淺談企業法律風險控制長效機制

傅培金

（362000 順豐控股（集團）股份有限公司泉州順路物流有限公司 福建 泉州）

淺談企業法律風險控制長效機制

傅培金

（362000 順豐控股（集團）股份有限公司泉州順路物流有限公司 福建 泉州）

近年來，與企業密切相關的《公司法》、《證券法》、《物權法》、《勞動合同法》、《反壟斷法》、《侵權責任法》等一系列法律法規相繼頒布、修訂，給企業經營管理帶來了廣泛而深刻的影響。同時，伴隨著我國經濟結構加快轉型升級，綠色低碳、安全生產、環境保護、節能減排、產品質量等方面的標準日趨規范嚴格，構建法律風險防控體系，是我國企業適應我國法治環境深刻變化的迫切要求，而加強企業合同管理能夠有效控制企業法律風險的發生。

合同管理；企業法律風險；控制

企業法律風險控制具有整體性和持續性，不同類型的法律風險具有不同的特征，采取單一的辦法勢必降低風險控制的效率，因而要考慮不同部門的特點，業務性質，人員素質等，有針對性的制定切實可行的防范控制措施，并且不斷進行調整完善，才能使企業法律風險的防范和管理切合企業自身實際，符合企業不同時期的發展要求。根據多年的工作經驗，我認為加強合同管理是使企業法律風險得到有效控制的一條必然途徑。

一、合同管理有助于企業法律風險的事中控制

搞好合同管理有助于及時發現合同履行過程中發生和問題，主動采取有效措施，避免不應該發生糾紛和損失，從而做到法律風險的事中控制。作為獨立法人的公司在對外經濟往來中簽訂的合同往往數量巨大、類別多樣，那么其在合同履行過程中發生的情況也是千差萬別的，所以合同履行管理工作的難度也較大。要做好這一項工作，必須做到以下的幾點：

首先，要求合同承辦人員切實負責，積極主動地督促履行合同規定的義務，并要求對方按時按質量履行其應履行的義務。如果合同履行中發生問題，應按照《合同法》、相關法律法規、企業內部管理制度的規定主動和對方協商解決，并依法及時采取補救和應對的措施。需要注意的是，在合同履行過程中，有些合同承辦人員，由于責任心不強，往往會疏忽往來單據的確認，如對方的專項委托授權書的確認、貨物出廠票上對方單位的簽字確認。這些工作上的疏忽大意，會出現履行義務舉證不能或舉證不足從而導致敗訴的風險。因此，我們一貫強調合同管理和承辦人員在合同履行過程中要嚴格按制度辦事，一絲不茍，以維護公司利益為己任，牢牢記住自己的責任。

其次，企業的法務人員要定期檢查各主辦單位的合同履行情況，督促各合同主辦部門按合同規定履行各項義務的同時為公司取得各項利益。目前，比較常見的督促手段主要有：定期的合同管理專項檢查、不定期的督促檢查、主辦單位合同履行終結表的報送及臺帳的管理，這些手段的運用能夠讓企業法務人員了解到整個企業經濟合同履行的大體狀況。

再次，完善企業各職能部門之間的配合制約機制。各部門之間要密切的配合，互相制約，做到聯系制度完備，傳遞手續齊全，及時的反饋信息，而不能搞“本位主義”、“官僚主義”，如銷售部門要及時反饋信息，把合同的訂立情況與發貨情況向財務部門通報，財務部門發現合同履行的問題要及時向企業相關管理者報告。

二、及時履行合同管理的閉環手續，做好法律風險的事后控制

合同的關閉，就是指合同的權利義務終止。企業對完成的工作成果，如沒有特殊情況，應該按照合同約定及時驗收，及時關閉合同，在關閉合同時，要求主辦方要對相對人資質及合同中的關鍵要素再次認真審查。合同的閉環管理在整個合同管理流程中處于最后的一個階段，但它在企業法律風險事后控制中確又是非常之重要，其作用主要有以下幾個方面：

（1）合同關閉管理與企業內部財務監管制度相銜接，突出了風險控制點的管控措施。如果缺少了這一關鍵環節，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設。企業經營管理上的出血點可能會逐漸放大，最終傷害到整個企業正常運營。

（2）合同關閉管理是法律風險事后控制的一個重要方面，合同管理人員與財務人員在付款審查的視角不同，前者從法律的角度出發，更關注結算時的法律風險，排除合同關閉的隱患；而后者更關心量、價的變化以及書面形式真實性。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關閉，合同管理部門均不得而知，法律風險難以有效控制。推行合同結算前法律審查后，合同結算前法律審查與合同簽訂前會簽互相呼應，把住了“入口關”與“出口關”，堵住了“出血點”。另一方面，風險不僅來自對方，也要確保我方不違約，例如付款要按約定及時、足額支付，否則會招致對方的索賠。特別是我方較為強勢的情況下很容易忽視合同條款而自行其事，這為今后可能的糾紛埋下了隱患。

（3）合同關閉管理不僅是一個履行程序的問題，同時也是一個法制宣貫的過程。企業法務人員的強力介入，在合同關閉前法律審查中揭示出一些問題，說明了“一個條款完備的合同要強于事后補救”的道理。同時也有助于改變一些企業員工中頭腦中固有東西，從而認真對待合同關閉前的法律審查，保證企業的利益不流失。

（4）對合同關閉前法律審查的不斷研究，可以反過來促進企業更加注重使用合同示范文本，通過對個案的總結梳理與提煉，可以將經驗教訓化作最佳實踐，指導未來的各項合同業務。同時，通過研究對方單位在合同關閉時的行為，促使企業在合同管理中拾遺補缺，更好地運用合同化解法律風險。

三、注重合同管理的現代化建設，完善法律風險控制長效機制

信息化技術和手段，為實現合同管理現代化墊定了技術基礎，合同管理工作的現代建設就是把合同從文本選擇、擬定、會簽、審批、授權、結算、查詢直至終結全過程納入計算機信息化管理，通過信息化管理手段，首先可以更好地推廣應用標準合同文本，降低法律風險；其次強化合同履行結算審核職能，減少了資金支付風險；再次以計算機程序化管理合同流程，提高了經濟業務合同簽署率，加快合同辦理效率。高效而科學的管理必然加強企業應對外部法律風險的能力，從而實現法律風險事后管理向事前管理的根本性轉變，讓合同管理活動更好地服務于企業經營管理，切實規避和防范法律風險，完善法律風險的控制的長效機制。

綜上所述，科學的、有效的合同管理機制，一方面就如同為企業法人穿上了防護服，有效的防范了外界的各種法律風險，保證其正常生產經營活動能夠順利進行，另一方面又有助于在這一階段總結以往工作經驗，分析合同管理中存在的問題，詳盡識別法律風險源和法律風險點，進而揭示法律風險防范的重點領域和重要環節，提煉出管理建議，預警法律風險。提高企業的生產經營效益，促進企業的發展。