管理系統(tǒng)的兼容性

由于不能確保所有的單位都用一樣的電子文件管理系統(tǒng)，因此當電子文件在不同的電子文件管理系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)時，要保證該系統(tǒng)對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景正確的讀取和保存，以保證文件的真實性，完整性。這就對電子文件管理系統(tǒng)的兼容性具有較高的要求。例如，安徽省檔案局使用的是龍訊協(xié)同辦公系統(tǒng)，而合肥市國家稅務局使用的是通達的OA辦公系統(tǒng)，這兩個系統(tǒng)由于不是相同的辦公系統(tǒng)，但是有了便于兩個單位的交流，兩個系統(tǒng)必須能實現(xiàn)二者的溝通，實現(xiàn)兼容。類似地，不同的電子文件管理系統(tǒng)也應該具有相應的或更強大的功能，因為電子文件還存在者電子文件的歸檔問題。

（2）對不同的操作系統(tǒng)的兼容性

電子文件管理系統(tǒng)必須安裝于一定的操作系統(tǒng)中，而不同的操作系統(tǒng)對軟件的要求是各不相同的，即使是同類型的操作系統(tǒng)，其不同版本的操作系統(tǒng)對軟件的要求也是不同的，如WINDOWS系列的XP、WIN7。

（3）對舊版本管理系統(tǒng)的兼容性

電子文件管理系統(tǒng)必須具有利用舊版本數(shù)據(jù)庫信息的功能。這種功能至少能反向兼容最近的一個舊版本。兼容舊版本的電子文件管理系統(tǒng)可以延緩軟件的荒廢期，使文件可讀性時間延長，有利于電子文件的保存和利用。

4.符合法律法規(guī)或相關(guān)的規(guī)章制度

電子文件系統(tǒng)因涉及軟件、檔案、文書、保密等多個方面的要求，因此評價其是否符合法律法規(guī)或相關(guān)的規(guī)章制度時，應找準其定位，以其準確的定位為基礎開展相應的法規(guī)制度評價。

5.界面友好

計算機是一種人機交互能力極強的工具，軟件界面設計的友好與否對使用者的情緒和狀態(tài)有很大的影響。因此，軟件的界面必須符合人性化設計。

二、外在要求

電子文件管理系統(tǒng)的外在要求是指電子文件管理系統(tǒng)能夠滿足用戶業(yè)務辦公需求以外的要求。外在要求可以從整體方面去評價于電子文件管理系統(tǒng)，而不像內(nèi)在要求一樣傾向于某個具體功能。一般可從以下幾個方面來評價其外在要求。

1.易于培訓

一個新的系統(tǒng)投入使用前，為了更好地發(fā)揮電子文件管理系統(tǒng)的效用，就要對用戶進行培訓。若在培訓時，系統(tǒng)容易被用戶接受，能夠很快被用戶掌握，必將大大減少培訓時間，有利于新系統(tǒng)的實施，也能減少相應的成本。

2.成本

對于任何單位對一個項目或是一項活動都會有相應的預算，都希望以最小的消耗換取最大的收益，因此成本的控制是十分必要和重要的。評價一個電子文件管理系統(tǒng)當然離不開對其成本的評價。

這里成本應包含兩個階段的成本：（1）軟件安裝使用前的成本。若一個單位參與開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，此時此階段的軟件的成本就是該單位研發(fā)的投入。若單位只是直接從其他公司購買已經(jīng)開發(fā)好的系統(tǒng)，此時其成本就是該單位的購買費用。（2）軟件安裝使用階段的成本。它指的是軟件在使用時由于要進行維護或升級更新而不得不進行投入的資金。

在評價系統(tǒng)的成本時，必須考慮這兩階段的成本。不能只顧一個階段，而忽視另一個階段。比如一味追求第一階段的低成本，而忽略后一階段的成本，就可能出現(xiàn)在軟件系統(tǒng)使用過程中，需要投入大量的精力，財力進行對系統(tǒng)的改造升級，得不償失。

3.便于升級和維護

任何一個軟件系統(tǒng)都不可避免地存在漏洞，因此需要對其進行升級和維護，使用戶更好、更安全地使用該系統(tǒng)。一個軟件系統(tǒng)在后期的使用過程中，若這方面的需求能夠得到及時有效的解決，那么這個系統(tǒng)也就能更好地得到用戶的認可。

4.系統(tǒng)的提供者

電子文件管理系統(tǒng)設計者的專業(yè)性，尤其是與電子文件相關(guān)的專業(yè)性，也直接關(guān)系到電子文件管理系統(tǒng)的優(yōu)劣。相比于一個非專業(yè)的系統(tǒng)開發(fā)者，專業(yè)性強的開發(fā)者更了解電子文件管理的業(yè)務流程及與其相關(guān)的事項，其開發(fā)出來的系統(tǒng)也能更好地滿足用戶的需求。

三、結(jié)語

評價一個電子文件管理系統(tǒng)需要考慮的因素有很多，各個單位和部門對其側(cè)重點也會有所不同，并且隨著信息技術(shù)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，其相應的評價標準也會改變。電子文件管理人員應及時地對電子文件管理系統(tǒng)進行評價，及時調(diào)整以適應時代發(fā)展的要求，以更好地實現(xiàn)電子化辦公

（作者單位：淮委治淮檔案館233001）

（專欄編輯：周權(quán)）