淺談基層水管單位會計檔案管理工作

孟祥蘭

淺談基層水管單位會計檔案管理工作

孟祥蘭

一、引言

基層水利工程管理單位（以下簡稱基層水管單位）具體承擔著水庫、水閘、灌區、泵站、河道堤防等工程防汛抗旱、管理、運行、維護等任務，其依托水利工程而存在，使命是保證工程安全運行和效益充分發揮。

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計檔案管理，是指通過建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

會計檔案，是基層水管單位資金運行軌跡的歷史記載媒介，其可用于財政、審計、水利等上級主管部門的檢查、考核，以及單位內部管理等工作。會計檔案管理工作是基層水管單位財務管理工作的重要組成部分。水利部水利工程管理考核辦法將財務管理、檔案工作，分別納入水利工程管理單位經濟管理和組織管理工作中，其中包括會計檔案管理工作。

二、基層水管單位會計檔案管理存在不足

基層水管單位一般地處偏僻，工管體制改革后多為事業單位，管理人員較少。有的單位設置2名會計人員，有的單位采取報賬制，設置1名會計人員，一般為會計人員兼職會計檔案管理人員。與新《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日施行）要求相比，水管單位會計檔案管理存在諸多不足。

1.會計檔案收集不齊全

有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了對銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的完整性。上級水行政主管部門開展財政水利專項資金審計時，有的單位不能提供完整的會計檔案。

2.會計檔案立卷、歸檔、查閱和銷毀等工作不規范

有的單位不按保管期限分別立卷歸檔，導致分類、立卷和歸檔混亂；查閱手續不齊全、程序不規范；即使超過保管期限年數，也無人來銷、無人敢銷，導致積案過多、毀損嚴重。

3.保管存在安全隱患

有的單位會計檔案長期保存在會計人員手中，未移交給單位綜合檔案室，無邏輯、無序地堆砌，導致堆放散亂、管理混亂，有的單位甚至造成會計憑證、賬冊、報表等會計檔案的遺失。如果水利專項會計檔案遺失，將造成無法挽回的損失。

三、基層水管單位會計檔案管理存在不足的原因分析

1.單位重視不夠

有的水管單位領導及財務負責人重會計業務，輕會計檔案管理，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作的重要性認識不夠，缺少工作部署、責任落實以及經費投入，沒有專門的會計檔案庫房。

2.人員素質不足

有的水管單位沒有明確兼職會計檔案管理人員，有的水管單位兼職會計檔案管理人員沒有經過專業培訓，缺乏檔案管理工作基本知識，對會計檔案的歸檔范圍和標準不清楚，工作積極性不高，工作自我要求不嚴，整理出來的會計檔案不規范，不便于查閱、使用。

3.規章制度缺失

有的水管單位沒有根據國家規定結合自身實際制定適合本單位的會計檔案管理制度。有的單位雖然有制度，但沒有及時根據國家政策、規章進行更新，更沒有嚴格執行。制度的不健全勢必造成管理無章可循。

四、基層水管單位加強會計檔案管理的措施

1.思想重視，建章立制

《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是會計檔案管理的法規依據。基層水管單位領導和財務負責人應充分認識會計檔案管理工作的重要性和必要性，將其納入單位日常工作，制定會計檔案管理目標，落實責任人員，并建立《會計檔案管理人員職責》《會計檔案保管制度》《會計檔案立卷歸檔制度》《會計檔案移交、銷毀制度》等一套檔案管理制度，使會計檔案管理工作有章可循。

2.加強培訓，關心成長

《檔案法》第九條規定:“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識。”會計檔案管理人員應是集多種技能于一身的復合型人才，既要掌握檔案管理知識，精通財務知識，又要有過硬的法律意識，熟練的應用計算機，還必須有較高的政治覺悟、愛崗敬業和保密意識，才能不斷提高思想意識和管理水平，跟上水利改革發展的步伐。水管單位應該依法加強對會計檔案管理人員的教育培訓，把會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗位培訓的重要內容，并且要搞好繼續教育。

基層水管單位要支持和鼓勵兼職會計檔案管理人員申報檔案專業系列職稱，為個人發展提供廣闊空間。

3.加強考核，規范管理

會計檔案管理工作要列入水管單位內部考核，并制定詳細的考核細則，督促會計檔案管理人員嚴格執行相關法律法規和規章制度，提高工作質量。對違反會計檔案管理制度，造成嚴重后果的，必須追究當事人責任，給予相應的行政處分。

會計檔案管理人員要認真遵守會計檔案管理規定，日常產生的會計憑證要及時整理裝訂，規范封貼、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。會計檔案可由會計部門暫管一年后，按照相關規定交由綜合檔案室保管。未經有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；同時完善借閱登記手續，借出、送還、移交各個環節都要有規范的記錄，做到責任明確、內容完整、時間清楚。單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

五、結語

會計檔案是基層水管單位的重要資源，在單位發展的進程當中扮演著重要角色。基層水管單位應結合自身的情況，根據水利發展新形勢要求，確保會計檔案管理制度、人員、經費、考核等工作的落實，并將現代化的管理知識運用到會計檔案管理中，保證會計檔案管理工作更順利進行，也將促進水管單位更好地履行水利管理職責，保障經濟社會的發展■

（作者單位：江蘇省洪澤湖水利工程管理處 223100）