淺談企業的5S管理

文/卿 玨

淺談企業的5S管理

文/卿 玨

企業管理是一門綜合性的技術，在眾多的管理手段當中，內部管理是企業管理的前提，而企業5S管理又是內部管理當中不可或缺的一部分，企業需要有效地使用這一管理利器以提高企業競爭力。本文通過深入剖析5S的內涵，對企業在5S推行過程中容易出現的問題進行分析，指出在企業中有效推行該管理體系的精髓，重在領導支持，宣傳造勢，培訓到位，制度健全，執行完善等一套科學有效的管理模式與方法，真正使企業的管理水平躍上新的臺階。

5S管理；管理體系；企業管理

在市場經濟高速發展的今天，市場競爭日趨激烈。在眾多的企業競爭力當中，企業內部管理是不可缺少的一環，是確保企業產品質量、員工工作效率以及安全的基礎。5S自從其進入中國之日起，便被很多企業快速接受，在企業中產生了巨大的管理效應，但并非所有的企業均能有效地利用這一管理利器，真正實現管理水平質的提高。本文通過對一些企業在推行5S管理中存在的問題與經驗進行剖析探討，旨在為企業管理人員提供些有關5S管理方面的理解、實施以及確保實施效果方面的參考與幫助。

一、什么是5S?

1．5S的概念

5S 起源于日本，指的是由5個日文發音S開頭的整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）以及素養（SHITSUKE）所構成的管理體系。日本5S管理理念在上世紀八十年代末引入我國，我國企業在 5S 現場管理的基礎上，結合我們國家對生產安全、成本控制的具體要求，在原來 5S 基礎上增加了安全 (safety) 、節約（save）等要素， 形成”6S”或“7S”等。但無論后來如何擴展延伸，整個管理體系的基礎還是5S。

2．5S當中每個S的執行要點

1）整理（SEIRI）：就是對日常當中生產、工作當中的物品，包括材料、用具、工具、文件等等進行整理，在整理的過程當中需要很好地判斷哪些物品有用，哪些物品無用。一般而言如果一件物品已失去其原有的使用功能或過期無法再繼續使用，那該物品必須拆卸或丟棄，為其他的物品的放置騰出位置與空間；對于尚可使用的物品，則視具體的情況進行處理，筆者認為為了減少浪費，使用周期在半年以上的物品需要專門規劃出一個具體的位置另行存放。

2）整頓（SEITON）：在該階段，需要對物品所存放的區域進行良好的規劃，有效地利用好空間，在便于工作使用以及安全要求地前提下，盡量節省空間。在做好物品的區域規劃以及定點放置后，還需要對各種物品進行標識，以便之后的查找取用以及安放，有效提高物品的管理與工作效率。同時，如果在該區域有物流的需要則要考慮在該區域物流的方向。在該S的管理當中，另外最為重要的一點是區域的標識與確定，需要將每一個區域進行劃線區分，否則在實施一段時間后，前期整頓工作的成績與效果將會受到嚴重影響甚至前功盡棄。另外，筆者需要特別指出的是，在整頓當中，涉及到安全的項目也必須引起重視，要充分考慮工作人員的安全，比如要盡量避免超高堆放，以及危險物品的存放地點符合相關要求與規定等。

3）清掃（SEISO）：意指對整理、整頓后的場所進行深層次的清掃，將所有的垃圾與不必要的東西清除干凈，創造一個干凈整潔的工作環境。在該S的工作過程中，重點需要注意對工作場所進行徹底的清潔，該動作將為之后的清潔定下標準。

4）清潔（SEIKETSU）：指的是對前面的3個S的成效進行保持，每日做好工作場所的清潔維護與維持，保持一個干凈整潔整齊有序的環境。

5）素養（SHITSUKE）：即努力提高人員的素質與修養，養成嚴格遵守規章制度以及良好工作、生活的習慣。該S為整個管理體系當中的最高目標。在管理體系推行過程當中，會對員工素養的形成進行有效地推動，同時，在員工素養提高的過程當中又會反過來推進企業的管理體系朝著更高層次發展。

在整個5S的管理體系當中，每一個S均相互關聯，構成了一個管理體系的整體。整理是整頓的基礎，只有在完成了科學的整理之后，整頓工作才能有效完成。同時，整頓又是整理工作的延伸與固化。清掃是清潔的前提，清潔是清掃的成果的維護與提升。素養是整個5S管理體系的最終成果與目標。只有不斷地強化維持前面的4個S，素養的提升才能有保證。才能使員工養成自律以及遵規守紀的習慣，才能有效提高工作效率。總之，整理、整頓以及清掃是前提與手段，清潔是提高，素養是核心與目標。整個5S管理體系當中，所有5個S缺一不可，如果缺少了哪一環，該管理體系肯定不會有理想的結果甚至是失敗。

二、為何有些企業的5S推行效果不理想甚至無疾而終?

如上所述，5S推行是一項系統工程，在各個環節均應有相應的支持與付出。在引進的企業當中有些企業能收獲很好的效果，但有些卻成了一個走過場的形式，最后不了了之，這樣的企業不在少數。筆者通過對肇慶某些企業的考察調研，發現因為以下的原因，導致其5S推行沒能達到預期效果：

1．最高領導不重視。企業領導在下屬建議推行5S管理體系時，并未真正意識到5S推行的重要性與要求，只是象征性地支持，并未在工作當中引起重視，導致該管理體系在推行過程中的效果大打折扣，最后不了了之。因為5S管理在初期會給人一種繁復、瑣碎的感覺，比如需要將工具、用品及時歸位，每日的及時清掃等等，甚至有時還會與正常生產發生一定程度的短期沖突，由此招致相關部門負責人的抱怨與抵觸。此時，如果最高領導稍有不堅定，則極有可能會使該項目流產，在企業當中無法推行。

2．部門經理不支持。5S的管理需要全員參與，如果部門負責人嫌麻煩，不支持甚至不參與或者少參與，均會導致該項目執行的效果不佳。一些部門負責人的不支持，源于5S的推行執行重復繁瑣，尤其是初期階段更是如此，一旦部門經理出現懈怠，則整個管理體系在該部門甚至是全公司都會受到極大的影響。在此時，5S的項目負責人需要付出比平時更大的耐心，幫助部門經理解決實際困難，比如設計出更為合理化的工作流程等，給予部門最大的支持。筆者親歷了一件事，在某企業，5S的管理推行了一段時間，但有一個部門每次在檢查評比的過程當中總是問題多多，且得不到改善。后來筆者選取了一個合適的時間在其部門進行“現場辦公”，現場對該部門人員進行講解，同時幫助其進行相應的物品歸類及安放設計，從整理開始，將其負責的區域進行了徹底規劃與改善，再加上事后的定期跟蹤指導，該部門的問題終于得到了完美的解決。

3．宣傳不到位。宣傳不到位會影響整個項目在參與人員當中的理解與支持力度，只有將5S管理的優勢，尤其圍繞個人工作效率的提高、良好習慣的形成以及個人安全保障的提高進行宣傳、培訓到位再加上適當的獎懲措施，才能取得全員的支持與參與。一些企業在推行5S的時候缺少宣傳這一環節，甚至可以說是“靜悄悄”地進行，導致有些員工根本不清楚企業此次管理活動的推廣，這樣的5S管理效果與結果可想而知。

4．培訓的缺失。5S的理念不甚復雜，但如果要充分理解其中的含義以及操作方法，沒有有效的培訓是無法做到的。然而，不少企業往往只是象征性地培訓一下就急急上馬，導致在執行的過程中出現了員工無法說出哪5個S的尷尬局面。筆者甚至見到過一個很有意思的情況，某企業的5S檢查者在筆者問他“什么是5S”時，該位負責人居然只能結結巴巴地答上4個S，更別提每個S所包含的真正內容與執行要點了。事后才了解到該負責人是中途接手該項目的管理的，因此導致該企業的5S管理一團糟，只是有個形式的存在而已。有些時候，員工對5個S均能倒背如流，但問及其具體的含義以及如何操作時，卻說不出個所以然，這也表明培訓只是淺層次地完成了而已。為了有效解決該類問題，企業在進行5S培訓的時候最好除了理論方面的知識培訓外，還需要有足夠的實踐培訓或現場示范培訓，讓員工真正懂得如何理解并做好每一個S，從而避免浮于表面。

5．“不舍得”心態。在“整理”環節，企業因長期未有效整理，出現了多年使用不上的物品堆積在一起的情況，結果在整理時才發現有著如此之多的物品。但在處理時，卻覺得“這個可能用得上，那個丟棄了可惜”的心態，結果整理之后發現，情況并未改觀，還是有那么多閑置的物品需要占用空間，并未做到有效地整理，之后的整頓效果也大打折扣。

6．沒能有效堅持。5S的管理貴在持之以恒，如果只是“三分鐘熱度”，那最終的結果必然是失敗的。因為在執行過程當中有著諸多的細節管理與糾正，需要極大的耐心與堅持。在5S的執行過程當中，會遇到很多的困難與阻力，比如多次培訓效果不佳、糾正整改的配合不力，覺得枯燥無味等，如果無法有效堅持，那前面所有的工作均會失去意義，局面得不到有效地改觀。相反如果能有效地堅持下去，隨著良好習慣的形成以及意識的提高，企業整體工作環境水平、人員素質、工作效率均將能得到極大地改善。

三、如何有效地在企業當中推行5S?

由該企業5S管理推行過程中出現的問題及經驗可知，5S的理念比較簡單，但要引進并使之全面發揮其作用卻不簡單，必須有一套科學有效的管理模式與方法。

1．首先，需要取得單位最高領導的支持，這是5S在企業推行成功的前提。因為在推行5S的過程當中，推行者需要來自于各部門全方位的配合，而推行者往往又與該些部門的負責人處于同等級別的位置，在推行當中難免會碰到來自于這些部門員工甚至領導人的阻力，只有來自于高層的支持，才能讓整個管理系統順利有序地推進。

2．宣傳與造勢

5S管理體系的推進與實施需要全員參與，而在推行前的宣傳與造勢則尤為重要，通過該階段的工作，讓整個企業所有員工均感受到5S推行的必要與緊迫性，提高其參與的興趣。同時，也會在企業當中營造一種積極向上的氛圍。該宣傳與造勢，可請企業最高領導在高級別的會議上進行宣導與要求，或者在全單位召開專題會議，同時在其他層次會議由具體負責5S的負責人進行分享與信息傳遞與宣傳，結合會議的宣傳與分享，還可在企業的宣傳欄進行公布或在企業范圍內采用電子郵件、微信、懸掛橫幅或其他有效方式進行宣傳。

3．培訓

在宣傳工作完成后，培訓便成為了一下階段的重要任務。該階段的培訓，可分為三級進行，首先是企業級，再是部門級，然后是班組級。企業級的5S培訓對象為各部門該項目的負責人，其在接受培訓后尚需要對本部門班組負責人進行培訓，以此類推，直至所有人員均接受了培訓，為接下來的推行打下良好的基礎。

4．組建推行小組

企業5S的推行并非某個部門的事，需要各部門積極參與。因此，在培訓完成后，需要組建一個專門推行小組，該小組成員來自于企業主要的部門，同時該小組成員也是日后進行5S管理小組的成員。

5．制定推行計劃與管理制度

推行小組成立后，小組成員應該共同制定相關的5S在本企業的推行計劃、以及相應的管理制度，報最高領導批準，形成企業管理文件，成為企業5S管理之依據及標準。該制度需要考慮以鼓勵為主，懲罰為輔，同時提供相應的員工參與的機會，比如設立合理化建議的平臺，讓員工參與進來，同時形成持續改善匯報制度，讓5S的管理保持持續改善、有效提高。

6．推行以及檢查

執行推行小組制定的計劃，在企業內進行5S管理體系的推行，依每個S的要求與方法逐步進行工作開展。在此過程中，項目負責人以及小組成員需要提供必要的支持與指導及要求，進行有效地指導、監督甚至示范，確保項目的順利進行。同時，為保證項目的有力推進，需要在企業設立看板，進行看板管理。對各部門的成績與問題進行公示與報道。因為5S管理是一個循環往復的過程，因此做好日常的工作檢查與指導必不可少。不定期的巡視檢查與糾正，可由項目負責人或其指派者進行。定期的檢查則由項目小組完成，形成對該項目推動與執行的考評參考依據。一般而言，在推行的初期，定期的檢查頻率可適當安排緊密些，比如一周一次，隨著人員意識以及習慣的形成，之后的檢查周期可適當放寬至兩周或四周。

多年的實踐證明，5S是一個企業管理的利器，能有效提高工作效率與產品品質，確保產品交期并形成良好工作習慣，提高人員素養，有效預防安全事件的發生，于企業、于員工均能獲益。但推行5S管理并非一朝一夕之功，需要企業領導、各部門、員工充分理解，把握其精髓，務實創新，貴在堅持，真正使企業的綜合管理水平躍上新的臺階！

[1]于麗．淺談水電廠7S管理[J]．企業管理，2016（12）．

[2]徐飛． 6S管理在中核運行秦山三廠的應用及創新[J]．企業管理，2016（12）．

[3]趙梓同．6S管理視域下公司的現代化發展路徑研究[J]．經營管理者，2016（7）．

（作者單位：廣東理工學院）