商務英語中電子郵件的寫作技巧

胡小禮++王祖丹

摘 要：我國對外貿易的增長不斷擴大，對外貿易從業人員的數量也隨之增長。對對外貿易從業人員的溝通、交流能力有著非常高的要求，對外貿易從業人員必須具有較高的溝通交流能力才能勝任。國際商務貿易中，英文電子郵件的使用越來越頻繁。本文分析了商務英語電子郵件寫作常見問題，如主題模糊、內容冗長、意義表達模糊、詞匯大而煩瑣及語法、拼寫錯誤。對這些問題進行仔細分析，在此基礎上，提出了相應的寫作技巧，具體包括采用簡潔準確的主題、使用禮貌客氣的措詞、巧用被動結構及多用肯定句，少用否定句。學生在寫電子郵件時如能靈活運用以上寫作技巧，就能在電子郵件的交流中游刃有余。

關鍵詞：商務英語；電子郵件；寫作技巧

中圖分類號：TP393.098 文獻標識碼：A

一、引言

隨著全球經濟的發展和市場化的運營，商務英語作為國際貿易用語變得越來越重要。尤其是在我國加入WTO之后，我國的對外開放水平越來越高，外貿業務的日益增長，對國際商貿從業人員的商務書面溝通能力提出了更高的要求。

在對外商務貿易溝通交流中，商務英語電子郵件憑借其方便快捷的特點和便于搜索的優勢，在現代商務中發揮著重要的作用。但是，一些工作人員因為不重視商務英語中電子郵件的寫作注意事項和相應的寫作技巧，在無形中給個人和公司的發展帶來負面影響，因此規范商務英語中電子郵件的寫作尤為必要。

二、商務英語電子郵件寫作中存在的問題

1. 主題模糊

郵件的主題應該體現郵件內容的精華。通過郵件的主題來讓收件人感覺到郵件內容的價值，讓其能迅速做出打開郵件并且閱讀的決定。沒有主題的郵件或主題模糊的郵件是非常不明智的，一方面這會造成浪費客戶的時間，可能會因此失去潛在的客戶，另一方面也是對客戶的不尊重，很難讓客戶留下良好的印象，并且主題模糊或不寫主題也會讓寫信人在以后的郵件搜索中遇到很大的困難。

主題模糊或沒有主題的情況非常常見，比如，以下兩種情況。

第一，Order （訂單）。在外貿行業中， order 包括很多種，其中有報價的訂單、確認訂單、發貨訂單，所以郵件中必須確定好主題。如果是報價的訂單應該寫“quotation for order ”；如果是確認訂單應該寫“confirmation order ”；如果是發貨的訂單就應該寫上“dispatching order ”。主題明確可以讓收信人一目了然，否則會造成意思表達模糊的情況，最低可能導致交易失敗。

第二，Contract （合同）。同樣在國際貿易中，合同也有好多種形式，其中在書面合同、電子合同、口頭合同。如果是書面合同應該寫明“written contract”；如果是電子合同應該寫“electronic contract”；如果是口頭合同應該寫“parol contract” 。

2. 內容冗長

商務郵件的措辭應簡潔明了，若用過多詞匯來表達一個或兩個詞就能表達的意思，顯然會使寫作的內容拖沓冗長，觀點模糊，更會浪費讀者的時間。同樣，商務英語中有大量的同義詞，在商務郵件的寫作中應該使用常見的書面詞而不是生硬的、陌生的詞匯。當人們收到一封長篇大論的商務郵件時，因為花費的時間長加上工作的緊迫性，閱讀的興趣就會降低，相反如果收到的是一封簡潔專業的郵件，便可節約彼此的時間，還可以提高工作效率。

例如：With regard to this order， we will recheck with our supplier and revert you later.（關于這票貨，我們將和供應商核實，很快回復您的郵件。）

上面的例句雖然能看懂句子的意思，但是with regard to 在商務郵件中不常使用，如果用常用詞regarding 代替with regard to就可以很好地表達同樣的含義，并且能做到言簡意賅，所以以上的例句應改為：Regarding this order， we will recheck with our supplier and revert you later.

又例如：Please make your comment for this charge so we can arrange dispatching accordingly. （請確認此費用以便我們后續安排發貨。）

在上面例子中使用了make your comment這個短語，是向客戶發出運費請求和確認的表達方式，但是這樣的表達不簡潔而且有點累贅。這時如果使用confirm 這個單詞，就能讓收信人較易理解且達到內容簡潔明了的目的，所以以上的例句應改為較好：Please confirm this delivery charge so we can arrange dispatching accordingly.

通過以上兩個例句的分析，說明在商務寫作中應盡量多用簡潔的語言，使傳達的信息直接并且一目了然，讓收信人在閱讀信件的過程中能更加快捷易懂。

3. 意義表達模糊

商務郵件寫作中，有時會出現一些模棱兩可的詞或短語，這種表達無疑會使讀者產生誤解。因此，商務郵件寫作的用詞應具體化，句型結構應清晰，從而使得內容清楚。但是有些人為了方便常用一些模糊又籠統的詞語，造成商務溝通障礙。因而寫郵件時應該杜絕使用意思模糊的詞匯。

例如：Delivery time is 3 days.（交貨期是三天。）

上面這個例句可以看出，寫信人給客戶報的交貨期為3天，但這個3天在語義上就很模糊，因為客戶可能會認為是不含節假日的3天時間。如果等到客戶給出發貨指示的時候寫信人再去解釋報的是3個工作日的話，就會造成很大的麻煩，所以如果一開始寫明交貨期是working days，客戶就能明白3天時間這是不包含周末和節假日的，所以上面的例句應改為：Delivery time is 3 working days. （交貨期是三個工作日。）

4. 詞匯大而繁瑣

商務英語在用詞方面強調簡潔而專業，當收到的郵件是詞匯大而繁瑣時，收件人的閱讀興趣就會降低。因此，在寫郵件的時候要注意詞匯的選擇和使用。

例如：Taking the expensive airfreight cost into consideration， please keep this order in your good warehouse firstly.（考慮到這次海運價格太高，請將此票貨暫時保存在貴司倉庫。）

該例句中Take into consideration是長且繁瑣的短語，在商務郵件中很少使用。如果在商務郵件中出現這樣的詞匯，不僅說明寫信人不專業，還會讓收件人產生反感，所以應該使用consider這個高頻且專業的單詞，也顯得語句得體而大方，所以上面的例句應改為：Considering the expensive airfreight cost， please keep this order in your good warehouse firstly.

這里的詞匯大指的是可以用一兩個詞來準確表達而無須用冗長的短語去表達意思。而詞匯繁瑣是指在商務英語的寫作中應該用專業常見的詞匯而不是一個單詞有多個意思的詞匯去表達句子的含義。

又例如：We always provide satisfying service for our accounts.（我們一向為客戶提供滿意的服務。）

商務英語中account有賬目、財務、客戶等意思，可能因為對詞意生疏，收件人很難立刻明白含義。因此，在考慮對方理解的前提下，應該使用常見的詞匯小的簡潔的單詞，因此以上的例句應改為：We always provide satisfying service for our customers.

在寫商務電子郵件時，寫信人不能只考慮自己的意思表達，還應考慮收信人的語言文化背景，盡量使用雙方都能清楚明白的詞匯，以免雙方在用郵件交流過程中產生誤解。

5. 語法、拼寫錯誤

商務交易中要求業務做到百分百的仔細和精確，這樣既可以反映個人積極的工作態度還可以體現公司良好的管理水平。在商務郵件的寫作過程做到語言文字的精準，不僅可以提高個人的職業發展，還可以為公司創造更好的業績和價值。相反，如果在商務郵件的寫作中經常出現語法、拼寫錯誤，會對個人的長期發展不利甚至影響到公司在社會上的知名度和影響力。

例如：Dear Mr.Kathrine， you ordered store were well supplied on board， here attached delivery note for your ref.（親愛的凱瑟琳女士，您的貨已經安全及時的供上船，請參考附件中船上的簽單。）

一般“凱瑟琳”英文單詞是Katherine，而且女士是用Mrs.訂單明明是單數卻用復數表達，這會讓收件人費解甚至誤解，因此以上的例句應改為：Dear Mrs. Katherine， you ordered store was well supplied on board， here attached delivery note for your ref.

三、 商務英語中電子郵件的寫作技巧

商務電子郵件在商務貿易交流中的作用已被人們廣泛的認可，所以我們更加需要知道商務英語電子郵件的寫 作技巧，以此來有效、快捷的進行商 務往來，這對商務交易有至關重要的 意義。

1.簡潔準確的主題

在國際貿易競爭激烈的當今社會，簡潔而準確的商務交流在商務英語電子郵件的寫作中特別重要。商務郵件的主題應該開門見山讓對方知道郵件要表達的是什么，是感謝、是道歉、是詢價，還是其他的目的。如果主題行沒有內容，看起來就像是群發的垃圾郵件的話，接收方就會直接刪除。因為收信人對郵件的第一個印象是通過主題來切入的，如果要通過看完整個郵件才能明白郵件的主要意思，這樣就會浪費對方的時間。

在電子郵件中正確地使用主題很重要，因此郵件主題應盡量簡短、準確、做到一目了然。

以下幾個標題在商務信函中就比較容易令人接受，也很好地總結了郵件的內容。例如： “Re： quotation（詢價）”“ Re：offer （報價）”“Re： order confirmation （訂單確認）”“Re： updating order status （報告貨物狀態）”“Re： dispatching to Singapore by DHL （發貨到新加坡）”，等等。

2. 使用禮貌客氣的措詞

禮貌用語與適當的措詞不僅能體現員工自身的文化素養，還能為公司樹立良好的企業形象。在商貿往來中，長期如此，能促進貿易往來并且建立良好的商務關系。

因此，在商務電子郵件中可以使用please、kindly等禮貌詞匯。

例如：Please kindly find attached AWB and commercial invoice for your tracking and customs clearance.（貨已發出，附件是快遞面單和發票，請知悉，以便跟蹤和清關使用。）

又例如：Please confirm this charge by revert so we can arrange accordingly.（請確認運費，以便安排發貨。）

3.巧用被動結構

被動結構在商務郵件中經常使用，主要是因為它有三個優點：一是被動句是一種有效而委婉的表達方式，它強調了動作的順利完成；二是避免過多的人稱代詞作主語，使事情的發生更加客觀而非過于主觀，更易于收信人接受；三是被動語態比主動語態在結構上更加經濟和緊湊。

例如：If we receive your sight draft under a confirmed， irrevocable L/C， we will effect the payment.（只有收到貴司即期、不可撤銷的信用證，我們才會付款。）

這個句子讓收信人會產生不信任、不尊重的感覺，所以應該使用被動句，因為被動結構可以省略從句，這樣可以用更少的語言達到表達同樣意思的效果，在結構上還能顯得更加經濟緊湊，因此以上的例句應改為：Payment is to be made against sight draft under a confirmed， irrevocable L/C.（在收到貴司即期的、不可撤銷的信用證的情況下，我方將會付款。）

4.多用肯定句， 少用否定句

在商務英語的寫作中要從正面角度談問題，強調那些積極的、能做到的事情，避免或減少達不到的事實，這樣更容易被收信人接受。

例如：We have to deny your payment by cash.（我們不接受現金。）

這個句子的表述過于絕對，容易讓對方感覺沒有一點商量的余地，在交易中可能因為這個原因失去了一個潛在的客戶，所以在商務英語的寫作中要多采用肯定的語句、語氣去表達某件事，從而讓對方感到舒服和被尊重，因此以上的例句應改為We can only accept L/C payment.

修改后的句子同樣表達了“我們不接受現金”這個意思，但是達到的效果卻不同，這個句話強調了接受的現實， 但弱化了不接受的現實，語氣上也更加委婉。

四、 結語

隨著國際商務活動的不斷發展，商務英語中電子郵件寫作的重要性和應用性也日益突出。然而在不斷追求效率的現代社會，寫作者常常忽視商務英語電子郵件中應有的規范和格式，這就會造成或大或小的問題。因此，在撰寫英文郵件時，適當使用一些寫作技巧能夠達到事半功倍的效果。

參考文獻：

[1]何光明.透析商務英語電子郵件寫作[J].新東方英語（大學版），2006（Z1）：1-3.

[2]黃馬莉.現代商務英語會話[M].西安：世界圖書出版西安有限公司，2004.

[3]李 凡，張金濤.商務英語的實際應用分析[J].小作家選刊（教學交流），2014（6）.

[4]孟建國.外貿英語函電[M].杭州：浙江大學出版社，2009.

[5]莫再樹.商務英語寫作[M].北京：國防工業出版社，2006.

[6]盧 念.商務英語電子郵件的寫作[J].現代企業教育，2012（8）.

[7]李同芳.商務英文電子郵件寫作特點及技巧[J].知識經濟，2014（22）.

[8]陳朝暉.商務英語電子郵件中的合作和禮貌原則[J].商場現代化，2008（33）.

[9]宋國雙.商務英語電子郵件寫作注意事項[J].商場現代化，2007（22）.

[10]何光明.商務英語電子郵件的寫作[J].英語自學，2006（5）.