醫院人事檔案管理的方法及創新

任璐，王偉，宋曉玲

青島市膠州中心醫院，山東青島 266300

人事檔案是指個人包括過去和現在所進行的各種活動直接形成的具有保存意義的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是個人履歷的總結。人事檔案的作用就是真實記錄員工的個人經歷與政治面貌的重要資料，是用人單位用來考察與評價員工的重要依據之一。醫院的人事檔案管理就是指關于醫院工作員工檔案的收集、整理與保管。人事檔案工作者的在工作中努力的重中之重就是保證醫院人事檔案的完整性與充分利用。科學系統搜集和整理醫院檔案對于人才的管理和評價起到積極促進的作用。隨著信息現代化不斷推進，傳統的人事檔案管理已經不能滿足醫院的人事檔案管理要求。醫院做好人事檔案工作管理的前提就是提高對認識檔案管理的重視程度，保證其完整程度，才可以使醫院的綜合能力有所提高，促進醫院的全面發展。

1 當前醫院人事檔案管理存在的主要問題

1.1 對醫院人事檔案管理的重要性認識不夠

隨著我國公共醫療衛生事業不斷深入改革，醫療衛生事業向現代化的進程取得了突飛猛進的發展。醫院的各方面管理事務必須同步提升，人事檔案管理工作為一個重要組成部分必須得到足夠的重視。人事檔案管理工作是復雜而又有規律可尋的工作，所以完成這項工作需要付出十足的耐心。社會大眾包括醫院內部人員對醫院人事檔案管理工作持有錯誤的態度，認為這是相當容易完成的，只要做簡單的資料收集和整合，保管好不外泄，就萬事大吉了。因為種種原因，沒有認識到醫院人事檔案管理的重要性，這不僅不利于醫院整體管理，也不利于醫院的現代化進程。

1.2 沿用傳統的人事檔案管理模式

1.2.1 傳統人事檔案管理模式 傳統的管理理念使得醫院人事檔案管理還沒有打破“以檔管人”的傳統觀念。傳統的人事檔案管理模式是為了掌握檔案管理權進而來控制醫院內部人員的去留，造成建檔人員必須依附于醫院檔案系統。這種“檔隨人走”的方式雖然利于醫院對人員的管理但是也限制了人才再就業。“人往高處走，水往低處流。”現在很多人都不愿意在一個單位待一輩子，如果有利于自身發展的更好平臺，面對這樣的機會選擇不言而喻。

隨著社會不斷進步，采用計劃經濟方式的用人單位逐漸被市場經濟所取代，嚴格僵化的人事檔案管理制度逐漸不能滿足社會需要。醫院在編職工的人事檔案盡管已經歸入傳統檔案管理體系，但是因為管理松懈，很大程度上引起相關材料的缺失和更新不及時。與此同時，因為醫院存在部分流動人員，這部分人的錄入手續逐漸簡化，檔案的審核內容逐漸減少，最后只要求有畢業學校、專業、學歷，已經考取的職稱等材料，其它內容往往被忽略。另外還有一些人將檔案積存于人才中心很難做到寄存后的及時更新。因此，醫院的現有檔案材料不能完整反映部分醫院人員的具體情況，很難客觀地對檔案所有人做出評價。另一方面，由相應級別的組織或人事部門負責管理整個醫院的人事檔案，部分人員的檔案由部門業務主管直接負責，部分人員的檔案偏向記錄建檔人的個人經歷、獲得的職級和受到的獎懲，工資情況等，而像工作業績、學術水平和專業知識掌握情況等相關材料并沒有被整合到人事檔案里。而現代社會對于人才的評價主要依靠人才的品格、特長、突出的業務表現和良好的協調能力等，這些更能體現一個人的能力。

1.2.2 無法適應醫院現代化發展 醫院人事檔案一般分兩部分，一部分是專業技術人才，這部分檔案由主管部門負責并管理，重點關注；其他醫院員工及編外人員則沒有細致的分門別類。人事檔案管理的負責人員是開展檔案管理工作的執行者，他們的專業程度和個人素養直接影響工作質量。目前由于檔案管理工作沒有得到足夠的重視，從業者大多是身兼數職并且專業性不夠，流動性大，這是致命的錯誤。隨著醫改的不斷推行，對于醫護人員的要求越加嚴謹，醫療人員的培養需要相對較長時間，知識的積累過程是相對漫長的。因此及時更新和補充檔案資料對從事醫療崗位的人才是十分必要的。隨著檔案資料不斷的擴充，傳統的保管方式已經不適合處理越來越復雜的數據歸納工作，是時候應用現代科技手段重新收集并錄入人事資料，不斷擴充并整合資源，提高工作效率，保證醫院人事工作正常進行。相對其他行業來說，醫院人事檔案信息化管理還處于學齡前階段，有很大的進步空間。

2 對于目前存在的主要問題的解決方案

為了促進醫院現代化轉型的順利完成，人事檔案工作也必須同時進行現代化管理，不斷革新管理思路，加強人事管理工作人員的素質提高。建立信息化的人事檔案管理系統，逐步健全人事檔案管理體系，進而促進醫院工作順利完成，加快醫院的完美轉型。

2.1 強化人事檔案管理重要性，提高業務能力

目前，第一步就是重視人事檔案管理工作，對人事檔案管理人員進行業務培訓，提高管理水平和專業素養。首先宣傳醫院人事檔案管理的重要作用，強化人事檔案管理工作的構成內容以及價值作用等方面的認識。相關部門利用現有條件加大檔案管理的宣傳力度，讓醫院員工對于檔案有一個正確的認識，積極主動地完善自己的人事檔案。其次，選擇專業的人事管理人才進行檔案管理，并且定期進行培訓進修。如果有人事調動，一定要交接好工作，避免因為遺漏導致人事資料的丟失和欠缺。全面落實人事檔案管理工作，跳出僵化的傳統人事管理，適應現代化醫院管理模式。

2.2 運用現代化手段管理人事檔案

提高檔案管理水平的首要目標是采用現代科學技術，建立科學規范的人事檔案管理體系，創建針對人事檔案管理系統相對應的數據平臺。其中的工作重心是信息化，實現人事檔案管理體系之后，檔案的錄入、整理、修改、查詢等會十分方便，并且對于人事檔案資料的保存、泄露有了更有力的約束。針對醫院員工的的特點，制定全面的對應方案，聘請專業技術人員對數據庫進行實時監控，及時調整。由于電子人事檔案的簡便化，人事資料的查閱便捷，提高了檔案管理的工作效率，及時掌握人事變動。與此同時，加強檔案管理人員的素質培養，加強從業者的職業責任和保密意識，全心全意的奉獻精神，保質保量地完成本職工作。

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