基層醫院居民健康檔案工作的規范化管理探究

基層醫院居民健康檔案工作是醫院工作計劃和決策的可靠依據，通過文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式進行記錄，形成具有較高保存價值的一種參考資料，為醫院各部門的協調工作和正常運行提供保障。隨著醫院的發展，內部形成的居民健康檔案、各種數據資料不斷增加，給居民健康檔案的規范化管理提出了更高的要求。因此，加強對基層醫院居民健康檔案的管理，使用科學化、規范化管理方法，從而提高檔案管理水平，以適應我國基層衛生事業的發展。然而在居民健康檔案管理中，由于人力、物力、財力的限制，存在不同程度管理問題，使得許多重要的文件資料出現丟失，甚至給醫院的工作造成損失[1]。本研究分析基層醫院居民健康檔案工作的規范化管理中存在的問題，提出改進措施，以提高居民健康檔案管理能力。

1 基層醫院居民健康檔案管理中的問題

隨著現代信息管理技術的不斷發展，醫院居民健康檔案管理方法也在不斷更新進步，但醫院居民健康檔案管理現狀仍不容樂觀，無法與快速發展的醫療、科研、教學等相關工作協調一致，出現一些問題。

（1）居民健康檔案管理制度不健全。目前基層醫院在醫院管理制度及各級工作人員崗位職責上的制度建設較為健全，但在醫院居民健康檔案管理尚缺乏統一規范的制度，居民健康檔案管理的制度、職責、考核標準未完善，使得許多有價值的文件資料未得到足夠重視和有效收集，導致部分居民健康檔案出現損壞或遺失，造成信息管理不暢，與居民健康檔案管理嚴重脫節，使得居民健康檔案收集的完整性受到損害，嚴重影響醫院信息資源整合能力，與醫院發展的現狀不相適應[2]。

（2）醫院對居民健康檔案管理工作不夠重視。醫院領導層對居民健康檔案管理負有直接責任，其重視程度的高低是居民健康檔案質量管理好壞的關鍵。由于基層醫院領導層對居民健康檔案管理存在一定認識誤區，認為居民健康檔案的作用就是簡單的整理和存放，與醫院的經濟效益無關，忽視了居民健康檔案管理的文化和社會內涵，“重經營、輕居民健康檔案”，使得居民健康檔案重視程度不夠，對居民健康檔案的信息資源開發較少，居民健康檔案利用率較低。

（3）居民健康檔案管理人員素質參差不齊。基層醫院在居民健康檔案管理上的人員配置缺乏專業人才，且沒有經過系統的居民健康檔案知識和技能培訓，甚至存在人員配置隨意，從行政、護理、醫技等部門轉崗而來，且多為兼職、流動性大，對居民健康檔案管理的保管、利用、開發、編研等業務能力較差，思想觀念及管理水平較為滯后，與現代居民健康檔案管理的要求有一定差距，難以適應居民健康檔案管理的發展需求[3]。

（4）居民健康檔案開發利用率低。居民健康檔案管理存在“重管輕用”的思想，只重視居民健康檔案的收集和整理，卻忽視了最為重要的信息資源利用，使得居民健康檔案管理處于半封閉或完全封閉狀態，居民健康檔案管理工作形式陳舊，居民健康檔案信息的開發和利用方式單一，醫院居民健康檔案開發利用工作無明顯進展。

（5）居民健康檔案室硬件設施不齊全。基層醫院對居民健康檔案管理的資金投入較少，居民健康檔案室狹小，甚至沒有設立專門的居民健康檔案室，不符合居民健康檔案管理的標準，管理設備陳舊，管理技術落后，造成居民健康檔案材料霉變，甚至缺損，或居民健康檔案查找不便，居民健康檔案管理效率低下。近年來，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛應用，但涉及醫院居民健康檔案管理的計算機技術較少，對文獻的檢索、收集無明顯改進，不利于居民健康檔案管理的開發和利用。

2 加強基層醫院居民健康檔案管理對策

（1）健全和規范居民健康檔案管理制度，促進居民健康檔案管理的健康發展。建立完善相關的規章制度是居民健康檔案管理的首要任務，以嚴肅性、科學性和責任性的態度對待居民健康檔案管理，保證居民健康檔案管理工作的健康、持續發展。根據《中華人民共和國檔案法》相關法律法規并結合我院實際情況，逐步完善居民健康檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項管理制度，使居民健康檔案管理有章可循，明確居民健康檔案管理人員責任，使其獲得制度約束，并同步改進居民健康檔案管理的考核評價體系，使居民健康檔案管理與醫院其他部門獲得同步發展[4]。

（2）院領導層要重視和支持居民健康檔案管理工作。居民健康檔案管理工作的好壞與醫院領導層的重視和支持密切相關，組建居民健康檔案管理的領導小組，統籌檔案管理工作，健全居民健康檔案管理的各級網絡系統，實現院領導專人管理和責任制，重視居民健康檔案管理。將居民健康檔案管理納入醫院管理的重要議事日程，與醫院的醫療事業進行同步規劃、共同發展，在醫院經濟條件允許的情況下，適當給予各項支持，包括人力、物力、財力等方面的傾斜，大力宣傳醫院居民健康檔案管理對醫院發展的意義，使全院各級干部和職工均充分認識居民健康檔案的重要性，支持居民健康檔案管理工作，為居民健康檔案工作順利開展創造條件[5]。

（3）增強居民健康檔案管理人員素質。居民健康檔案管理人員的工作素質對居民健康檔案管理質量有直接影響，院方應配備專業居民健康檔案管理人才，要求居民健康檔案管理員需具備居民健康檔案管理工作的新知識、新技術，具有較高的職業素質和敬業精神，掌握醫院居民健康檔案管理現代化的具體內容。定期進行居民健康檔案管理人員專業技術培訓，將居民健康檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，并引入競爭激勵機制，提高福利待遇，調動居民健康檔案管理人員工作積極性。居民健康檔案管理人員自身需要多閱讀居民健康檔案類雜志和書籍，對居民健康檔案管理和利用具有高度敏感性，主動提升工作效率，發揮居民健康檔案價值的最大化，為醫院居民健康檔案管理工作做出貢獻。

（4）增加對居民健康檔案的硬件建設投入。根據醫院的實際情況適當增加居民健康檔案管理資金投入，逐步更新居民健康檔案管理場館、硬件設備，防火設施、自動監控防盜系統，購買居民健康檔案密集架，逐步配置辦公自動化儀器，如打印機、掃描儀、攝像機等，購買計算機管理軟件，建立和完善信息存儲和檢索系統，并采用居民健康檔案管理專用軟件進行立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，實現居民健康檔案室辦公自動化，使居民健康檔案資源獲得合理配置和利用。盡量減少傳統手工居民健康檔案信息錄入和檢索，逐步將居民健康檔案目錄和部分內容納入醫院OA系統，獲得資源共享，滿足院內各級人員對醫療、教學、科研等多方面的需求，促進醫院各項事業的有序開展[6]。

（5）強化居民健康檔案交接工作，明確居民健康檔案人員責任。居民健康檔案的完整性和安全性需要依靠明確的責任分工和交接制度維持。居民健康檔案交接是院內居民健康檔案管理的重要環節，其內容繁多復雜，涉及部門較多，其專業性和技術性強，需要完善的居民健康檔案交接制度給予保證，對居民健康檔案材料的傳遞、登記實現動態管理。對居民健康檔案管理人員的離職和調動需做好居民健康檔案移交工作，交接雙方對居民健康檔案移交、接收等需做到賬物相符，手續齊全，在交接單上注明交接時間、地點、移交人和接收人，并簽字確認[7-8]。居民健康檔案管理人員定期清理保管的居民健康檔案，對借出的居民健康檔案及時催還，若有歸還延期或遺失的需注明原因，從而保證居民健康檔案管理工作的正常開展。

綜上所述，基礎醫院居民健康檔案工作進行規范化管理符合醫院長期發展戰略需求，能提高醫院居民健康檔案的有效利用率，更好的為社會、患者服務。