試論綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策

熊梅

昭通市第一人民醫(yī)院黨政辦，云南昭通 657000

試論綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策

熊梅

昭通市第一人民醫(yī)院黨政辦，云南昭通 657000

在市場競爭愈演愈烈的背景下，各地醫(yī)院只有致力于改進管理才能擁有顯著的競爭優(yōu)勢，突顯自身在市場中的競爭地位，而醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其在保障醫(yī)院利益、為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。該文主要從醫(yī)院檔案管理的作用與價值入手，并針對當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出了可行合理的完善思路，以促進醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、信息化發(fā)展。

綜合性醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；完善思路

昭通市第一人民醫(yī)院目前已經(jīng)發(fā)展成為昭通市最大而唯一一所集醫(yī)療、急救、預(yù)防、保健、康復(fù)、科研、教學(xué)為一體的國家三級甲等綜合醫(yī)院[1]。綜合性醫(yī)院作為主要的醫(yī)院類型，要想在醫(yī)療衛(wèi)生水平不斷提高的現(xiàn)代社會贏得社會民眾的信任與認可，需在工作實踐中強化醫(yī)院內(nèi)部管理工作，進一步提高綜合性醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。而醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)療服務(wù)工作的一部分，醫(yī)院有必要全面轉(zhuǎn)變現(xiàn)階段檔案管理的流程及管理模式，綜合運用信息化、現(xiàn)代化手段和措施來實現(xiàn)檔案管理工作，以更好地適應(yīng)醫(yī)院內(nèi)部各項業(yè)務(wù)的進步與發(fā)展，以創(chuàng)造出綜合性醫(yī)院檔案管理的新模式[2]。

1 綜合性醫(yī)院檔案管理的價值與作用

醫(yī)院檔案應(yīng)當(dāng)包含病歷檔案、人事檔案、財會檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案、科技檔案、專家檔案等各種門類檔案，各項業(yè)務(wù)的相關(guān)記載，具體可以表現(xiàn)為圖表、文件、錄像或錄音等多樣的載體形式，故醫(yī)院檔案最基本的價值在于記載各階段的醫(yī)改進程，從而為醫(yī)院制定各項醫(yī)療決策提供必要參考[3]。除了上述的檔案類型外，醫(yī)院檔案還應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)為各項記錄，例如醫(yī)囑記錄、會診與手術(shù)的記錄、對患者進行檢查得到的記錄、病理檢查報告等，總體來說，任何類型的圖文資料都可以構(gòu)成醫(yī)療檔案。

近些年來，在新醫(yī)改的推動下，醫(yī)院內(nèi)部各項管理普遍運用了計算機信息技術(shù)，通過完善信息技術(shù)的途徑來查詢各類檔案信息，同時，醫(yī)學(xué)領(lǐng)域也出現(xiàn)了諸多類型的影像文件，包括MRI、CT等影像診斷結(jié)果。醫(yī)院檔案涉及到眾多的醫(yī)療信息資源，具體包括病歷檔案、醫(yī)院人事檔案、財會檔案、基建檔案、醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)檔案、科研成果與醫(yī)療文書檔案等[4]。由此可見，醫(yī)療檔案體現(xiàn)了較廣的覆蓋面，這種現(xiàn)狀在客觀上需要對各項醫(yī)療資源進行整合，構(gòu)建集中式的檔案信息處理。結(jié)合當(dāng)前綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，積極引入新管理理念、管理手段等對其進行完善，有利于構(gòu)建完善的業(yè)務(wù)協(xié)同模式，以實現(xiàn)最大范圍內(nèi)的信息資源共享與業(yè)務(wù)協(xié)同。

2 綜合性醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

綜合性醫(yī)院是集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、保健于一體，并且為人民群眾身體健康提供醫(yī)療護理保健服務(wù)的機構(gòu)，具有專業(yè)性、技術(shù)性、科室眾多、部門分散等特點。基于上述特點，綜合性醫(yī)院必然會出現(xiàn)檔案材料分散等問題，嚴重影響檔案管理工作及醫(yī)院各項工作活動的正常運行[5]。因此，綜合性醫(yī)院檔案管理人員需對醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢明確，針對管理中存在的問題進行合理改革。

2.1 檔案管理內(nèi)容界定模糊

醫(yī)院檔案管理涉及內(nèi)容較多，主要有各種會議記錄、醫(yī)療文件、病理研究報告等，針對這些檔案保管，需要明確其使用性質(zhì)和使用頻率，進行層次劃分析管理[6]。綜合性醫(yī)院檔案資料主要是以文件、視頻、圖表、錄音錄像等形式展現(xiàn)出來，隨著醫(yī)療水平的進步和現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案文件的記錄形式開始由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)檔案向電子信息化檔案轉(zhuǎn)變，但相應(yīng)的管理工作中并未對檔案內(nèi)容及形式進行劃分保管，易造成信息資料疏漏。

2.2 檔案管理意識薄弱

大部分綜合性醫(yī)院對檔案管理工作的認識不夠、觀念落后，缺乏相應(yīng)的管理意識，醫(yī)院管理人員僅將重點放在醫(yī)療工作上[7]。綜合性醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認為：檔案室的主要工作任務(wù)就是保存檔案信息資源，檔案管理人員只需要掌握基本的信息化技能，會簡單地收集和處理檔案信息就可以了。這種落后的管理觀念，必然會導(dǎo)致醫(yī)院忽視對檔案管理人才隊伍資源的合理分配和優(yōu)化，不注重對其進行檔案專業(yè)培訓(xùn)，進而導(dǎo)致檔案管理人才隊伍缺乏專業(yè)性，其技術(shù)能力和理論水平嚴重不達標(biāo)，難以勝任現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化時代的醫(yī)院檔案管理工作。

2.3 缺乏完善的醫(yī)院檔案管理制度

雖然諸多綜合性醫(yī)院均按照醫(yī)院檔案管理的要求成立了綜合檔案室，實行統(tǒng)一管理，但由于缺少科學(xué)統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理制度，在實際醫(yī)院檔案管理工作中無法實現(xiàn)資源共享，一些部門為了使用方便，不愿及時移交自己保管的醫(yī)院檔案材料，甚至將日常工作中形成的某些醫(yī)院檔案材料據(jù)為己有，人為地造成檔案材料收集不齊全、不完整，形成一個單位多部門管理檔案的局面，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理工作的有效開展。

2.4 檔案人員不足，信息資料開發(fā)利用深度不夠

近年來，綜合性醫(yī)院發(fā)展十分迅速，規(guī)模持續(xù)擴大，業(yè)務(wù)量也在持續(xù)增加，各類檔案資料越來越多，工作量越來越大，但是在人員配置方面，醫(yī)院僅僅是關(guān)注對醫(yī)生、護理等醫(yī)護人員的增加，卻沒有相應(yīng)增加檔案人員，甚至由于精編人事制度改革，出現(xiàn)檔案管理人員不足，不少檔案人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付，難以達到檔案管理的各項指標(biāo)和要求[8]。在如此高壓、高負的情況下，很多檔案管理人員僅僅能夠完成檔案資料的收集歸檔工作，沒有時間和精力開展深層次信息資料開發(fā)、利用工作，無法真正體現(xiàn)檔案的核心價值。

3 綜合性醫(yī)院檔案管理的發(fā)展對策

3.1 對醫(yī)院檔案進行依法管理

①堅持檔案資料的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。作為三級甲等的昭通市第一人民醫(yī)院，各項管理制度逐漸規(guī)范，按照國家對醫(yī)院等級標(biāo)準(zhǔn)與要求建設(shè)，如在醫(yī)療護理質(zhì)量管理、醫(yī)院感染控制管理、醫(yī)療信息化建設(shè)、設(shè)備采購招標(biāo)等各個方面，都有其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定與要求，而檔案管理也是按照《中華人民共和國檔案法》和《云南省檔案條例》等行業(yè)準(zhǔn)則實施，以確保檔案管理與醫(yī)院其他管理進行有機對接。

②轉(zhuǎn)變觀念，集中管理。各級各類醫(yī)院無論采用哪種檔案管理模式，都需堅持從實際情況出發(fā)，符合國家檔案法律法規(guī)要求，充分滿足服務(wù)人民群眾的需求。為了提高檔案查閱和使用的便捷性，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高依法治檔意識，將全院各類檔案均歸入醫(yī)院檔案室統(tǒng)一集中保管，確保醫(yī)院檔案資源體系的安全完整性。

③注重規(guī)范，依法分類。三甲醫(yī)院規(guī)模大，檔案種類也較多，涉及醫(yī)院黨務(wù)、行政、人事、科研、醫(yī)療、財務(wù)、后勤、基建、設(shè)備等各個方面。在實行集中統(tǒng)一保管后，如何將整個醫(yī)院的各類檔案依法進行科學(xué)分類，是每個醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的一項重要工作。醫(yī)院檔案的分類是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)進行。根據(jù)醫(yī)院的實際情況，將醫(yī)院綜合檔案分為文書、基建、人事、設(shè)備、會計、醫(yī)療管理、科研、藥劑管理、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)績與考核、聲像、圖表、實物等類型。在依法科學(xué)分類的同時，按照文書檔案、干部人事檔案和專門檔案的具體規(guī)范要求，分別進行科學(xué)編目、合理排列，各類檔案的案卷組成符合規(guī)范要求，為醫(yī)院綜合檔案室的規(guī)范化管理打下良好基礎(chǔ)。

3.2 加強醫(yī)院檔案管理人才隊伍建設(shè)

醫(yī)院檔案管理人才隊伍建設(shè)可從以下幾個方面著手：①引進檔案專業(yè)人才。伴隨社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理要求由封閉走向開放，由以前的單純從業(yè)轉(zhuǎn)向綜合執(zhí)業(yè)，由紙質(zhì)轉(zhuǎn)向電子信息化，對檔案人員的素質(zhì)要求更高，不僅要具備扎實的理論基礎(chǔ)知識，更要具有較強的現(xiàn)代化管理技能的復(fù)合型人才。轉(zhuǎn)變觀念，引進有檔案專業(yè)知識和技能、熱愛檔案工作的人才，充實檔案隊伍，為檔案工作隊伍引進更多的年輕血液，形成合理的、充滿生命力的人才梯隊，為檔案工作提供人力保障。

②注重繼續(xù)教育。牢固樹立“檔案管理也能出效益”“檔案人員也是專業(yè)技術(shù)人員”的觀念，對醫(yī)院檔案管理人員在法制教育、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等方面，納入醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員同等對待。鼓勵檔案專業(yè)人員積極參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，醫(yī)院可每年派出2～3名參加省、市檔案行政管理部門、檔案學(xué)會組織的檔案專業(yè)崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育培訓(xùn)，以及學(xué)術(shù)交流活動，并不定期地組織醫(yī)院專、兼職檔案人員學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員工作的能力。

③營造“以人為本”的工作環(huán)境。要關(guān)心和支持檔案管理人員的工作，健全激勵機制，為他們提供良好的工作環(huán)境，落實相關(guān)的福利待遇，以人為本，樹立榜樣，獎優(yōu)罰劣，促進所有檔案人員進行有效競爭，對優(yōu)秀的檔案管理工作集體和個人進行表彰和物質(zhì)激勵，充分調(diào)動檔案人員工作積極性和主觀能動性，促進醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

3.3 建立完善的檔案管理制度

根據(jù) 《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》和《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)檔案管理要求，結(jié)合醫(yī)院實際情況，修訂和完善醫(yī)院檔案管理各項規(guī)章制度，比如 《醫(yī)院檔案管理分類方案》《醫(yī)院文書檔案材料歸檔范圍保管期限表》《病歷檔案管理制度》《設(shè)備檔案管理制度》《基建檔案管理制度》和《人事檔案管理制度》等等，以形成系統(tǒng)、操作實用、較為完善的規(guī)章制度體系。同時，醫(yī)院及時將這些規(guī)章制度匯編成冊并發(fā)放到各科室，定期或不定期進行檢查，通過有效監(jiān)管及時發(fā)現(xiàn)和化解違法違規(guī)行為，尤其是重點監(jiān)督和督促醫(yī)院各項檔案的收集、歸檔、利用等環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的各種問題[9]。

3.4 加強醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

信息化主要是指依據(jù)計算機技術(shù)手段以及一定的管理方法對檔案信息資料進行管理，其可在經(jīng)濟、手段和人文等方面對信息資料進行有效的計劃和調(diào)控，既實現(xiàn)對檔案信息的綜合管理，又對資源以及管理辦法進行集約化管理。醫(yī)院信息化的含義是應(yīng)用計算機的硬件和軟件，通過大數(shù)據(jù)及醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺等信息手段對檔案資料進行管理。綜合性管理醫(yī)院檔案管理中所涉及的人流量、物流量、財務(wù)資金流動等，可通過搜集、處理、輸送以及總結(jié)醫(yī)療行動實施過程中的數(shù)據(jù)信息，經(jīng)過后期整理，使之成為多種信息資源，為醫(yī)院的順利運行供應(yīng)比較完整和自動化的管理，還包括所有的信息服務(wù)體系；對數(shù)據(jù)庫信息進行整合并加以有效的運用，運用醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息體系，從而對患者和社會各界提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)[10]。

目前，在醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)，檔案信息程度低、保密性與規(guī)范性不高是一個共性問題，基于此應(yīng)由政府部門來統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由檔案管理系統(tǒng)開放商參與，由檔案、衛(wèi)生部門共同參與，全面構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃模式。在檔案管理的信息化建設(shè)中，加大相關(guān)軟、硬件的研發(fā)力度，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施的配置，增加檔案庫房、配備檔案密集架與電腦等設(shè)備建設(shè)，建立信息存儲、檢索系統(tǒng)，重視安全控制，以指紋、聲音等身份認證的方式設(shè)置訪問權(quán)限，及時備份，定期進行病毒、漏洞掃描，確保檔案安全。

4 結(jié)語

綜上所述，在綜合性醫(yī)院建設(shè)、管理、經(jīng)營和發(fā)展過程中，檔案管理工作均發(fā)揮著重要作用，尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)時代，對綜合性醫(yī)院檔案管理工作進行調(diào)整和完善，可充分發(fā)揮檔案記憶載體、資政、智力引擎、信息教育、傳承作用，為醫(yī)院的管理、經(jīng)營等提供更多便捷。因此，綜合性醫(yī)院需正視檔案管理工作的重要性，并結(jié)合自身實際情況，積極采取有效的落實措施，全方位確保醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，以進一步推動綜合性醫(yī)院的長遠發(fā)展。

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1672-5654（2017）08（b）-0136-03

2017-05-11）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.23.136

熊梅（1967-），女，云南昭通人，本科，檔案專業(yè)副研究館員，主要從事醫(yī)院綜合檔案管理工作。