試論公司合同管理中存在的問題及對策

葉 青

（300381 天津津瑞律師事務所 天津）

試論公司合同管理中存在的問題及對策

葉 青

（300381 天津津瑞律師事務所 天津）

本文是作者總結了常年法律事務工作中的實踐經驗，通過公司在日常合同管理中出現的常見問題進行梳理分析。課題的亮點在于文章中結合了大量的真實案例，對公司合同管理中易遇到的風險點及防范措施進行了全面剖析，深入淺出的進行闡述，內容通俗易懂。

公司；合同管理；問題；對策

合同，是平等主體之間訂立、變更、終止民事權利、民事義務關系的協議。合同是一種民事法律行為，是簽約主體通過談判等方式，促使社會經濟資源從較低價值向更高價值轉移的重要手段。

通常來講，在公司的經濟往來中，大部分是以簽訂合同的形式來完成的。一個公司的成敗興衰與合同管理水平的高低有著密不可分的關系。在日常經營中，公司可以通過不斷加強對重大經營決策與重大經濟合同的法律審核力度，定期對合同的訂立、履行情況進行調研和抽查，同時，狠抓合同簽訂、履行等各個環節的源頭管理，從而有效地提高公司合同管理的水平，依法維護公司的各項權益，使公司合法利益最大化，最終實現利潤最大化的終極目標。

一、公司在合同管理中存在的主要問題

（1）應當簽訂書面合同而沒有簽訂。例如，新員工入職后，在一個月內沒有與其簽訂勞動合同。這便違反了《勞動合同法》第82條的相關規定，用人單位應當自用工之日起一個月內與勞動者訂立書面勞動合同，否則必須向勞動者支付兩倍的工資。由此可見，對于用工量較大的公司，不簽訂書面合同的法律風險還是相當大的，會給公司帶來不必要的損失。

（2）合同主體不當。一是合同主體缺乏相應的民事權利能力，如年齡太小或智力上有所欠缺，屬于限制民事行為能力人。二是出現主體錯位，雖然具有上述能力，但不是合同當事人，即簽約主體錯位。以上兩種情形下所簽訂的合同，均存在問題，效力有待確認。

（3）合同條款用語不規范、不合理、邏輯關系不清晰。在此種情形下，往往會加重公司在合同簽訂、履行過程中的法律風險，因此，為降低產生法律糾紛的機率，合同審核時都應當仔細審核把關，避免出現上述問題。此外，還可能出現合同中遺漏必要條款的情形，實踐中，最常遺漏的條款內容便是違約責任、合同簽訂時間等。在與長期合作的公司簽訂合同時，合同內容中往往只講好話，對于責任等敏感問題甚少提及，如果發生違約的情況，便會產生極大的法律風險。

（4）合同變更不及時。在履約過程中，可能會出現一些在合同簽訂時無法預料的情況。此時，就需要變更合同內容。一般情況下，有兩種變更形式，即合同主體變更和合同內容的變更。例如，公司在合并或分立后，就需要對合同的主體進行變更。而公司的經營范圍變化后，就需要對合同的內容進行更替。通過對原合同的修改，確保各方主體可以更好的履行合同內容，從而使合同目的得到完全實現。

（5）合同條款約定不合理，不具有可操作性。某些合同留給公司的付款期限較短，如果按照這個期限計算，公司根本無法完成請款審批手續，更不用說按時付款了，這樣約定必將給公司帶來極大的風險，容易造成違約的情況，因此，必須防微杜漸。

（6）不能及時行使相關權利。這種情況經常出現在房地產、建設工程等行業中，施工方被拖欠工程款的情況相當普遍，法律只保護及時拿起法律武器維護自己利益的人，訴訟時效一旦經過，當事人便喪失了勝訴權，造成的損失無法彌補。

二、解決公司合同管理問題的主要對策

1.完善合同管理機制

在公司的各項日常管理工作中，合同管理是其中一項重要工作，因為，它可以將公司法律風險從“事后補救”向“事中控制”甚至“事前防范”轉變。事前采取周密的防范措施，事中采取有效的管理方式，事后有妥善的補救方案。此外，公司員工還需要不斷加強自我保護意識，充分運用法律法規及規章制度來規范管理合同。個人認為，完備的合同管理機制還應包括以下內容：

一是明確的職能分工。現代社會，各職能部門間的專業化分工越來越精細。想要做好合同管理工作，需要把合同管理的各項職責分解給公司相應的職能部門。例如：公司市場及業務部門負責論證項目的可行性；財務部門負責審查資金，固定資產的可支配性以及結算價款的合理性；法律事務部門負責審查合同的合法合規性。二是合理的工作流程，完善的經營管理。為加強公司法律風險防范機制，提高工作效率，公司需要規范合同的審批流程，提倡進行網上審批。因為，網上審批既可以為員工提升工作效率，同時也便于領導審批。

2.健全公司合同管理機構

伴隨著法律法規的日益更新，人們的學法用法意識也普遍增強，公司合同管理部門的作用也越來越突出。它是公司日常經營活動的大腦中樞，是建立合同管理機制的最為重要的一環。通常來說，比較大的集團公司在總部要設合同管理的專職部門，如合同管理部、法律事務部等。在合同管理機構的建設方面，一些大型國有公司的步伐較快，它們有完善的總法律顧問制度，總法律顧問負責公司的日常法律事務管理，主要包括合同審查、處理糾紛案件、員工的日常法律問題解答、法律培訓等事宜。這樣，通過建立內部法務管理人員的風險防控機制，充分保障公司依法依規經營管理。實踐證明，健全法律事務機構，可以增強公司員工的法制意識，推動公司日常經營管理，抵御公司的日常經營風險。

3.制訂示范文本合同

示范文本合同是指當事人一方預先擬定的合同條款，簽約對方只能全部同意或不同意。所以，對于示范文本合同的非擬定一方當事人而言，要訂立示范文本合同，就必須全部接受合同中所列條款，否則就不能訂立合同，更無法進行下一步的合作。日常生活中，比較常見的車船票、保險單、存單，這些都是示范文本合同。需要特別注意的一點是：采用示范文本訂立合同時，提供示范文本的一方必須采取必要的、合理的方式提示簽約的另一方主體注意免除、限制其責任的條款，否則，提供示范文本合同一方將承擔不利影響。

示范文本合同之所以被廣泛使用，是因為其具有準確、嚴謹的特點，并且有很強的可操作性，它可以堵塞由于簽約主體法律水平和語言文字水平存在局限性而產生的漏洞，有利于明晰合同簽約主體的責任。同時，文本質量高低關系到合同能否順利履行，質量較高的文本有利于合同的順利履行，有利于避免爭議的產生。此外，訂立統一的合同示范文本可以大大減輕合同管理部門的工作強度，最大限度提升合同審查的工作效率。

4.選拔優秀的合同管理人才

對于中等以上規模的公司，應當配備合同審查崗或法律事務崗的編制，此崗位的員工應當具有法律專業本科及以上學歷并且取得法律執業資格證書，最好有律師執業資格。只有具備了上述資格，才能更好的為公司保駕護航。

5.充分發揮外聘律師的作用

凡涉及重要合同的簽約工作，在要求內部法務管理人員對合同進行審核并提出修改意見的基礎上，還需要外聘律師參與審核把關。若雙方意見不統一，由公司領導組織雙方召開協調會，聽取并綜合各方意見后，才能確定最終審核意見。標的額較大的合同經以上修改完善后方可簽訂，力求做到萬無一失。

三、小結

隨著當今世界經濟飛速發展，人們的法律意識逐漸提高，合同管理在公司日常經營中的作用也逐漸體現出來。通過以上的一些案例，我們不難看出，合同管理貫穿于公司日常經營的全過程，合同管理人員需要參與到每個環節當中去，這就對合同管理人員提出了更高的要求。同時，還要注意履約的各個過程中易產生的問題，特別要及時掌握對我方不利的情勢變更，及時對合同進行補充和修正，簽訂書面的補充協議。最后，還需要不斷加強法律法規在公司日常工作中的宣傳力度，使員工深刻領悟到合同管理的重要性，做到人人懂法，從而切實保障公司各項事業的健康發展。

[1]王利明.《合同法研究》第1卷.中國人民大學出版社,2003年版.

[2]羅培新.《公司法的合同解釋》.北京大學出版社,2004年版.

葉青（1986.10.21～ ），男，天津市人，天津津瑞律師事務所工作，南開大學民商法專業在職研究生，在職研究生學歷，中級經濟師。