新時期加強國土資源檔案信息化建設的對策探討

□浙江省國土資源廳信息中心 傅 宇

探索研究

新時期加強國土資源檔案信息化建設的對策探討

□浙江省國土資源廳信息中心 傅 宇

檔案信息化建設是指將紙質等載體的檔案實體物質轉換為計算機能夠識別、存貯和傳遞的數字化信息流，并與電子形態的檔案信息一起經過轉換處理，最終建設檔案數據庫的過程。隨著社會的發展，為了使國土資源檔案管理高效有序，實現國土資源檔案管理信息化勢在必行。國土資源檔案管理信息化的推行，能促使國土部門充分利用國土資源，化簡冗長復雜檔案檢索，切實保障集體利益，對經濟建設與社會發展起著指導和推動作用。

一、國土資源檔案信息化建設的作用

檔案信息化能夠保護檔案原件、方便相關人員檔案利用、提高工作效率、減輕檔案部門工作壓力等多方面的效益。國土資源檔案種類繁多，既有綜合類檔案，又有地籍管理檔案、建設用地檔案、土地利用規劃檔案、國土資源監察檔案、地礦檔案等。按其門類和載體劃分，國土資源檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案、專業檔案等。還有其他一些特殊載體檔案。就地籍管理檔案而言，又分國有土地地籍管理檔案和集體土地地籍管理檔案兩類。

1.保護檔案原件

目前，由于電子資料在法律的有效性上還未得到認同，并且多年來形成的工作習慣以及思想觀念上的問題，紙質檔案還不能完全地從現實的環境中消除，真正意義上的無紙辦公還不能夠實現。但是，由于檔案要求保存永久，在保存的過程中，會經常被查詢和利用，這樣會導致紙質檔案原件的磨損和老化，在利用時，由于保護不善，可能導致檔案的損壞。

信息化的檔案充分利用先進計算機技術，以磁盤和光盤為存儲介質，一般的查詢利用可以使用電子文件，因而能夠有效地保護檔案原件。

2.方便利用

信息化后的檔案能夠充分利用計算機網絡技術，把各個與檔案工作相關的人員組織成一個完整、交流暢通的整體，通過授權能夠在各個信息點上，利用計算機實現檢索，并且能夠實現多人同時對一份文件或者一人同時對多份文件的檢索，加強檔案的檢索和利用能力。

3.減輕檔案部門工作壓力

檔案部門工作任務繁重，每年要花大量的時間用于檔案的整理、編目、利用，在實現計算機信息化后，檔案人員能夠從煩瑣的工作中解放出來，做一些基礎性的研究和檔案編研工作，能夠更有效地發揮檔案的價值和檔案部門工作的價值。

4.提高工作效率

檔案管理系統能夠實現借閱自動統計、年報自動統計、自動組卷、案卷調整等各種功能，提高檔案人員的工作效率。

5.提高調閱速度

由于對各類檔案資料的查找提供了索引機制，使調閱各類檔案的時間極大加快，相對于手工調閱更加快捷和方便，同時還可以滿足多個用戶同時調閱同一份檔案資料。

二、國土資源檔案管理信息化建設的思路

1.提高認識，轉變觀念

要充分認識國土資源檔案信息化管理的重要性。只有對國土資源檔案管理重要性有一定的認識，才能改變我們對國土資源檔案和普通檔案一視同仁的觀念。以往的國土資源檔案管理工作，不僅普通的檔案管理人員沒有足夠重視，就連領導也常常忽視。這就需要有關部門對于國土資源檔案信息化管理進行大力宣傳，提高國土部門人員對于其重要性的認識。

2.制定計劃，分步實施

要細化計劃，分步實施，把國土資源檔案信息化管理落到實處。首先，一個好的國土檔案管理信息系統對國土檔案信息化的建設起著決定性的作用。若國土檔案信息化建設不基于國土檔案信息系統的建設之上，一切都是空談。其次，檔案管理信息系統的應用群體的分工，應該分為檔案管理工作人員和檔案使用人員。前者以檔案日常管理類操作為主，將普通的紙質檔案轉化為電子檔案，將紙質檔案中的信息錄入到電子檔案中。

3.積極創新，勇于探索

基于當前我國國土資源檔案管理的現狀，想要立即實現國土資源檔案管理信息化是不可能的。第一，沒有一個好的應用平臺；第二，沒有這方面的專門人才。第一點的改變需要國家的投資改善，讓有實力的軟件開發公司研發出能很好的適應我國國情的國土資源檔案管理的信息化管理平臺。第二點同樣需要國家宏觀的趨勢導向，在社會導向、學校導向上有目的地多重視培養這方面的人才。

4.強抓基礎，著眼當前

日常操作中在形成紙質檔案的同時要將電子文件和數字處理件歸檔。若在紙質檔案歸件完成之后再重新錄入形成電子檔案，就需要花費大量的人力物力，這背離了檔案管理信息化高效化的初衷。所以在平時的操作過程中就需要注意兩種檔案的同時歸檔。

5.建立安全的網絡體系

要保證檔案管理的安全性，建立安全的網絡體系。計算機使國土資源檔案管理信息化成為了可能，然而網絡黑客的攻擊使得安全問題變得日益突出。為此，檔案室網絡計算機應用人員應該做到未雨綢繆，不僅要關注計算機網絡的安全，還要提高網絡安全防范意識，要采用相關的網絡安全技術保障網絡系統的安全。

三、新時期加強國土資源檔案信息化的幾點對策

1.轉變觀念，做到超前管理

長期以來、我們對國土資源檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開闊，工作不能創新。對于各類業務檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全，從而給檔案的整理歸檔帶來了困難。為此，要轉變觀念，加大檔案管理投入力度，建立檔案信息化管理平臺，進行檔案數字化管理，把紙質檔案轉化成電子檔案。

2.抓完整統一，做到規范管理

加強對國土資源檔案工作集中統一管理是國土資源檔案齊全、完整、規范的重要保證。通過不斷完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明、層層把關。保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。

3.抓業務培訓，做到科學管理

當前檔案管理工作日趨復雜，對國土資源檔案工作人員的素質提出了更高的要求。為達到國土資源檔案整理規范化的要求，專、兼職檔案管理人員都應該進行正規的崗前培訓，了解國土資源檔案工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案，今后需歸檔、并規定出具體的歸檔范圍。

4.抓開發利用，做到創新管理

做好國土資源檔案資料的收集、歸檔工作，更好地開發利用檔案信息，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。要通過實施計算機管理，將國土資源檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，促使國土資源檔案管理更上新臺階。

5.建立健全檔案管理，做到職責明確

加強國土資源檔案、圖件管理、建立嚴格的保密保管制度，做到職責明確。檔案記載匯總了單位的各項活動，礦產資源，土地管理專項規劃和土地開發整理，工作報告，會議記錄，工作成果，國家政策法規等，資料珍貴，要建立借閱歸還制度，對超期借閱的要及時催還，工作要盡職盡責。同時，要不斷總結檔案管理工作經驗，提高工作質量。

四、結束語

國土資源檔案種類的復雜多樣性，決定了國土資源檔案管理的難度。信息化的檔案管理，高效便捷的自動分類檢索，是新時期國土資源檔案管理的趨勢。我們要針對國土資源檔案的特點，充分利用世界發達的計算機技術，從國土資源檔案管理信息化的實現這一角度出發，有目的地改善和改變原有的管理模式，從而使國土部門更好地服務于社會、服務于人民。